Podpis umowy online – nie trać czasu na kuriera i rób to przez internet!

Podpis umowy online

„Ludzie zejdźcie z drogi, bo listonosz jedzie” – tak pewnie chciałyby zaśpiewać osoby, które czekają na kuriera z umową lub w taki sposób ją wysłały do podpisu. Dlaczego? Ponieważ to zawsze długo trwa, niczym wyprawa Frodo Bagginsa do Mordoru – niby zmierza do celu, ale z licznymi utrudnieniami. Czas podpisania umowy ma tu ogromne znaczenie. Przez jego wydłużenie można stracić ważny kontrakt, poszukiwanego od dawna specjalistę, a nawet nadszarpnąć wizerunek firmy. Przestań zatem tracić czas na kuriera i podpisuj umowy online. W tym wpisie dowiesz się, jak to zrobić szybko, łatwo i przyjemnie!

Kiedy udało się przebrnąć przez cały proces tworzenia umowy, przychodzi czas na zdobycie podpisów. To niestety może być utrudnione. W wielu firmach podpisanie dokumentu uzależnione jest od obecności osoby decyzyjnej w biurze. Ponadto pandemia spowodowała, że duża część ludzi pracuje zdalnie. Trzeba zatem do wszystkich podpisujących dokument wysłać go kurierem, ewentualnie tradycyjnie pocztą. W XXI w., gdzie mnóstwo spraw można załatwić przez internet, korzystanie z takich form doręczania dokumentów do podpisu generuje niepotrzebne koszty. Można to zrobić taniej i skuteczniej, bez płacenia za przesyłki czy regały na segregatory. Podpis online umów w Pergaminie skraca czas i drogę do osiągnięcia celu biznesowego – przelewu za wykonaną usługę czy zatrudnienia nowego pracownika.

Tradycyjne formy doręczania umów do podpisu

W wielu firmach praktyka obiegu dokumentów jest podobna. Sprowadza się ona do wysyłania umów do podpisu kurierem lub pocztą. Wiąże się z tym konieczność przygotowania wszystkich dokumentów, a zatem ich drukowania i kompletowania – również załączników. Do tego dochodzi pakowanie w koperty oraz zamawianie kuriera, czy też wycieczka na pocztę. To dość angażujący proces, na który trzeba poświęcić sporo czasu.

Nie wiadomo też, jaki będzie jego rezultat takiego działania. Istnieje obawa, że dokumenty w ogóle nie dotrą do odbiorcy. Wtedy też kontrahent ich nie podpisze. Ponadto umowy mogą ulec zniszczeniu w trakcie procesu logistycznego. Czas ich obiegu jest więc dość długi. 

Ponadto wkrada się zdenerwowanie z powodu braku informacji o statusie umowy. Każdy handlowiec wie, co to znaczy czekać na podpisanie umowy. Szczególnie pod koniec miesiąca, kiedy trzeba “dowieźć targety”, a umowa utknęła gdzieś między nami a klientem. Nie wiadomo więc, czy już dotarła do odbiorcy, została podpisana, odesłana, a może druga strona ma jakieś uwagi? Jeśli pojawią się zastrzeżenia do umowy, to czeka nas powtórka z rozrywki. 

W takiej sytuacji skuteczność (zdobycie podpisu) nie idzie w parze z czasem. Czy na co dzień potrzebujemy tego całego dodatkowego stresu?

Jeśli chcesz poznać więcej problemów ze zdobywaniem podpisów, sprawdź nasz wcześniejszy wpis.

Podpis online dokumentów w Pergaminie

Powyższa historia jest żywcem zaczerpnięta z różnego rodzaju biznesów. Dlatego też w Pergaminie udostępniamy kompleksowe rozwiązanie, pozwalające na zażegnanie tych czasochłonnych procesów. Platforma do tworzenia umów przez Internet sprawia, że ich przygotowanie i uzyskanie podpisów online sprowadza się do kilku kliknięć.

Podpis online umowy

W Pergaminie nowy dokument w mig trafia do odpowiednich osób. Wystarczy wskazanie ich adresów e-mail. Sytuacja jest jeszcze wygodniejsza, gdy firmy korzystają z funkcji zespołów. Wtedy też przypisani członkowie od razu mają dostęp do dokumentu w swoim panelu. Możliwe jest także ustawienie procesu akceptacji umowy online, zgodnie z wewnętrznym regulaminem lub przyjętymi standardami. Wszyscy członkowie zespołu otrzymują dokument, który mogą w razie konieczności skomentować lub edytować (w zależności od przypisanych uprawnień). Jego sprawne zaakceptowanie wpływa na szybsze dostarczenie drugiej stronie.

Zaproszenie do podpisu online umowy

Czas podpisania dokumentów w Pergaminie został skrócony do minimum. Po przygotowaniu umowy na platformie i wskazaniu adresów e-mail osób, mających ją podpisać, otrzymują powiadomienie na swoją skrzynkę pocztową. Bezpośrednio ze wskazanego w mailu linka, mogą przejść do konkretnej umowy w Pergaminie. Kontrahenci nie muszą przy tym rejestrować konta! Podpis online wymaga jedynie podania numeru telefonu. Na niego zostanie wysłany sms z kodem weryfikacyjnym. Po zakończeniu tego procesu, do umowy zostaje dołączony certyfikat podpisu online. Dzięki temu podpis jest w pełni zgodny z przepisami polskiego i unijnego prawa. Wszystkie powyższe kroki można wykonać na komputerze, tablecie, a nawet smartfonie – bez konieczności instalowania żadnych aplikacji. Sam dokument możliwy jest do pobrania w formacie PDF do pamięci urządzenia.

