Polityka prywatności Pergamin

 

Drogi Użytkowniku!

 

Chcielibyśmy w możliwie łatwy sposób pokazać Ci, w jaki sposób chronimy Twoje dane (w tym dane osobowe) i dbamy Twoją prywatność.

 

Jak Pergamin chroni Twoją prywatność?

Jeżeli wszedłeś tutaj, to znaczy, że jesteś naszym użytkownikiem albo po prostu odwiedzasz nasz serwis. W każdym z tych przypadków opisane tutaj zasady dotyczą także Ciebie.

Pamiętaj, że w sytuacji, gdy negocjujesz lub akceptujesz umowę poprzez Pergamin, powinieneś zapoznać się również z polityką prywatności Twojego kontrahenta.

Jeżeli jesteś naszym użytkownikiem albo po prostu odwiedzasz naszą stronę, działamy jako tzw. administrator danych osobowych. Oznacza to, że powierzasz nam swoje dane osobowe, a my ustalamy sposób, w jaki są one przetwarzane. Oczywiście wszystko, co Cię bezpośrednio dotyczy w tym zakresie, opisaliśmy w niniejszej Polityce prywatności.

W związku z powyższym, powinieneś:

  1. przeczytać naszą Politykę prywatności (co już zacząłeś robić),
  2. przeczytać nasz Regulamin, który pomoże Ci zrozumieć Twoje prawa i nasze obowiązki,
  3. uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych wszystkich osób, których dane będziemy przetwarzać.

Pamiętaj o tym, że powierzone nam dane osobowe osób trzecich będziemy przetwarzać wyłącznie w celu właściwego świadczenia Ci usług, dla których zdecydowałeś się korzystać
z naszego serwisu.

 

Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Powierzone nam dane zaczynamy przetwarzać już od chwili, gdy zdecydowałeś się zarejestrować jako nasz użytkownik. Czasem dotyczy to danych, których przetwarzanie nam powierzyłeś, wprowadzając je do systemu, a czasami dane te zbieramy sami.

W jakich sytuacjach przetwarzamy dane, które nam powierzasz?

  1. rejestrujesz się w Pergaminie,
  2. rozpoczynasz lub kontynuujesz subskrypcję Pergaminu,
  3. otrzymujesz zaproszenie do negocjowania i akceptacji umowy,
  4. negocjujesz lub akceptujesz umowę,
  5. kontaktujesz się z nami przez naszego chat bota, Facebook, LinkedIn lub Tweeter,
  6. integrujesz Pergamin z innymi narzędzami,
  7. wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celach marketingowych.

W jakich sytuacjach przetwarzamy dane, które zbieramy sami?

  1. przeglądasz naszą stronę internetową lub bloga,
  2. rejestrujesz się w Pergaminie,
  3. zapisujesz się do naszego newslettera,
  4. rozpoczynasz lub kontynuujesz subskrypcję Pergaminu,
  5. otrzymujesz zaproszenie do negocjowania i akceptacji umowy,
  6. negocjujesz lub akceptujesz umowę,
  7. kontaktujesz się z nami przez naszego chat bota, Facebook, LinkedIn lub Tweeter,
  8. Integrujesz Pergamin z innymi narzędzami.

 

Jakiego typu dane zbieramy?

Dane kontaktowe:

imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail

Dane finansowe:

numer rachunku bankowego, numer i inne dane karty płatniczej lub kredytowej

Inne dane z Twoich umów:

treść wzorów umów i komentarzy

Dane identyfikujące Cię w sieci:

adres IP, login, typ i wersję przeglądarki internetowej, informacje o strefie czasowej, wtyczki w przeglądarce, rodzaj i wersję systemu operacyjnego

Dane korzystania z Pergaminu:

ścieżki użytkownika (jakie kolejne kroki wykonujesz na naszej stronie internetowej lub w Pergaminie), oglądane usługi i produkty, czasy reakcji strony

 

Czy w Pergaminie przetwarzane są jakiekolwiek dane wrażliwe?

Nie gromadzimy żadnych wrażliwych danych naszych użytkowników lub osób odwiedzających naszą stronę internetową (w szczególności danych dotyczących  pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań filozoficznych lub religijnych, przynależności do związków zawodowych czy ugrupowań politycznych, genetycznych lub biometrycznych, stanu zdrowia, życia seksualnego lub orientacji, przestępstw lub zarzucanych przestępstw),
z wyjątkiem przypadków, gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa, których musimy przestrzegać.

 

A co z danymi dzieci?

Pergamin jest usługą dla przedsiębiorców i jako taka jest przeznaczona do użytku wyłącznie przez osoby pełnoletnie. Świadomie nie gromadzimy żadnych danych osobowych od osób poniżej 16 roku życia.

 

Jak i dlaczego używamy Twoich danych?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce, a także w pozostałej części Unii Europejskiej, regulacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, ​​możemy wykorzystywać Twoje dane tylko dla określonych celów i tylko wówczas, gdy mamy do tego podstawę prawną.

