Polityka prywatności Serwisu pergam.in i Aplikacji my.pergam.in
- Obowiązuje od 1 października 2026 r.
Źródło: https://pergam.in/polityka-prywatnosci-aplikacji/ · wersja obowiązująca od 1 października 2026 r.
Spis treści
• Pergamin sp. z o.o. jest administratorem Twoich danych osobowych, gdy odwiedzasz serwis pergam.in, kontaktujesz się z nami lub otrzymujesz od nas informacje marketingowe. W Aplikacji jesteśmy administratorem wyłącznie w wąskim zakresie, tj. w odniesieniu do Konta, logowania, bezpieczeństwa, logów, wiadomości systemowych i danych dowodowych o podpisie.
• Dokumenty i inne dane w Organizacji naszego Klienta (np. Twojego pracodawcy albo firmy, z którą podpisujesz Dokument) przetwarzamy na zlecenie Klienta, który jest ich administratorem – to Klient decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie. W sprawach dotyczących tych danych skontaktuj się z Klientem.
• Po podpisaniu Dokumentu przechowujemy dane dowodowe o podpisie (kto, kiedy i w jaki sposób podpisał) przez 6 lat od finalizacji Dokumentu (przy czym okres ten kończy się z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego) – w celu wykazania, że podpis został złożony prawidłowo.
• W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z nami pod adresem e-mail: kodo@pergam.in.
1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych i jak się z nami skontaktować
1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Pergamin spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Fabryczna 6, 53-609 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000705701, NIP 7010778271, REGON 368832190 („Pergamin”, „my”).
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z nami lub z powołanym przez nas Koordynatorem ds. Ochrony Danych Osobowych – pod adresem e-mail kodo@pergam.in.
3. W innych sprawach – pomoc techniczna, reklamacje, zgłaszanie nielegalnych treści, odwołania – prosimy o kontakt pod adresem help@pergam.in. Jeżeli podejrzewasz, że ktoś uzyskał dostęp do Twojego Konta, albo zauważysz incydent bezpieczeństwa, niezwłocznie poinformuj nas o tym pod adresem kodo@pergam.in.
2. Kogo dotyczy niniejsza Polityka i co oznaczają użyte w niej pojęcia
1. Chcemy, aby było dla Ciebie jasne, czy niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania Twoich danych osobowych. Polityka znajduje zastosowanie, jeżeli:
1) odwiedzasz serwis pergam.in (w tym blog) i korzystasz z jego formularzy – „Serwis”;
2) korzystasz z Aplikacji my.pergam.in – w tym otwierasz Zaproszenie (także skrócony link w domenie prg.mn), podpisujesz Dokument albo wypełniasz Formularz Publiczny – „Aplikacja”;
3) kontaktujesz się z nami, uczestniczysz w webinarze, zapisujesz się na newsletter lub odwiedzasz nasze profile w mediach społecznościowych;
4) reprezentujesz naszego Klienta lub kontrahenta albo jesteś osobą kontaktową po jego stronie;
5) zgłaszasz nam nielegalne treści albo odwołujesz się od naszej decyzji.
2. Polityka ma charakter informacyjny i stanowi realizację naszego obowiązku wynikającego z art. 13 i 14 RODO. Nie jest częścią umowy. Zasady korzystania z Aplikacji określa Regulamin, a zasady świadczenia usługi zaufania określa Polityka niekwalifikowanych usług zaufania („Polityka NUZ”).
3. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie. Najważniejsze z nich wyjaśniamy poniżej:
| Pojęcie | Znaczenie |
|---|---|
| Klient | Podmiot, który zawarł z nami umowę o korzystanie z Aplikacji – np. Twój pracodawca albo kontrahent, od którego otrzymujesz Dokument do podpisu. |
| Organizacja | Przestrzeń Klienta w Aplikacji, w której znajdują się jego Dokumenty, Zespoły i Użytkownicy. |
| Użytkownik Wewnętrzny | Osoba korzystająca z Aplikacji w imieniu Klienta i w ramach dostępu nadanego przez Klienta (np. pracownik działu HR). |
| Użytkownik Zewnętrzny | Osoba spoza Organizacji, którą Klient zaprosił do podpisania Dokumentu albo która wypełnia Formularz Publiczny (np. kandydat do pracy, pracownik, kontrahent). |
| Sygnatariusz | Każda osoba, która podpisuje Dokument w Aplikacji – Użytkownik Wewnętrzny albo Zewnętrzny. |
| Proces Podpisu | Czynności od wysłania Zaproszenia do Dokumentu do jego odrzucenia albo zamknięcia procesu (finalizacja Dokumentu). |
| Karta podpisu | Strona PDF dołączana do podpisanego Dokumentu z informacjami o tym, kto, kiedy i w jaki sposób go podpisał. |
| Metadane Dowodowe Podpisania | Dane o czynności podpisania Dokumentu (kto, kiedy, w jaki sposób) wraz ze skrótem kryptograficznym Dokumentu, utrwalone w Karcie podpisu i w śladzie Dokumentu. |
| Dostawca Zewnętrzny | Podmiot, który na podstawie własnego regulaminu świadczy kwalifikowany podpis elektroniczny lub weryfikację tożsamości, z której możesz skorzystać przez Aplikację. |
| Formularz Publiczny | Formularz Klienta udostępniony przez Aplikację (np. pod linkiem). |
3. W jakiej roli przetwarzamy Twoje dane osobowe
1. W ramach Serwisu, w kontaktach z nami, w marketingu oraz w relacjach z Klientami i kontrahentami jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych.
2. W Aplikacji występujemy w dwóch rolach, w zależności od rodzaju przetwarzanych danych:
| Dane | Administrator danych | Adres do kontaktu w sprawie danych |
|---|---|---|
| Dane Konta, w tym imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane logowania i ustawienia Konta | Pergamin | kodo@pergam.in |
| Logi, dane dotyczące bezpieczeństwa i dane diagnostyczne | Pergamin | kodo@pergam.in |
| Metadane Dowodowe Podpisania i inne dane związane ze świadczeniem usługi zaufania | Pergamin | kodo@pergam.in |
| Dokumenty i dane w nich zawarte, dane wpisane do Formularzy Publicznych, baza kontrahentów, pliki przesłane do walidacji podpisów i inne Dane Organizacji | Klient. Pergamin jest podmiotem przetwarzającym | Klient. Jeżeli skierujesz żądanie do nas, przekażemy je Klientowi. |
3. Jako podmiot przetwarzający działamy na podstawie umowy powierzenia zawartej z Klientem i wyłącznie na jego polecenie. O celach, sposobach i okresie przetwarzania danych zawartych w Dokumentach decyduje Klient.
4. Z jakich źródeł pochodzą Twoje dane osobowe
1. Bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz formularz, zakładasz lub uzupełniasz Konto, podpisujesz Dokument albo kontaktujesz się z nami.
2. Od Klienta, gdy zaprasza Cię do Procesu Podpisu, tworzy Ci Konto Użytkownika Wewnętrznego lub importuje dane Użytkowników (w szczególności adres e-mail albo numer telefonu, a w niektórych przypadkach także imię i nazwisko). Za prawidłowość tych danych odpowiada Klient.
3. Od dostawcy logowania (Google, Microsoft), gdy logujesz się przez SSO: imię, nazwisko, adres e-mail oraz identyfikator konta i organizacji u dostawcy.
4. Od Dostawców Zewnętrznych – informacja o wyniku kwalifikowanego podpisu lub weryfikacji tożsamości, a przy podpisie kwalifikowanym także dane z certyfikatu.
5. Od dostawcy usług potwierdzenia tożsamości – gdy Klient wymaga potwierdzenia tożsamości w ten sposób, a Ty zatwierdzisz przekazanie danych.
6. Z Twojego urządzenia – adres IP, dane przeglądarki i urządzenia, informacje z plików cookies i podobnych technologii.
5. W jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe
Poniżej wyjaśniamy, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe w poszczególnych sytuacjach. Gdy podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wskazujemy, na czym on polega.