Podpisanie umowy online w Pergaminie

Umowa online stworzona w Pergaminie wysyłana jest do wszystkich stron w formie elektronicznej. Nie trzeba zatem jej drukować i składać odręcznych podpisów. Tym samym firma korzystająca z tej funkcjonalności, działa zgodnie z zasadą paperless. Postępuje również proekologicznie, nie zużywając nadmiernych ilości papieru, a tym samym nie powodując konieczności wycinania kolejnych drzew.

Umowa w formacie PDF

Czy wiesz, że statystyczny Polak zużywa rocznie nawet 143 kg papieru?

Optymalizacja czasu podpisywania umów online w Pergaminie

Wspominany już czas, ma bardzo duże znaczenie w procesowaniu umów. Ich podpisanie ostatecznie zatwierdza dokument i wciela postanowienia w życie. Z tych też względów istotne jest, aby zoptymalizować ten czas.

Umożliwiają to m.in. modułowe wzory umów w Pergaminie. Dzięki nim, tworzenie dokumentów (w tym także powtarzalnych) i ich edycja to bardzo szybkie i nieskomplikowane zadanie. Ponadto umowy w Pergaminie zawierają całą historię edycji. Wiadomo zatem, które punkty uległy zmianie oraz kto je wprowadził. Dodatkowo komentowanie dokumentów pozwala na sprawne ich negocjowanie.

Po zakończeniu procesowania umów, możliwe jest tworzenie szczegółowych zestawień w formacie CSV. Informacje w nich zawarte dotyczą autora dokumentu, kontrahentów, dat poszczególnych działań, a także historii. W ten sposób, dzięki jednemu plikowi, możliwe jest analizowanie wszystkich podejmowanych kroków w celu podpisania online umowy.

Podsumowanie

Podpisywanie umów tradycyjną drogą, czyli poprzez wysyłanie ich kurierem, jest czasochłonne i nieefektywne. Na przeszkodzie do osiągnięcia sukcesu stanąć może również zniszczenie dokumentów oraz brak wiedzy na temat ich statusu. W Pergaminie proces ten jest znacznie szybszy. Stworzona na platformie umowa w przeciągu chwili trafia do wszystkich osób, które mają ją podpisać. Samo złożenie podpisu online to kliknięcie jednego przycisku i potwierdzenie tożsamości. Tym samym kończy się strata czasu, a zaczyna nowoczesna optymalizacja prowadząca do sukcesu.

“Jeden podpis, by wszystkimi rządzić, jeden Pergamin, by wszystkie umowy odnaleźć!”

Pergamin wita wiosnę nowościami! Nowe funkcje tworzenia umów czekają na Ciebie

Sprawne tworzenie umów z Pergaminem!

Wiosna za oknem, przyroda budzi się do życia, a wraz z nią nowe funkcje w Pergaminie! Przygotowaliśmy aktualizację platformy, bogatą w ciekawe usprawnienia tworzenia umów online. Już teraz możliwe jest korzystanie z rozbudowanych akcji masowych, nowego sposobu dostarczania umów PDF, generowania linków do dokumentów, powiadomień o zmianach w załącznikach oraz odświeżonego widoku tworzenia umów. Poznaj bliżej najnowsze funkcje!

Nowy widok tworzenia dokumentów

Korzystanie z wielu szablonów umów jest teraz znacznie łatwiejsze! Widok tworzenia dokumentów zyskał odświeżony wygląd, a w nim podział na wszystkie szablony i stworzone przez użytkownika. W ich odnalezieniu pomoże również szybka wyszukiwarka. Nawigacja po module tworzenia nowych dokumentów jest teraz przyjemniejsza. Jej efektem jest przyspieszenie procesu przygotowania umowy online!

Nowy widok tworzenia dokumentów

Zmiana sposobu dostarczania umów PDF

Dotychczas po podpisaniu umowy, wszystkie strony otrzymywały ją mailem w formacie PDF. Niestety niektóre skrzynki pocztowe mają ograniczenia związane z wielkością przyjmowanych załączników. W Pergaminie wychodzimy naprzeciw takim sytuacjom. Najnowsza aktualizacja sprawia, że w mailach o zakończeniu umów online kontrahenci otrzymują link do pobrania dokumentu w formacie PDF.

Pobieranie umowy PDF

Rozbudowane akcje masowe

Jednoczesna praca z wieloma dokumentami powinna być szybka i wygodna. Dlatego też niedawno wprowadziliśmy akcje masowe, które na to pozwalają. Teraz dodaliśmy w nich kolejne opcje, dzięki którym sprawniej można wykonać określone akcje. Masowe archiwizowanie i usuwanie umów online z “Moich dokumentów”, a także ich przywracanie to teraz tylko kilka kliknięć i oszczędność czasu!

