Jak to działa? | Pergamin Help Center

Dlaczego Pergamin?

Dowiedz się, jakie są główne cechy i zalety korzystania z naszej platformy.
Jeśli potrzebujesz pomocy, napisz do nas: [email protected]

Pergamin to narzędzie online, dzięki któremu możesz tworzyć, edytować oraz podpisywać dokumenty prawne o wiele szybciej, niż w formie drukowanej. Wszystkie procesy, łącznie z negocjacjami umów, możliwe są w ramach jednego systemu. Zaletą Pergaminu jest podpis online dokumentów. Już nie musisz zbierać całego kompletu i dostarczać ich osobiście lub kurierem do wszystkich osób występujących w umowie. Wystarczy podpis elektroniczny w systemie, a jego ważność potwierdzi automatycznie wygenerowany certyfikat z najważniejszymi dla tego procesu danymi. Ty za to masz więcej czasu na inne zadania 🙂

Pergamin is an online tool thanks to which it is easy to create, edit, e-sign, and archive all documents, for example, agreements. Thanks to Pergamin you can save time and… paper 🙂

Podpis elektroniczny w Pergaminie to ogromne usprawnienie całego procesu finalizacji umowy online. Nie musisz drukować, dostarczać wszystkim stronom, które się w niej pojawiają, oddzielnego kompletu dokumentów, potem ich wymieniać i czekać na złożenie podpisu na wszystkich egzemplarzach. Wystarczy, że przygotujesz umowę w Pergaminie i zaprosisz te osoby do podpisu online. Twoi kontrahenci nie muszą mieć konta w systemie, aby móc tego dokonać. Wszyscy otrzymają wtedy powiadomienie mailowe o takiej możliwości, a po przejściu w link wskazany w wiadomości, będą mogli zapoznać się z umową online i ją podpisać. Wtedy też otrzymają na podany przez siebie numer telefonu specjalny kod weryfikacyjny. Po jego wprowadzeniu i wygenerowany zostanie certyfikat, który potwierdzi dokonaną czynność. Umieszczone w nim zostaną dane, które będą dotyczyć osób podpisujących umowę online.

W ten sposób możesz zawierać większość typów umów, jakie są przewidziane w polskim prawie. Bez konieczności drukowania i ponownego ich podpisywania. Wszystko legalnie, co potwierdza opinia prawna wydana przez adwokata Piotra Owczarka – partnera Kancelarii CGO Legal Counseling.

An online signature is a form of a signature that does not need a paper form to be valid. In Pergamin, both sides e-sign the document by clicking the button „Signature”. Then a certificate of the e-signature is automatically generated and attached to the document. E-signature is for free in Pergamin. 

The certificate proves that the document was e-signed by both sides. On the certificate, there is all crucial information that identifies signatures. Notice: contractors to whom you send the document do not need to have an account in Pergamin to e-sign the document.

Documents that were signed in Pergamin are valid. There is no need to print them out and sign with a pencil. We have a legal statement that confirms the validity of Pergamin’s e-signature (contact us if you need the legal statement). We are also compliant with eIDAS.

In Pergamin, we do not pretend to create a hand signature. Pergamin offers another way to sign documents online, with a certificate of authenticity of the signature attached to documents. 

Note that there are some situations where law enforces a paper form of the agreement (for example, leasings). Before you use Pergamin, be sure that the document you want to create and e-sign is none of those mentioned earlier.

Korzystając z Pergaminu, nie musisz posiadać podpisu kwalifikowanego. W naszym systemie podpis jest elektroniczny, o czym możesz przeczytać również w punkcie wyżej – Czym jest podpis elektroniczny w Pergaminie. Forma, którą wykorzystujemy w narzędziu, jest zgodna z prawem, a także unijnym rozporządzeniem eIDAS. Dzięki temu, nie musisz korzystać z podpisu kwalifikowanego. Państwa Unii Europejskiej, a także niektóre spoza niej (np. Norwegia) uznają nasz podpis elektroniczny za prawidłowy. Jeśli jednak dysponujesz podpisem kwalifikowanym i chcesz go wykorzystać do podpisania umów online w Pergaminie, skontaktuj się z nami mailowo – [email protected]. Chętnie zapoznamy Cię ze szczegółami.

Pergamin chce ułatwiać Ci funkcjonowanie w otoczeniu licznych dokumentów, wymagających podpisu. Dlatego też w systemie znajdziesz gotowe szablony elektroniczne najpopularniejszych umów – Umowę o pracę, Umowę zlecenie, Umowę o dzieło, Umowę o poufności. Dzięki temu nie musisz we własnym zakresie przygotowywać żadnego dokumentu, czy też szukać wzorów. Ponadto, możesz również dodać do Pergaminu własne szablony. Żeby to zrobić, skorzystać z Kreatora Szablonów, który daje Ci mnóstwo możliwości dostosowania dokumentu. Jeśli chcesz, możesz powierzyć nam takie zadanie. Skontaktuj się z nami mailowo – [email protected], a przygotujemy Twój szablon umowy online, z którego skorzystasz w dowolnym momencie. Pamiętaj jednak, że koszt takiej usługi to 25 zł za 1 stronę dokumentu (standaryzowany tekst). Ponosisz go tylko raz, a ze stworzonego szablonu korzystasz tyle razy, ile tylko potrzebujesz.