5.1. Serwis pergam.in
| Cel i zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Udostępnianie treści Serwisu i zapewnienie jego działania – adres IP, identyfikatory urządzenia, dane z niezbędnych plików cookies. | Świadczenie usługi drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Przez czas korzystania z Serwisu; pliki cookies – zgodnie z okresem wskazanym w panelu cookies. |
| Logi systemowe Serwisu – bezpieczeństwo, administrowanie i zarządzanie systemem. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. bezpieczeństwo i sprawne działanie Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Przez okres niezbędny dla realizacji celu. |
| Analityka i statystyka Serwisu – liczba wizyt, źródła ruchu, sposób poruszania się po stronie. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. analityka i statystyka Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); zapis i odczyt plików cookies analitycznych – zgoda (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). | Do wycofania zgody, nie dłużej niż okres ważności plików cookies. |
| Pobranie e-booka – dane z formularza (np. imię, adres e-mail). | Wykonanie umowy o dostarczenie e-booka (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Do obsługi zgłoszenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Newsletter – imię i adres e-mail. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. marketing naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); wysyłka e-mailem – za Twoją zgodą na otrzymywanie informacji handlowych (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). | Do wypisania się, wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu. |
| Bezpłatna konsultacja, demo, prezentacja oferty – dane z formularza (np. imię, nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy) i dane podane dobrowolnie. | Działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); gdy działasz w imieniu firmy – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); dane dodatkowe – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). | Do zakończenia rozmów, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Webinary – imię, nazwisko i adres e-mail. | Wykonanie umowy o udział w wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane dodatkowe – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). | Do zakończenia wydarzenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Profile w mediach społecznościowych – dane z Twojego profilu, reakcje, komentarze, wiadomości, statystyki profilu. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. promocja marki, komunikacja i analiza aktywności na profilach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do usunięcia treści przez Ciebie lub wniesienia sprzeciwu; statystyki – zgodnie z zasadami platform. |
Operatorzy mediów społecznościowych przetwarzają dane także we własnych celach – szczegóły znajdziesz w ich politykach prywatności.
5.2. Aplikacja my.pergam.in
Niniejsza część dotyczy danych, których w Aplikacji jesteśmy administratorem (pkt 3 ust. 2). Dane zawarte w Dokumentach oraz inne Dane Organizacji przetwarzamy na zlecenie Klienta jako podmiot przetwarzający.
| Cel i zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Prowadzenie Konta i świadczenie Usług zgodnie z Regulaminem – Dane Konta. | Wykonanie umowy o świadczenie Usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Przez czas posiadania Konta; po jego usunięciu – przez okres przedawnienia roszczeń (pkt 9 ust. 4). |
| Udział w Procesie Podpisu i złożenie Podpisu Pergamin (niekwalifikowana usługa zaufania) – uwierzytelnienie kodem jednorazowym, weryfikacja adresu e-mail lub numeru telefonu, wystawienie Karty podpisu. | Wykonanie umowy o świadczenie Usług, w tym usługi zaufania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Przez czas Procesu Podpisu; następnie jako Metadane Dowodowe Podpisania. |
| Wykazanie, że Dokument pochodzi z Aplikacji i został prawidłowo podpisany – Metadane Dowodowe Podpisania. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. możliwość wykazania prawidłowości świadczonej usługi zaufania oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | 6 lat od finalizacji Dokumentu, przy czym okres ten kończy się z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego. |
| Bezpieczeństwo Aplikacji – wykrywanie nadużyć i incydentów (np. phishingu, przejęcia Konta, złośliwego oprogramowania), logi systemowe, obsługa incydentów. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. ochrona Aplikacji, Użytkowników i danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w zakresie obowiązków dotyczących incydentów, w tym RODO i UKSC (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). | Logi systemowe – 90 dni; dane o incydencie – do jego wyjaśnienia, a dłużej – jeżeli są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. |