Nowe akcje masowe

Nowa możliwość generowania linków do dokumentów

Niekiedy zdarza się, że kontrahenci nie mogą znaleźć w skrzynce pocztowej maila z dostępem do umowy online, którą już widzieli. W Pergaminie wdrożyliśmy możliwość generowania nowego linka do już otwartego przez kontrahenta dokumentu. Wystarczy go wkleić w mailu, komunikatorze czy też SMS i wysłać. W ten sposób można szybciej dokończyć procesowanie umowy i zdobyć podpis.

Generowanie linka do dokumentu

Powiadomienia mailowe o modyfikacji załączników

Umowy z załącznikami mogą czasami spłatać figla. Modyfikacja dołączonych dokumentów przez którąś ze stron, wymaga zakomunikowania tego działania. Nowe powiadomienia w systemie robią to za kontrahentów! O modyfikacji załączników, usuwaniu oraz dodaniu nowych wszyscy zostaną poinformowani mailami. Dzięki temu komunikacja między stronami i wiedza na temat zmian w dokumentach będzie jeszcze lepsza!

Powiadomienie o edycji załączników

Masowe generowanie raportów i umów PDF z archiwum

Archiwum pozwala dbać o porządek w dokumentach. Ono także doczekało się aktualizacji. Nowe akcje w archiwum umożliwiają pobieranie raportu dotyczącego wszystkich zaznaczonych umów. Ponadto pozwalają na ściągnięcie na dysk wszystkich bądź wybranych dokumentów online w formacie PDF. Koniec z wykonywaniem tych akcji tylko na pojedynczych umowach online!

Pobieranie PDF z archiwum

Dodanie danych dokumentu tożsamości kontrahenta

Wraz z początkiem 2021 r. w życie weszły zmiany przepisów, które obligują do zgłaszania do ZUS umów o dzieło. Pergamin pozwala teraz na dodawanie przy kontrahentach informacji o serii oraz numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość. Dane te mogą być wykorzystane do zgłoszenia umowy o dzieło, aby dopełnić wszelkich formalności.

Dowód osobisty kontrahenta w umowie o dzieło

To nie koniec nowości! Niebawem pojawią się kolejne funkcje, które jeszcze bardziej usprawnią pracę z umowami online!

5 sytuacji z życia firm, które nie zawarły kontraktu przez problemy z podpisami

Brak podpisu umowy

Zwieńczeniem procesu negocjacji umowy jest jej podpisanie. Niekiedy jest to misja z filmu o Apollo 13. Były plany, marzenia, aż w końcu padają słowa – „Houston, we have a problem”. Ceną w takich sytuacjach są opóźnienia, niepotrzebny stres, a nawet utrata wizerunku. Okazuje się, że to codzienność w wielu firmach. Czy problemy z podpisaniem umów dotyczą także Twojej organizacji? Sprawdź najczęstsze z nich!

Zawarcie umowy to jeden z celów spotkań z kontrahentami, a także prowadzonych z nimi negocjacji. Kiedy strony osiągają porozumienie, zmierzają do możliwie jak najszybszego przygotowania dokumentów i dostarczenia ich drugiej stronie. Nie zawsze jednak wszystko przebiega w taki sposób, jakbyśmy chcieli. Pojawiają się utrudnienia związane z tworzeniem umów. W głównej mierze dotyczą sprawnego przygotowania dokumentów bez ewentualnych błędów. Kiedy wydaje się, że problemy zostały zażegnane, znienacka na horyzoncie uwidaczniają się utrudnienia z podpisaniem umowy. Proces ten przedłuża się w nieskończoność. Autorzy dokumentów często tracą nadzieję na skuteczne załatwienie sprawy. Wtedy też wielokrotnie nie dochodzi do zawarcia kontraktów. Na przeszkodzie stają problemy z ostatnim etapem, czyli z podpisaniem umowy. Jakie są najczęstsze utrudnienia? Z czego wynikają? Sprawdźmy 5 sytuacji zaczerpniętych z życia firm!

1. Obieg umowy i zebranie podpisów wszystkich osób w ramach organizacji

Firmy wielokrotnie borykają się z problemem zebrania wszystkich podpisów pod umowami. Niekiedy proces ten stanowi wyzwanie. Wszyscy chcieliby zebrać podpisy w takim tempie, jak Robert Lewandowski gole w pamiętnym meczu z VfL Wolfsburg, kiedy to zdobył ich aż 5 w 9 minut. To jednak nie jest wcale takie proste, gdy każda ze stron ma więcej niż jednego reprezentanta. Konieczne jest dotarcie do każdej z nich ze wszystkimi egzemplarzami umowy. Jeśli osoby te znajdują się tego samego dnia w siedzibie firmy, zadanie jest ułatwione. Utrudnienie jednak pojawia się, gdy podpisujący umowę przebywają poza budynkiem. Problem potęgowany jest, gdy niedostępność tych osób się przedłuża. Omawiana sytuacja jest szczególnie wyraźna, kiedy działy firmy rozproszone są na terenie całego miasta lub, co gorsza, kraju. Z kolei w nich przebywają osoby wymienione w umowie jako reprezentanci danej strony. Konieczność dostarczenia dokumentów wymaga czasu i zaangażowania logistycznego. Podejmujemy się tego zadania, aby udało się dokończyć proces i podpisać umowę. Niestety nie jest to łatwe. Na szali ciągle mamy zawarcie znaczącego dla firmy kontraktu, co jest utrudnione przez niemożność szybkiego zebrania podpisów.

