Jak spółka Profitowi SA (grupa Aegon) automatyzuje dokumenty online w procesach HR?

Antoni Wędzikowski

Od momentu rozpoczęcia pracy nad umową do jej podpisu przez obie strony mija 5 minut.

Eliza Rejter, Kierownik Wsparcia Sprzedaży w Profitowi SA

Wstęp

Profitowi SA funkcjonują na rynku polskim od 10 lat. Firma jednoczy ekspertów w zakresie doradztwa finansowego pod jednym szyldem. Miesięcznie wspiera w ponad 1500 decyzjach finansowych, indywidualnych oraz firmowych.

Dotychczasowy proces w Profitowi SA

Profitowi SA przed wdrożeniem Pergaminu korzystali z bardzo standardowego procesu. Wszystko opierało się na dokumentach Word, w których przygotowywane były szablony (wzory), wraz z dodaniem do nich zmiennych (pól aktywnych do wypełnienia). Taki wzór był udostępniany jednostkom regionalnym, by te mogły uzupełniać je ręcznie o dane swoich agentów. Następnie, uzupełniony pakiet dokumentów był drukowany i albo wysyłany kurierem, albo oczekiwał na agenta w siedzibie regionalnej. Po zebraniu podpisów agentów, wszystkie dokumenty wracały do centrali, by tu zebrać podpisy odpowiednich osób w spółce (wraz z parafowaniem każdej strony dokumentów – dziesiątki stron do ręcznego podpisu). Podpisane dokumenty były rozdzielane, kopia dla agenta była przekazywana odpowiedniej osobie, kopie wewnętrzne skanowane (do archiwum online) oraz pakowane (do archiwum papierowego). 

Jakie były skutki tego procesu dotąd?

a) Obieg i przechowywanie papierowych wersji dokumentów: wysyłanie kurierami, przechowywanie w kartonach; nie wspominając o dziesiątkach wydrukowanych stron, które trzeba ręcznie podpisywać w centrali.

b) Organizacja podpisów: telefony, maile, smsy – wszystko po to, by zsynchronizować zbieranie podpisów od agentów we wszystkich jednostkach regionalnych; następnie to samo w centrali spółki. Ten proces maksymalnie wydłużał okres obiegu jednego dokumentu, czasami trwało to tygodniami.

c) Literówki i błędy. Jeśli w którymś dokumencie agent bądź pracownik Profitowych odkrył literówkę lub inny błąd, cały plik dokumentów trzeba było procesować od nowa, łącznie z drukowaniem, wysyłaniem i ręcznym podpisywaniem. W związku z tym, trzeba było wszystko po kilkanaście razy sprawdzać manualnie – nie było systemu, który by kontrolował i naprawiał ewentualne błędy.

Wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami

System Pergamin posiada rozbudowane FAQ oraz tutoriale wewnątrz aplikacji, dzięki czemu tzw. onboarding nowego użytkownika jest stosunkowo prosty. W spółce Profitowi SA w ramach wdrożenia, zespół z Pergaminu przeprowadził szkolenie inicjujące. Zespół służył też pomocą w momencie pytań, na przykład w trakcie wdrażania indywidualnych szablonów dokumentów (wzorów do późniejszej elastycznej edycji). 

Warto jednak wspomnieć, że były chwile grozy. Chociażby wdrożenie skomplikowanych tabel było dla zespołu w Pergaminie wyzwaniem. Udało się jednak znaleźć rozwiązanie, które było możliwe do wdrożenia w systemie i ostatecznie okazało się lepiej spełniać oczekiwania Klienta niż początkowo zakładane.

Benefity z wdrożenia automatyzacji w Profitowi SA:

  1. Oszczędność czasu. Dzięki wdrożeniu automatyzacji procesu tworzenia i akceptacji dokumentów skończyły się spotkania i telefony pomiędzy stronami. Każdy uczestnik procesu ma dostęp do dokumentu w odpowiednim momencie poprzez system, który automatycznie rozsyła zaproszenia czy przypomnienia o ważnym podpisie. 
  2. Porządek. W systemie Pergamin na pierwszy rzut oka widać status dokumentów,
    u kogo coś zalega, system automatycznie wysyła przypomnienia, itp.
  3. Elastyczność: nawet jeśli strona umowy zgłasza  błąd w umowie – np. literówkę czy zły numer mieszkania – zmiana jest szybka, nie blokuje procesu i nie sprawia, że trzeba cały cykl zaczynać od nowa. 
  4. Centralizacja procesu i kontrola. W Pergaminie administrator ma podgląd do wszystkich użytkowników i dokumentów, nie musi myśleć o tym, gdzie dany dokument się znajduje i jaki jest jego status. Redukuje to potrzebę telefonów czy oczekiwania na wiadomość mailową z informacjami o statusie dokumentu.

Podsumowanie

Jak wspomina Pani Eliza Rejter, Kierownik Wsparcia Sprzedaży w Profitowi SA, odpowiedzialna za wdrożenie Pergaminu w spółce:

Rozwiązania, dzięki którym można uniknąć drukowania dziesiątek stron dokumentów, a tak wygląda to w przypadku każdej umowy w naszej spółce, to wielka oszczędność papieru. Teraz wreszcie mamy dokumenty bez zapachu drukarki. Dodatkowo oszczędzamy czas, literówka w umowie nie sprawia problemu. Wystarczy ją poprawić w systemie i wysłać dokumenty elektronicznie jeszcze raz. To ogromna pomoc w codziennych procesach w spółce.

Umów się na darmowe szkolenie!

Żeby łatwo zacząć, pokażemy Ci zdalnie jak działa Pergamin.