In Pergamin, you can find all the most popular templates of documents that are used in Poland. In the system, there is an option to create your own templates. You can do it by yourself in our Templates Creator. You can also use our help: write to us: [email protected] to discuss your needs. The online template we create once, and you can reuse it as many times as you want!

W Pergaminie możesz bez przeszkód korzystać ze swoich wzorów umów. System umożliwia Ci ich stworzenie za pomocą wygodnego Kreatora szablonów. Możemy również przygotować taki wzór za Ciebie. Napisz do nas na adres – [email protected]. Wiedz jednak, że koszt takiej usługi to 25 zł za 1 stronę dokumentu (standaryzowanego tekstu). Płacisz za taką pomoc tylko raz, a szablon możesz edytować i wykorzystywać wielokrotnie. Pergamin daje Ci także możliwość podpisywania elektronicznego umów, które zostały stworzone w PDF, a negocjacje nad nimi się zakończyły. Wystarczy, że importujesz je do systemu poprzez przycisk “Nowa umowa”. Pamiętaj, iż w takiej sytuacji nie będzie możliwe ich edytowanie. System pozwoli Ci na ich podpisanie online i wygeneruje certyfikat, który to potwierdzi.

Of course! You can add any document you use in your company and then edit it. In the system, there is an option to create your templates. You can do it by yourself in our Templates Creator. You can also use our help: write to us: [email protected] to discuss your needs. The online template we create once, and you can reuse it as many times as you want! You can also e-sign all the documents you already have prepared, for example, in .pdf format. It is easy – just upload the file to the Pergamin and then invite others to sign it online.

W Pergaminie Identyfikujemy Twoich kontrahentów po imieniu i nazwisku, adresie e-mail, numerze telefonu, danych z przeglądarki, numerze IP. Istnieje możliwość, że jakaś osoba podszyje się pod danego Kontrahenta, jednak taka ewentualność jest takę w przypadku przechwycenia umowy papierowej, która przechodzi przez wiele rąk. Pamiętaj jednak, że taką próbę podszycia Twój kontrahent będzie musiał udowodnić przed sądem, co jest bardzo skomplikowane.

We identify your contractors by their names, surnames, e-mail addresses, phone numbers, web browser data, and IP. Of course, there is a possibility that the identity of that person was stolen. The risk is similar to the risk of a document that was sent by post. Someone else can open the letter and fake the signature and the system. Notice that if somebody will fake the signature, then it is a crime.

Umowa online zostaje zawarta w momencie, kiedy wszystkie strony podpiszą ją w Pergaminie. Nie musisz jej dodatkowo drukować i podpisywać ręcznie długopisem. Powstałe w Pergaminie i podpisane online umowy uznawane przez np. Urzędy Skarbowe, ZUS i sądy.

A document online is valid when all sides accept it and e-sign it. 

You do not need to print it and sign with a pen.

Kiedy zakończysz tworzenie umowy i zostanie ona podpisana elektronicznie, możesz przesłać ją do kogo chcesz, np. do księgowej. Taką możliwość znajdziesz w prawym menu dokumentu, w sekcji “Akcje”. Po jej kliknięciu pojawi się okno, w którym możesz wprowadzić adres e-mail odbiorcy umowy online. Nie musisz zatem drukować dokumentu i go dostarczać osobiście. Pamiętaj, że Pergamin automatycznie wyśle podpisaną umowę do wszystkich sygnatariuszy od razu po jej zaakceptowaniu przez autora.

When the document is accepted and e-signed, there is an option to send it to others via the Internet. Your accountants can get all the materials right away; you do not need to print it.

Pergamin ma ułatwiać Ci wszelkie zabiegi związane z umowami. Dlatego też do tego ostatniego, a jednocześnie najważniejszego etapu, czyli elektronicznego podpisu, możesz zaprosić dowolną liczbę osób. Wysyłając wiadomość z systemu, możesz jednocześnie dodać swoją treść – np. chcąc przekazać dodatkowe informacje. Osoby, które zaprosisz do podpisu elektronicznego umowy online, nie muszą mieć konta w Pergaminie, aby dokonać tej czynności.

Yes. When you create a document, you can invite as many people as you need. You can also add personalized text to the invitations. What is also essential: contractors to whom you send the document do not need to have an account in Pergamin to e-sign the document.