2. Drukowanie i wysyłanie dokumentów pocztą/kurierem

Aby dostarczyć egzemplarze dokumentów do podpisu, korzystamy z usług poczty lub kuriera. Wysyłamy je wtedy do osób w ramach naszej organizacji, a także do kontrahentów. Konieczne jest więc wydrukowanie wszystkich dokumentów, zapakowanie ich w kopertę oraz przekazanie kurierowi. Niestety w tym przypadku zawsze możemy obawiać się zagubienia umowy. Pojawia się także ryzyko jej zniszczenia w trakcie sortowania przesyłek oraz ich wielokrotnego przekładania. Dostarczone dokumenty nie nadają się wtedy do niczego. Podpisanie umowy jest niemożliwe. Całą procedurę trzeba przeprowadzić ponownie, co może być negatywnie odebrane przez kontrahentów. Efektem jest zakończenie procesu bez podpisania dokumentów. Niekoniecznie jest to też rozwiązanie bezpieczne. Może okazać się, że koperta, w której znajdują się dokumenty, została rozerwana i ktoś przeczytał postanowienia, których znajomość była zarezerwowana jedynie dla osób podpisujących. W takiej sytuacji kontrahenci często odmawiają zawarcia umowy. 

3. Brak informacji o statusie umowy

Po przekazaniu dokumentów osobom w nich wymienionym tracimy nad nimi kontrolę. Nie wiemy, jaki jest status umowy, a zatem, co się z nią dzieje. Czy trafiła już do odpowiedniej osoby? Czy ktoś się z nią zapoznał? Czy umowa została podpisana? Czy już jest w drodze do nas? To najczęstsze pytania w takich sytuacjach. Uzyskanie na nie odpowiedzi jest dość trudne. Trzeba bowiem niepokoić telefonami bądź mailami osoby, do których trafiły dokumenty. Wszystko przeciąga się w czasie. Do całego procesu wkrada się nasze zdenerwowanie spowodowane brakiem wiedzy na temat aktualnego stanu umowy. Obawiamy się terminu, który został nam wyznaczony na doprowadzenie sprawy do końca. Wtedy też podejmujemy próby ustalenia, gdzie znajduje się umowa i czy została podpisana. Jesteśmy odsyłani do kolejnych osób, które były już w posiadaniu kompletu dokumentów. Okazuje się, że już go zaakceptowały lub nie miały z nim jeszcze styczności. W pewnym momencie mamy wrażenie, że umowa zaginęła, co niestety może mieć miejsce. Nie musi się tak stać podczas transportu pocztą lub kurierem. Bardzo często zdarza się, że znika ona w gąszczu innej korespondencji bądź dokumentów. Wtedy nie dochodzi do jej podpisania, przez co dotychczasowe pertraktacje i dążenia kończą się fiaskiem.

4. Ponowne rozpoczęcie procesu po znalezieniu błędów

Jedną z najgorszych sytuacji jest ta, kiedy po wysłaniu dokumentów znaleziono istotne błędy w treści. Gdy w umowie występuje wielu reprezentantów stron, takich kopii jest mnóstwo. Odnosimy wtedy wrażenie, że całe nasze dotychczasowe działanie poszło na marne. Umowa wraca do nas celem naniesienia poprawek. Wtedy rozpoczynamy cały proces zbierania podpisów od nowa. Wiąże się z nim ryzyko odmówienia przez kontrahenta dalszego działania, co niestety się zdarza. Oczekiwał on dostarczenia podpisanej umowy bądź przekazania mu egzemplarzy do wykonania takiej czynności w dość szybkim tempie. Nie wydarzyło się to w zamierzonym terminie, więc kontrahent może mieć obiekcje co do współpracy z naszą firmą. Nie tylko możemy stracić kontrakt, ale także nadszarpnąć własny wizerunek.

5. Czas obiegu dokumentów

Z powyższymi problemami nieustannie wiąże się jeden, o którym po części była już mowa. Czas obiegu dokumentów przekazanych do podpisu ma ogromne znaczenie dla zawarcia umowy. Niestety na tym etapie opóźnienia to codzienność. Wiążą się one z koniecznością zebrania podpisów w ramach własnej organizacji, a to jest utrudnione. Samo korzystanie do tego procesu z kuriera lub poczty to czas 1-3 dni na wysłanie umowy. Zależny jest on od tego, czy odbiorca znajduje się w tym samym mieście, czy innym, a także kiedy doszło do nadania przesyłki. Podobnie sytuacja wygląda w drugą stronę, czyli w trakcie odesłania wszystkich egzemplarzy dokumentów. Czas ten znacznie się wydłuża. Zwłaszcza w sytuacji, gdy umowa zawiera błędy, zaginęła lub uległa zniszczeniu podczas jej transportowania. Niestety wtedy zaczynamy wszystko od nowa. To staje się zmorą wpływającą na wizerunek naszej firmy, a w efekcie przekłada się na niezawarcie kontraktu przez problemy z podpisami.