| Diagnostyka błędów i analityka produktowa – dane techniczne o błędach i sposobie korzystania z Aplikacji, identyfikator Konta, adres IP. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. stabilność, bezpieczeństwo i rozwój Aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Przez okres niezbędny dla realizacji celu. |
| Obsługa zgłoszeń, pytań i reklamacji. | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wobec konsumentów także obowiązek prawny rozpatrzenia reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). | Do rozpatrzenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Zgłoszenia nielegalnych treści, decyzje o ograniczeniu dostępu i odwołania – dane zgłaszającego, treść zgłoszenia, dane Użytkownika, którego dotyczy decyzja. | Obowiązek prawny wynikający z aktu o usługach cyfrowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z DSA); nasz prawnie uzasadniony interes, tj. ochrona Aplikacji i Użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do rozpatrzenia sprawy i upływu terminu na odwołanie, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
5.3. Kontakt z nami, Klienci i kontakty biznesowe
| Cel i zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Korespondencja e-mailowa i tradycyjna oraz rozmowy telefoniczne niezwiązane z umową – dane, które podasz, i treść korespondencji. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. prowadzenie korespondencji i rozwiązanie sprawy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Zawarcie i wykonanie umowy z Klientem – dane osób reprezentujących Klienta i osób kontaktowych (imię, nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe). | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. zawarcie i wykonanie umowy z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. |
| Rozliczenia, faktury, obowiązki podatkowe i rachunkowe. | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przepisy podatkowe i o rachunkowości). | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. |
| Kontakty biznesowe – dane z wizytówek, spotkań i wydarzeń, prowadzenie relacji w systemie CRM. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do wniesienia sprzeciwu albo do czasu, gdy kontakt przestanie być aktualny. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – dane potrzebne w danej sprawie. | Nasz prawnie uzasadniony interes, tj. ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do upływu okresu przedawnienia roszczeń, a w razie sporu – do jego prawomocnego zakończenia. |
5.4. Marketing
1. Reklama kontekstowa – treści marketingowe niedopasowane do Twoich preferencji. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes, tj. promocja naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
2. Reklama behawioralna – treści dopasowane do Twoich zainteresowań, na podstawie informacji z reklamowych plików cookies i Twojej aktywności w innych serwisach (np. Google Ads, LinkedIn Ads, remarketing). Stosujemy ją wyłącznie w Serwisie i tylko wtedy, gdy wyrazisz zgodę na reklamowe pliki cookies. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z Twoją zgodą na cookies (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej).
3. Marketing bezpośredni – informacje o naszych usługach możemy wysyłać e-mailem lub SMS-em albo przekazywać telefonicznie. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a kontaktujemy się w ten sposób wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
6. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe
Gdy jest to niezbędne do realizacji celów, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe, możemy udostępniać je następującym kategoriom odbiorców:
1. Podmioty przetwarzające dane osobowe na nasze zlecenie (tzw. „procesorzy”):
1) dostawcy infrastruktury chmurowej i hostingu;
2) dostawcy usług wysyłki wiadomości e-mail i SMS oraz ochrony ruchu sieciowego;
3) dostawcy narzędzi do diagnostyki błędów i analityki produktowej;
4) dostawcy narzędzi do prowadzenia Serwisu i bloga, analityki i reklamy oraz CRM;
5) dostawcy narzędzi do publikacji dokumentacji produktu i informacji o zmianach w Aplikacji;
6) podmioty świadczące nam inne usługi, jak np. księgowe, IT i pocztowe.
2. Odbiorcy, którzy przetwarzają dane we własnym imieniu (jako odrębni administratorzy):
1) Klient – w zakresie opisanym w pkt 3 ust. 3;
2) pozostali uczestnicy Procesu Podpisu i strony ufające;
3) Dostawcy Zewnętrzni – w szczególności Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. (mSzafir), Asseco Data Systems S.A. (SimplySign), Signius, ZealiD – gdy Klient wybrał podpis kwalifikowany lub weryfikację tożsamości;
4) dostawcy logowania (Google, Microsoft) – jeżeli logujesz się przez SSO;
5) operatorzy mediów społecznościowych – w związku z naszymi profilami i wtyczkami;
6) organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów – np. sądy, organy ścigania, Prezes UODO, minister właściwy do spraw informatyzacji w ramach nadzoru nad usługami zaufania, właściwy zespół CSIRT.
