Dlaczego w Twojej firmie potrzebujesz umów? (cz. 1)

Wielu właścicieli czy menedżerów małych i średnich firm często zastanawia się po co właściwie im umowy. Przecież ich przygotowanie kosztuje krocie, zawieranie i zarządzanie nimi pochłania mnóstwo czasu, a potem trzeba jeszcze gdzieś składować te tony papieru. A na koniec i tak okazuje się, że znacznej części nie jesteśmy w stanie odnaleźć, kiedy są nam potrzebne. Jak bowiem mówią statystyki, średnio 10% umów w firmie ginie bezpowrotnie. Wobec tego czy nie lepiej w ogóle z nich zrezygnować?

W dobie powszechnej komunikacji mailowej wydawać by się mogło, że zawieranie pisemnych umów albo ma małe znaczenie, albo jest w ogóle pozbawione sensu. Wielu przedsiębiorców nie do końca zdaje sobie sprawę również z tego, że umowa wcale nie musi zostać zawarta na piśmie, aby można było ją nazwać umową. Jak to możliwe? Ano tak, że zgodnie z polskim prawem umowę można zawrzeć w każdej formie, która w sposób dostateczny pozwala określić jej warunki (czy, jak to mówią prawnicy, „dostatecznie ujawnia wolę stron”). Dajmy na to określenie w obustronnej korespondencji e-mail sprzedawanego towaru i dokładnej ceny zapłaty, będzie wystarczające do potwierdzenia, że doszło do zawarcia wiążącej umowy sprzedażowej. A to kolejny argument przemawiający za całkowitą rezygnacją z kontraktów.

I w tym miejscu pojawia się pierwsze „ale”. Istnieją bowiem ważne wyjątki, kiedy to prawo wymaga od nas zawarcia umowy pisemnej. Na marginesie – do zachowania formy pisemnej nie wystarcza, abyśmy wysłali sobie z naszym kontrahentem po skanie podpisanych odręcznie egzemplarzy, co wiele osób uważa za wiążące. Pamiętajmy jednak o wyjątkach. Pierwszym z nich jest przekazanie praw autorskich.

Na początek kilka słów o samych prawach. Czym są i do czego nam służą? Każdy przedsiębiorca powinien pamiętać o dwóch kategoriach uprawnień regulowanych przez ustawę o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Pierwsza to autorskie prawa majątkowe, które ograniczają wykorzystanie danego przejawu działalności twórczej (tzw. „utworu”, co znowu może niektórych zmylić, bo utwór to nie tylko „Trzej Muszkieterowie” czy tzw. „Eine Kleine Nachtmusik”) do, mówiąc w pewnym uproszczeniu, użytku komercyjnego. Druga to prawa zależne, które dają możliwość dostosowania autorskiego „ustrojstwa” do własnych potrzeb (np. tłumaczenia na inny język).

Jaki jest więc problem z tymi prawami?

Mianowicie taki, że do ich przeniesienia potrzebna jest forma pisemna pod rygorem nieważności. A zatem nawet wtedy, gdy posiadamy podpisaną zdobną stopką wiadomość od freelancera, w której przesyła on logo przygotowane na nasze życzenie, a z której niewątpliwie wynika wola wykorzystania tegoż logo przez nas do użytku komercyjnego, nie oznacza to, że może ona zastąpić umowę. Znaczenia nie będzie też mieć potwierdzenie przelewu jego wynagrodzenia, które możemy wydobyć z czeluści naszego firmowego konta i okazać Wysokiemu Sądowi. Każda ze stron musi złożyć podpis i basta. Może to być też tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny, ale o tym rozwiązaniu zapomnijmy, bo powoli przechodzi do historii, i to wcale nie w glorii 
i chwale. A inne niż kartka i długopis rozwiązania dopiero raczkują, więc ich koszty są tysiąc razy wyższe.

Czym więc grozi błąd polegający na zapomnieniu o prawach autorskich? W najlepszym wypadku tym, że nasz kontrahent nie będzie zbyt świadomy prawnie i nie wyciągnie z tego żadnych konsekwencji. Ale przecież biznes nie polega na ślepym wierzeniu w pozytywne zakończenie, tylko na racjonalnym szacunku możliwości i wariantów 
oraz tzw. zarządzaniu ryzykiem. Wracając do przykładu z poprzedniego akapitu, może się okazać, że ów freelancer, który przygotował nasze nowe logo, zażąda od nas dodatkowego, bajońskiego wynagrodzenia za wykorzystanie jego „utworu” albo wystąpi do sądu 
o zablokowanie nam możliwości korzystania z niego. Czy w takim razie opłaca się ponosić wielotysięczne koszty rebrandingu i utraty rozpoznawalności marki oraz inwestować czas naszych pracowników dlatego, że kiedyś zapomnieliśmy się podpisać pod umową?