Podsumowanie

Okazuje się, że wcale nie tak łatwo jest uzyskać podpisy wszystkich osób wymienionych w umowie. Problemy pojawiają się, gdy ktoś przebywa stale lub czasowo poza siedzibą firmy. Przykładem może być oddział zlokalizowany w innej części miasta lub kraju. Nawet w obrębie jednego budynku zdarzają się utrudnienia w zdobyciu podpisów. Zwłaszcza teraz, gdy spora część osób pracuje zdalnie. Uzyskanie podpisów staje się wyzwaniem, podobnie, jak wiedza na temat statusu dokumentów. Niestety wpływa to negatywnie na cały proces, który jest nieustannie przedłużany. Problemy ze zbieraniem podpisów uniemożliwiają zawarcie ważnych kontraktów, mających znaczenie dla dalszego rozwoju biznesu. 

Jak usprawnić podpisywanie umów – tu i teraz

Czy powyższe problemy da się rozwiązać? Oczywiście! Sprawdź nasz poradnik na temat tworzenia umów i podpisywania ich w 5 minut. Niebawem na blogu znajdziesz kolejne propozycje, dzięki którym Twoja misja z dokumentami zawsze się powiedzie!

Jak składać umowy z klocków Lego, czyli modułowe szablony umów

Kiedy potrzebujemy nowej umowy, często tworzymy Kontraktensteina – potworka sklejonego naprędce z kilku starych umów. To mogło być dobre w 2005 roku (uprzejmie przypominamy: mamy 2021 i małpy grają mózgiem w gry video). U nas dowiesz się, jak użyć inteligentnych szablonów, żeby praca z umowami przestała być gehenną.

Monkey MindPong
W 2021 wszyscy człekokształtni używają inteligentnych technologii | Źródło: Neuralink

Z tego artykułu dowiesz się:

Gdy ktoś w firmie chce stworzyć nowy dokument, proces jego powstawania zawsze wygląda tak samo. Opiera się na Wordzie, wysyłaniu plików mailem i trzymaniu wszystkich wersji na dysku twardym (lub sieciowym). Oznacza to, że przeszukujemy różne foldery, żeby znaleźć ostatnią wersję dokumentu. Często też korzystamy z pliku z ostatnio podpisaną umową, kopiujemy ją i próbujemy dostosować postanowienia do nowego przypadku. To zwyczajna strata czasu i narażanie biznesu na niepotrzebne ryzyko, szczególnie kiedy powtarzalne umowy przygotowuje biznes, a nie prawnik. Niepasujące postanowienia, błędy w danych i inne potworki to częste przypadłości Kontraktensteinów (czyli umów, które ktoś samodzielnie zlepił na bazie wcześniejszych plików, jakie akurat miał na dysku). W tym tekście pisaliśmy też o innych problemach z umowami. Aby tego uniknąć, nowoczesne zespoły korzystają z szablonów umów. O tym, jak usprawnić pracę z powtarzalnymi dokumentami, dowiesz się z tego artykułu!

Jak szablony umów przyspieszają pracę?

Szablony umów to nic innego jak wzory przygotowane na konkretne sytuacje. Przykładem może być zatrudnianie nowego pracownika, czy też wynajęcie lokalu lub powierzchni reklamowej. Szablony zawierają wszystkie elementy, które będą zawsze się powtarzać w kolejnych dokumentach. Wystarczy dodać w nich dane stron, szczegóły dotyczące przedmiotu umowy i można drukować. W ten sposób gotowy dokument dostępny jest w krótszym czasie. Ma to wpływ na jego dalsze procesowanie. To szczególnie ważne w przypadku powtarzalnych umów, których duża liczba musi powstać w krótkim czasie. Praktykę stosowania takich wzorów wykorzystuje wiele firm. Eliminują tym samym ciągłe zaczynanie od nowa, a także przyspieszają wewnętrzne procedury.

Jak stworzyć szablon umowy?

Najczęściej wybieraną formą tworzenia własnych szablonów umów jest edytor tekstu MS Word. Przygotowywany jest zatem nowy plik, w którym pojawia się na początku wspomniana już ”główka”. Zawiera ona tytuł dokumentu, nazwę miejscowości oraz datę. Następnie określane są tytuły stron oraz pozostawiane miejsce na wpisanie ich danych. Będzie to nazwa firmy lub imiona i nazwiska, adresy, NIP lub PESEL, KRS. W dalszej części pojawiają się kolejne zapisy odnośnie przedmiotu umowy. Chodzi o kwestie jej przestrzegania, wynagrodzenia oraz ewentualnego rozwiązania. Treść mogą stanowić również postanowienia o zakazie konkurencji, zachowania poufności oraz kar finansowych związanych z ich nieprzestrzeganiem. Standardowo na końcu dokumentu zostawia się miejsca na odręczne podpisy stron. Nie możemy zapomnieć także o formatowaniu tekstu. Dostosowujemy go w taki sposób, aby dokument był zgodny z identyfikacją wizualną firmy.  Musi być on także przejrzysty i czytelny. To wszystko wydawać się może dość proste. Obarczone jest jednak pewnymi problemami. Czasami mamy kłopot z przywróceniem pierwotnej wersji pliku. Często również dochodzi do przypadkowego usunięcia wzoru z dysku komputera. Nie wspominając już o problemach z jego znalezieniem, kiedy ciąży nad nami presja czasu. Co więcej, w szablonie zdarza się pozostawić fragmenty niepotrzebnego tekstu czy wprowadzić błędne daty. Zdarza się, że nie zauważamy ich podczas tworzenia umowy. Gdy dokument w takiej formie trafi do osób podpisujących, możemy spodziewać się jego zwrotu i konieczności naniesienia poprawek.