Poniżej wypisaliśmy więc cele, dla których przetwarzamy dane:

Działanie Pergaminu

Zarządzanie Waszymi żądaniami (np. zapraszanie użytkowników, wysyłanie kontraktów do negocjacji i akceptacji przez kontrahenta, integracja Pergaminu z innymi usługami), logowanie i uwierzytelnianie, pamiętanie ustawień, przetwarzanie płatności, hosting i infrastruktura zaplecza.

Podstawa prawna: umowa, identyfikacja i uwierzytelnianie

Ulepszanie Pergaminu

Testowanie funkcji, interakcja z platformami umożliwiającymi ankietowanie i opiniowanie, zarządzanie stronami internetowymi, mapowanie ruchu na naszej stronie internetowej, optymalizacja ruchu i analiza danych oraz badanie danych statystycznych i innych technik analizy do danych, a w niektórych przypadkach korzystanie z usług naszych partnerów. 

Podstawa prawna: umowa, identyfikacja i uwierzytelnianie

Obsługa klienta

Powiadamianie o wszelkich zmianach i ulepszeniach naszych usług, rozwiązywanie problemów za pośrednictwem chat bota, telefonu lub poczty e-mail, łącznie z naprawianiem błędów.

Podstawa prawna: umowa

Cele marketingowe (wyłącznie za Twoją zgodą)

Wysyłanie informacji o nowych funkcjach, produktach i usługach.

Podstawa prawna: zgoda

 

Czy mogę cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Pamiętaj, że jeżeli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie przez nas Twoich danych, może w dowolnym czasie wycofać taką zgodę w bardzo łatwy sposób. Aby tego dokonać, skontaktuj się z nami poprzez którykolwiek z naszych kanałów komunikacji (e-mail, chat bot, Facebook, LinkedIn, Tweeter).

W przypadku braku innej poza zgodą podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych. Najczęściej będzie to oznaczało konieczność skasowania Twojego konta i wszelkich danych z dokumentów, które stworzyłeś w trakcie korzystania z Pergaminu. Bez Twojej zgody nie będzie bowiem możliwe świadczenie naszych usług w dotychczasowej formie.

 

Pamiętaj, że zawsze masz wybór!

Możesz nie przekazywać nam danych osobowych

W tym przypadku możesz nadal korzystać z naszej strony internetowej i bloga, ale nie będziesz miał dostępu do Pergaminu.

Możesz wyłączyć zapis plików cookies

Zrobisz to, zmieniając ustawienia Twojej przeglądarki internetowej. W takim przypadku niektóre elementy naszego systemu, np. automatyczne zapisywanie Twojej pracy na wypadek nieprzewidzianych okoliczności, nie będą działały poprawnie.

Możesz usuwać pliki cookies

To także zrobisz poprzez ustawienia Twojej przeglądarki internetowej. Tak jak w przypadku wyłączenia zapisu cookies, może to spowodować, że nie wszystkie elementy naszego systemu będą funkcjonowały prawidłowo.

Możesz cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, także do celów marketingowych

Przed przekazaniem nam przez Ciebie danych poinformujemy Cię, jeśli będziemy mieli zamiar wykorzystać je do celów marketingowych lub jeśli w marketing miałyby zostać zaangażowani nasi partnerzy. Aby tego dokonać, skontaktuj się z nami poprzez którykolwiek z naszych kanałów komunikacji (e-mail, chat bot, Facebook, LinkedIn, Twitter).

 

Twoje inne prawa związane z danymi

Jeżeli zamierzasz wykonać jakiekolwiek prawo związane z przetwarzaniem Twoich danych, skontaktuj się z nami poprzez którykolwiek z naszych kanałów komunikacji (e-mail, chat bot, Facebook, LinkedIn, Twitter).

Poza już opisanymi wyżej prawami, masz także inne uprawnienia związane ze swoimi danymi:

Masz prawo dostępu do wszelkich danych, które o Tobie posiadamy

Obejmuje to prawo do uzyskania informacji na temat:

  1. kategorii przetwarzanych danych,
  2. celów przetwarzania danych,
  3. naszych partnerów, którym dane mogą zostać ujawnione,
  4. tego, jak długo dane będą przechowywane (lub kryteria stosowane do określenia tego okresu).

Informacje, których udostępnienia sobie zażyczysz, przekażemy Ci w ciągu miesiąca od złożenia przez ciebie wniosku. Pamiętaj, że nie będziemy mogli spełnić Twojej prośby, jeżeli udostępnienie danych groziłoby naruszeniem praw i wolności innych osób (np. Poufności innej osoby lub praw własności intelektualnej). Poinformujemy Cię, jeśli z powyższych powodów nie moglibyśmy spełnić Twojej prośby.

Masz prawo skorygowania wszelkich niedokładnie zapisanych danych osobowych

Jeżeli zauważysz, że którekolwiek dane osobowe, które wprowadziłeś do systemu, zostały zapisane w sposób niedokładny, możesz poprawić je sam. Jeżeli nie będzie to możliwe, skontaktuj się z nami, a my niezwłocznie dokonamy poprawek.