Kiedy zarejestrujesz się w Pergaminie, Twoje konto będzie miało charakter prywatny. Jeśli chcesz korzystać z systemu ze swoimi współpracownikami, możesz założyć Zespół i zaprosić do niego członków. Jednocześnie zostaniesz jego administratorem, co pozwoli Ci na nadawanie uprawnień pozostałym osobom. To najwygodniejszy sposób, aby nie tworzyć dodatkowych kont i zapamiętywania do nich haseł. Możesz zatem korzystać z Pergaminu do celów prywatnych, jak i służbowych bez żadnych problemów 🙂

Pergamin offers easy separation of private and business accounts. When you register via our website, you establish a private account. It is obligatory to start from that. Then you can create a business account that is called a Team.

Jeśli jesteś osobą zaproszoną do podpisania umowy online w Pergaminie, nie musisz zakładać konta. Podajesz wtedy tylko te dane, które są wymagane na potrzeby złożenia podpisu elektronicznego. Informacje, które nam przekażesz są w pełni bezpieczne – przechowujemy je i przetwarzane tylko w omówionym wyżej celu.

In the case when you were invited to e-sign a document, you have two options. The first one is that you only e-sign the document using Pergamin and do not establish an account. It is possible! We will store your data only because of the document you have signed. The second option is that you create an account in Pergamin. Then you can sign the document you were invited to, but also preview past documents or create new ones. The account is for free for a start. It is worth having it 🙂

Masz możliwość zarejestrowania swojego konta w każdej chwili. Możesz to zrobić zarówno przed podpisaniem umowy online, jak i po tym fakcie. Wtedy też po zalogowaniu będziesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów z Twoim udziałem, a także zyskasz dostęp do pozostałych funkcji Pergamin, pozwalających Ci na szybkie i sprawne procesowanie umów.

Of course! You can create an account in Pergamin. Then you can sign the document you were invited to, but also preview past documents or create new ones. The account is for free for a start. You can register or before or after the e-signing of the document.

Żeby móc edytować umowę przed jej podpisaniem, musisz posiadać odpowiednie uprawnienia. Nada Ci je autor dokumentu, który Cię do niego zaprosił. Możesz również skorzystać z komentarzy, co przyspieszy negocjacje umowy, zamiast wysyłanie kolejnych maili i oczekiwanie na odpowiedź na nie.

Yes. You can always comment. You can edit if the author gives you access. 

W Pergaminie naliczamy opłatę dopiero wtedy, kiedy zapisujesz dokument w systemie jako wersję roboczą, ale z pełnymi danymi (czyli jest to wersja gotowa do wysyłki innym osobom, albo gotowa do podpisu online). Nie pobieramy opłat za podpis elektroniczny, ani za rejestrację konta!

Swoje rozliczenia możesz sprawdzić w dziale “Płatności”, które znajdziesz w Ustawieniach konta.

In Pergamin, we charge you when a document you are working on is completed and saved in our system. It means that you can download it as a ready document or invite others to e-sign it. E-signature is for free in Pergamin.

W ramach abonamentu oferujemy Ci wsparcie. Zalecamy też zapoznanie się z FAQ oraz instrukcjami, jakie przygotowaliśmy. Jeśli jednak coś w systemie jest niejasne lub potrzebujesz pomocy – napisz do nas na adres: [email protected]. Opisz dokładnie sprawę, z jaką się do nas zwracasz, co pomoże nam rozwiązać Twój problem 🙂 Zajmiemy się Twoją wiadomością w ciągu 24h.

We are always here to help you. If you do not know what to do within a system, contact us: [email protected] We kindly ask you to prepare a descriptive title and message, so we will know the problem and how to help you. We also encourage you to read our FAQ!

Jeśli chcesz, abyśmy przeprowadzili dodatkowe integracje lub wdrożenia, zapraszamy do kontaktu: [email protected]. Takie prace wyceniamy zgodnie z naszym cennikiem stawek godzinowych zespołu IT i CC (na Twoje życzenie możemy Ci je dostarczyć do wglądu).
Umowy online przechowywane są w Pergaminie przez 6 lat, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Online documents are stored for six years.

Pergamin jest w pełni zgodny z RODO! System został tak zaprojektowany, aby żaden jego element nie naruszał RODO. Serwery znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, podpisujemy z klientami umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Mamy również zgodną z RODO politykę prywatności, a także zbieramy zgody na przetwarzanie danych osobowych. Nie profilujemy w zautomatyzowany sposób danych osób, które zostały nam powierzone. Nie zbieramy żadnych wrażliwych danych, ani dotyczących osób małoletnich. Byliśmy audytowani pod kątem RODO i przeszliśmy te procedury śpiewająco 🙂

Yes! The whole system is prepared in a way that is compliant with GDPR.