Jak Pergamin przyspiesza pracę z powtarzalnymi dokumentami?

Korzystanie z edytora MS Word do tworzenia wzorów dokumentów to standard. Jednak nie jest to jedyna możliwa droga. W Pergaminie udostępniamy użytkownikom kreator tworzenia własnych szablonów umów. Szablon w Pergaminie to główna wersja umowy, którą pracownicy Twojej firmy mogą samodzielnie “obsługiwać”, uzupełniając za każdym razem kluczowe pola. Ty lub Twój prawnik jesteście właścicielami szablonu i kontrolujecie go, dzięki czemu zawsze odzwierciedla aktualne przepisy czy warunki biznesowe. Jeśli zmienisz coś w szablonie, będziesz mieć gwarancję, że wszyscy posługują się najnowszą wersją.

Czy wiesz, że…? Do systemu można przenieść własne szablony samodzielnie lub zlecić naszemu zespołowi ich wdrożenie. Napisz na [email protected] lub wypełnij formularz kontaktowy na dole strony, jeśli chcesz wdrożyć modułowe szablony w swojej firmie.

Pergamin pozwala również na korzystanie z kilku popularnych szablonów (umowa o dzieło, umowa zlecenie, umowa o pracę, NDA) bez żadnych dodatkowych kosztów. Wyeliminowaliśmy także problem przypadkowego usunięcia wzorów. Z kolei znalezienie właściwego możliwe jest dzięki wbudowanej wyszukiwarce. W szablonach możemy dodawać zmienne i warunki na potrzeby konkretnych sytuacji. Przykładowo: zamiast tworzyć dwa wzory dokumentu – z zapisami dotyczącymi zakazu konkurencji i drugi bez nich, przygotujemy tylko jeden. Efektem będzie umowa, w której mamy możliwość włączania lub wyłączania danej sekcji, dostosowując ją tym samym do aktualnych potrzeb. Szablon umowy online w Pergaminie pozwala również na zminimalizowanie ilości wprowadzanych danych, które zazwyczaj są wpisywane w postaci tekstu. Zamiast tego, możliwe jest wybieranie ich z rozwijanej listy. Nie tracimy więc czasu na żmudne dodawanie niektórych informacji, jak np. daty zawarcia, sposobu płatności – gotówką czy przelewem na konto kontrahenta. Dzięki szablonowi wyklikujemy wszystkie opcje. Jedną z najciekawszych możliwości Pergaminu jest wykorzystanie wzoru do masowego stworzenia dokumentu. Opcja ta znacznie przyspiesza pracę. Kiedy zatrudniamy 10 handlowców, nie musimy oddzielnie przygotowywać dla nich umów. Możemy skorzystać z masowej akcji stworzenia dokumentu z konkretnego szablonu. Pergamin wygeneruje go dla wszystkich tych osób i zaprosi je do zapoznania się z umową online. Oszczędzimy tym samym wiele cennych godzin. Omówione czynności możliwe są do wykonania w dowolnej chwili z poziomu komputera, tabletu, a nawet telefonu.

Najważniejsze elementy szablonu w Pergaminie

W Pergaminie znajduje się kilka wzorów umów online, z których można korzystać bez dodatkowych kosztów. System pozwala także samodzielnie przygotować szablony na potrzeby własnej firmy. Aby stworzyć nowy wzór, należy przejść do zakładki “Kreator szablonów”. Na początku lista tam widniejąca jest pusta. Czas ją więc zapełnić! Klikając ikonę “plusa” w prawym dolnym rogu, przejdziemy do dodawania nowego wzoru umowy online. System pozwala stworzyć szablon:

  • umowy, 
  • załączników do umowy (mogą pobierać dane z umowy), 
  • oświadczeń,
  • a także umożliwia umieszczenie tych dokumentów na własnej stronie internetowej.

Zmienne

“Kreator szablonów” w Pergaminie pozwala na dodawanie do wzoru inteligentnych pól na zasadzie zmiennych. Umożliwiają one konstruowanie edytowalnych elementów, które ułatwią przygotowanie i wypełnianie dokumentu.

Zmienne w szablonie umów
Zmienne w umowie

Język certyfikatu podpisu

Każda podpisana przez wszystkie strony umowa zawiera certyfikat podpisu. Świadczy on o wykonaniu tej czynności przez odpowiednie osoby. W szablonie umowy możliwe jest określenie języka dołączanego certyfikatu. Może on występować w wersji polskiej, angielskiej oraz niemieckiej.

Język szablonu umowy

Dane stron

Szablony umów zbudowane w kreatorze mogą zawierać specjalne pole, dzięki któremu nie trzeba manualnie wpisywać danych kontrahentów. Funkcja “Dane stron” pozwoli na automatyczne pobranie informacji z bazy zbudowanej w Pergaminie. Możliwe jest również dodanie w ten sposób danych nowego kontrahenta, który zostanie zapisany w systemie.