Masz prawo do bycia „zapomnianym”

Możesz to zrobić, prosząc nas o usunięcie wszelkich danych osobowych, które posiadamy o Tobie, jeśli nie jest to już konieczne, abyśmy przechowywali dane dla celów korzystania z Pergaminu.

Masz prawo złożyć skargę dotyczącą korzystania z Twoich danych

W pierwszej kolejności napisz do nas. Jest bardzo prawdopodobne, że sami rozwiejemy Twoje obawy. Jeśli to by się nie udało, możesz skierować skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe znajdziesz na stronie UODO (https://uodo.gov.pl/).

 

Jak bezpieczne są dane, które zbieramy?

W naszej działalności postępujemy zgodnie z obowiązującym prawem, a także naszymi wewnętrznymi procedurami, które odpowiadają dobrym praktykom przetwarzania danych osobowych, aby w możliwie najlepiej zabezpieczyć gromadzone przez nas informacje.

Jednocześnie powinieneś pamiętać, że:

  1. bezpieczeństwo przekazywanie danych osobowych, ze względu na ryzyko związane z transmisją danych osobowych, nie jest gwarantowane. Z naszej strony możemy obiecać Ci, że podejmiemy wszelkie niezbędne środki, aby zapewnić Ci jak najwyższy poziom bezpieczeństwa danych,
  2. jesteś odpowiedzialny za zapewnienie sobie wyłączności dostępu do Twojej skrzynki e-mail, a także poufności swojego hasła do Pergaminu: zapamiętaj je dobrze i zachowaj w tajemnicy przed innymi osobami!
  3. jeśli uważasz, że Twoja prywatność została naruszona, natychmiast skontaktuj się z nami poprzez chat bota lub na adres e-mail: support@pergam.in

 

Gdzie przetwarzamy i przechowujemy dane?

Dane osobowe, które zbieramy, przetwarzamy zasadniczo w naszym biurze w Warszawie, a także w innych miejscach, gdzie w danej chwili znajdują się członkowie naszego zespołu, o ile mają oni dostęp do przetwarzanych danych.

Jako że korzystamy z zaplecza chmurowego, dane są przechowywane na serwerach naszych partnerów, którzy dostarczają nam najwyższej jakości zaplecze informatyczne i rozwiązania pozwalające nam być Twoim rozwiązaniem na problemy z umowami.

Nasi partnerzy to:

Google – tej firmy chyba nikomu przedstawiać nie trzeba. Internetowy gigant dba o to, abyśmy byli dla Was dostępni poprzez nasze skrzynki e-mail i dostarcza nam Google Analytics, czyli narzędzie do analizy ruchu w naszym serwisie, aby nieustannie poprawiać jakość świadczonych przez nas usług.

Amazon – korzystamy z jednego z trzech największych na świecie rozwiązań chmurowych
– Amazon Web Services. Wszystko po to, żeby zapewnić Ci nieprzerwaną dostępność naszych usług oraz bezpieczeństwo informacji, które przechowujesz w Pergaminie.

Salesforce – pionier rozwiązań opartych o środowisko chmurowe, jeden z największych dostawców oprogramowania sprzedażowego na świecie. Salesforce jest jednocześnie jednego z najbardziej popularnych na świecie narzędzi do zarządzania aplikacjami na świecie – Heroku.

Intercom – to genialne rozwiązanie to z kolei ścisła światowa czołówka, jeśli chodzi o chatboty. Pozwala on komunikować się ponad 25.000 firm z ponad 1.000.000.000 użytkowników na całym świecie, a co dla nas najważniejsze – umożliwia nam płynną komunikację z Tobą.

Wszystkie dane, które nam przekazujesz, są przechowywane na serwerach znajdujących się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Państwa Unii Europejskiej + Norwegia, Islandia i Liechtenstein). Przesyłając nam dane osobowe, zgadzasz się na przechowywanie
i przetwarzanie przez nas tych danych w podany tu sposób. Chcielibyśmy Cię również zapewnić, że gdybyśmy poprzez któregoś z naszych partnerów mieli przekazać dane poza obszar EOG, podejmiemy wszelkie niezbędne kroki, aby zapewnić, że Twoje prawa związane z danymi osobowymi będą chronione zgodnie z naszą Polityką prywatności, tj. w sposób możliwie bezpieczny dla Ciebie.

 

Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Wszelkie dane osobowe zostaną usunięte z systemu w ciągu 1 miesiąca od dnia skorzystania z Twojego prawa do zapomnienia lub w przypadku usunięcia konta w Pergaminie (dla Ciebie wywoła to takie same skutki).  Ponadto, jeżeli nie skorzystałbyś z prawa do zapomnienia lub nie usunął swojego konta, uczynimy to sami po upływie 5 lat od dnia ostatniego użycia Pergaminu. Oczywiście powiadomimy Cię o takim zamiarze, aby uniknąć nieporozumień.