Zmienna stron w szablonie
Dane stron w szablonie umowy

Automatyczne paragrafy i listy

Z reguły wszystkie umowy zawierają paragrafy. W szablonach przygotowywanych w Pergaminie możliwe jest ich dodawanie z automatycznym numerowaniem. Podobnie prezentuje się funkcja tworzenia list, dzięki czemu we wzorach i ostatecznych dokumentach zawsze pojawia się prawidłowa kolejność tych elementów.

Szablon umowy z paragrafami

Warunki

W kreatorze dostępna jest także funkcja tworzenia modułów (warunków). Stosowanie warunków eliminuje konieczność tworzenia kilku szablonów tej samej umowy, uwzględniających różne przypadki.

Szablon umowy z warunkami

Przyspiesz swoją pracę z umowami! Sprawdź na naszym kanale na YouTube, jak szybko możesz przygotować szablony umów. 

[VIDEO] Jak stworzyć szablon umowy w Pergaminie?

Podsumowanie

Stworzenie własnego szablonu umowy online w Pergaminie w znacznym stopniu ułatwia pracę przy tworzeniu dokumentów. Wpływa także pozytywnie na czas procesowania dokumentów, które trafiają szybciej do właściwych osób celem akceptacji, negocjacji i podpisu. Wzory umów z inteligentnymi opcjami automatyzują dotychczasowe procedury, o czym przekonało się już wiele firm.

5 problemów z tworzeniem umów, które blokują ich podpisanie

Problemy z tworzeniem umów blokujące ich podpisanie

Tworzenie umów w teorii wydaje się dość proste. Zwłaszcza osobom, które w ciągu chwili wiedzą, jakie powinny się w nich znajdować postanowienia. Kiedy jednak przychodzi do praktyki, okazuje się, że łatwo nie jest. Nawarstwiają się utrudnienia, które przeciągają cały proces w czasie. Nie są to jednostkowe sytuacje, więc stworzyliśmy zestawienie 5 najczęstszych problemów z tworzeniem umów, które blokują ich podpisanie. Sprawdź, czy też natrafiasz na nie w trakcie przygotowywania nowego dokumentu!

Niewątpliwie wielu osobom znana jest sytuacja, kiedy to strony uzgodniły najważniejsze warunki kontraktu, ale powstanie jego ostatecznej formy wymaga trochę czasu. Konieczne jest bowiem znalezienie lub napisanie odpowiednich postanowień odwołujących się do różnych warunków, np. protokołu odbioru lub kar umownych za naruszenie obowiązku poufności. Następnie wszystkie zapisy zawarte w dokumencie musi zaakceptować kontrahent. Jak się okazuje, w trakcie tworzenia umowy pojawiają się problemy, które uniemożliwiają jej sprawne i szybkie podpisanie. Osoby odpowiedzialne za ich przygotowanie odnoszą wrażenie, że wpadają w błędne koło. Chcą pokonać wszystkie utrudnienia w tworzeniu dokumentów, ale za nimi czają się następne. Ma to niestety negatywny wpływ na czas trwania całego procesu. Wszyscy się niecierpliwią, domagają podpisania umowy i nie mogą tego zrobić. Dlaczego tak jest? Jakie i skąd się biorą problemy z tworzeniem umów? Przekonajmy się!

1. Kilka wersji tej samej umowy

Kto nie ma w swoim folderze z umowami plików o nazwach “Umowa_ABC-wersja_ostateczna”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_final”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_final_z_poprawkami”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_fimal_z_poprawkami_22032021”, niech pierwszy rzuci klawiaturą! Skoro ekrany urządzeń, na których czytany jest ten tekst, przetrwały, to spieszymy z wyjaśnieniem istoty problemu. Szczególnie teraz, gdy pracujemy w większości zdalnie, tworzenie umów może być utrudnione. Powstaje pierwsza wersja, która trafia do osób decyzyjnych lub współpracowników. Nanoszone są uwagi i dostarczane w różnym czasie przez kolejnych członków zespołu. W ten sposób tworzymy plik, który wydaje nam się gotowy, ale po paru minutach lub godzinach dostajemy komentarze następnych osób. Poprawiamy umowę i zapisujemy pod kolejną nazwą, żeby w razie czego wiedzieć, jaka była jej zawartość w poprzednim wydaniu. Historia się powtarza, a w naszym folderze mamy już kilkanaście plików z różnymi wersjami tego samego dokumentu. Teraz trzeba zadbać, aby wszyscy nasi współpracownicy otrzymali tę samą umowę. Kolejne uwagi schodzą w mailach lub są przekazywane drogą telefoniczną, a my zaczynamy się w nich gubić. Zanim zapanujemy nad sytuacją, mijają kolejne godziny, a nawet dni. Ilość plików urosła nam do niewyobrażalnej liczby, a gdzieś pomiędzy nimi jest ten z dopiskiem w stylu “final_ostateczna_z_poprawkami_zaakceptowana_do_wysłania”. W efekcie przez długi czas niemożliwe było podpisanie umowy, na której wielu osobom zależało.

Czy wiesz, że 98% firm ma problemy ze sprawnym przygotowaniem, podpisaniem i zarządzaniem umowami?

dane na podstawie „The State of Systems of Agreement, Forrester Research, 2020”.

2. Błędy w pisowni podczas tworzenia umów

Na pierwszy rzut oka ciężko je dostrzec, ale kiedy przeczytamy umowę, nagle coś nam się nie zgadza. To pomyłki w zapisie imion, nazwisk, czy też adresów. Literówki możemy spotkać także w samej sentencji umowy, a im ona dłuższa, tym więcej błędów możliwych do popełnienia. Czytając tekst na ekranie komputera, nie zawsze można je wychwycić. Nie pomaga również opcja sprawdzania tekstu podczas tworzenia dokumentów w edytorze. Może on najzwyczajniej w świecie nie znać wszystkich nazwisk, czy też skomplikowanych sformułowań. Nam się wydaje, że wszystko jest poprawnie napisane, a w trakcie czytania papierowej umowy wychodzi, że jednak litery bądź cyfry są przestawione lub niektórych brakuje. Co wtedy? Dokument do zniszczenia, a jego autor siada do poprawek. Wtedy znowu trzeba poświęcić czas na modyfikacje, ponowne przeczytanie wersji elektronicznej oraz wydruk. A co jeśli znowu znalezione zostaną błędy? Procedura się powtarza i tworzenie umów będzie trwać do skutku, ponieważ literówki mają duży wpływ na całokształt dokumentu. Może się okazać, że wedle zapisów inaczej brzmi nazwa lub nazwisko kontrahenta. Nie zgadza się adres, data lub numer konta. Najgorzej, kiedy błąd w wyrazie nada inne brzmienie postanowieniom, co do których toczyły się długie i burzliwe negocjacje.

3. Brak ponownego wykorzystania posiadanych już danych

Następny problem powiązany jest z poprzednim. Dotyczy on bowiem braku wykorzystania posiadanych już danych, które mamy zapisane w innych dokumentach elektronicznych. Manualne wprowadzanie tych samych informacji do kolejnych tworzonych umów przysparza następnych utrudnień. Znowu możemy pomylić się w danych osobowych oraz adresowych. Jeśli kształt dokumentu jest taki sam, jaki znajdziemy w swoich plikach, a ponownie go tworzymy od początku, to tracimy czas. Sami w ten sposób narażamy się na błędy. Wystarczy przez przypadek wcisnąć nieodpowiedni przycisk na klawiaturze, nie zauważyć tego, a umowa papierowa będzie wymagała poprawek. Taki sam problem zauważalny jest również wtedy, kiedy nie korzystamy z danych zapisanych w firmowym systemie CRM. Widnieją w nim wszystkie niezbędne nam informacje, których niestety nie kopiujemy, a wprowadzamy ręcznie do wszystkich tworzonych dokumentów.

4. Długotrwały proces tworzenia dokumentów

Nikt nie lubi długo czekać. Nasza cierpliwość ma przecież swoje granice. Niestety tworzenie umów jest długotrwałym procesem. Kiedy wykorzystujemy do tego najzwyklejszy edytor tekstu i manualnie wprowadzamy wszystkie dane, nie możemy spodziewać się, że dokument powstanie w przeciągu paru chwil. Zazwyczaj zaczynamy od pustej kartki papieru w programie i zaczynamy pisać. Nagłówek, miejscowość, data, strony umowy oraz jej zapisy, czyli postanowienia. Mija minuta za minutą, godzina za godziną, a my staramy się formułować zdania w taki sposób, aby nikt nie miał co do nich żadnych wątpliwości. Po kolejnym zapoznaniu się z treścią sami nie jesteśmy przekonani do takiej formuły. W razie niewiedzy dopytujemy pozostałych członków zespołu lub przełożonych. Czas się znowu przeciąga. W końcu, kiedy tworzenie umowy zostaje zakończone, nadchodzi moment wydrukowania i sprawdzenia. Wtedy może okazać się, że zawiera ona błędy, więc należy wdrożyć poprawki. Dopóki umowa nie zostanie napisana i wyeliminuje się z niej wszystkie niedociągnięcia, jej podpis jest zablokowany.

5. Nieaktualne dane kontrahentów

Kiedy już poświęcimy mnóstwo czasu na stworzenie perfekcyjnej według nas umowy, wysyłamy ją do zaakceptowania. Dumni oczekujemy na zwrot podpisanych dokumentów, a przychodzą one bez tego ważnego elementu. Nagle zauważono, że dane kontrahenta są nieaktualne. Pojawia się pytanie – ale jak to? Przecież przepisywaliśmy wszystko z innej papierowej umowy. Skorzystaliśmy też ze strony internetowej kontrahenta. Owszem, tylko nikt nie aktualizował witryny, ani danych w systemie CRM. Sam kontrahent również nie powiadomił, że uległ zmianie np. jego adres. Nie przyszło nam też do głowy, aby sprawdzić informacje w bazie CEIDG w przypadku firm. Wtem kolejny problem zablokował możliwość podpisu dokumentu, który wymaga poprawy.

Problemy istnieją, a rozwiązanie?

Jak wynika z naszego zestawienia, problemy z tworzeniem umów istnieją i uniemożliwiają sprawne podpisywanie dokumentów. Proces ten przeciągany jest w czasie, przez co może negatywnie wpłynąć na relacje z kontrahentami oraz nasz wizerunek. Jednak to nie są problemy, których nie da się rozwiązać. O tym, jak zminimalizować te utrudnienia lub całkowicie się ich pozbyć, opowiemy w kolejnych wpisach na blogu.