7. Czy przekazujemy Twoje dane osobowe poza EOG
1. Dane przetwarzane w ramach Serwisu mogą być przekazywane poza EOG w związku z korzystaniem z:
1) WordPress (Automattic Inc., USA) – blog;
2) Elementor (Elementor Ltd., Izrael) i jego podwykonawców w USA i Kanadzie – budowa i działanie Serwisu;
3) Google Analytics i Google Ads (Google LLC, USA);
4) LinkedIn Ads (LinkedIn Ireland Unlimited Company, który może przekazywać dane do USA);
5) CRM Pipedrive i jego podwykonawców, m.in. w Szwajcarii i Wielkiej Brytanii.
2. Twoje dane osobowe przekazujemy wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (Izrael, Kanada, Szwajcaria, Wielka Brytania oraz USA – w odniesieniu do podmiotów uczestniczących w EU-U.S. Data Privacy Framework), a w pozostałych przypadkach – na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Kopię standardowych klauzul umownych możesz otrzymać, kontaktując się z nami pod adresem kodo@pergam.in.
8. Pliki cookies i podobne technologie
1. Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w Twoim urządzeniu. Podobnie działają inne technologie, np. pamięć przeglądarki (local storage). Aplikacja nie instaluje w Twoim urządzeniu oprogramowania.
2. Pliki niezbędne stosujemy bez konieczności uzyskania Twojej zgody – bez nich Serwis i Aplikacja nie mogłyby działać (np. utrzymanie sesji logowania, bezpieczeństwo, zapamiętanie Twoich wyborów dotyczących prywatności). Pozostałe pliki zapisujemy i odczytujemy wyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną w panelu cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem „Zarządzaj cookies” w stopce Serwisu i Aplikacji.
| Kategoria | Cel stosowania | Serwis | Aplikacja | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|---|
| Niezbędne | Sesja i logowanie, bezpieczeństwo, formularze, zapamiętanie wyborów dotyczących prywatności. | tak | tak | Bez zgody; art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Funkcjonalne | Zapamiętanie Twoich preferencji, np. języka. | tak | tak | Zgoda na cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Analityczne | Statystyki ruchu i sposobu korzystania. | tak | tak | Zgoda na cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Reklamowe | Dopasowanie reklam do zainteresowań, remarketing, pomiar kampanii. | tak | nie | Zgoda na cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Mediów społecznościowych | Funkcje mediów społecznościowych i dopasowanie reklam w tych serwisach. | tak | nie | Zgoda na cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
3. Szczegóły poszczególnych plików – nazwę, cel, okres ważności i dostawcę – znajdziesz w panelu cookies na dole strony: „Zarządzaj cookies” → „Ustawienia plików cookie” → wybrana kategoria → „Szczegóły”. Regularnie skanujemy Serwis i Aplikację w celu zapewnienia aktualności tej listy.
4. Pliki cookies możesz też blokować lub usuwać w ustawieniach przeglądarki (instrukcje znajdziesz na stronach producentów przeglądarek, np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari, Opera). Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji. Swoje ustawienia reklam internetowych możesz sprawdzić w szczególności na stronie youronlinechoices.com.
9. Jakie prawa Ci przysługują i jak z nich skorzystać
1. W zakresie danych osobowych, których jesteśmy administratorem, przysługuje Ci prawo do:
| Prawo | Na czym polega |
|---|---|
| Dostępu do danych i ich kopii (art. 15 RODO) | Możesz zażądać informacji, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, komu je udostępniamy i jak długo je przechowujemy, a także uzyskać ich kopię. |
| Sprostowania (art. 16 RODO) | Możesz zażądać sprostowania Twoich danych, jeżeli są nieprawidłowe, lub ich uzupełnienia, jeżeli są niekompletne. Wiele Danych Konta możesz zmienić samodzielnie w ustawieniach Konta. |
| Usunięcia danych (art. 17 RODO) | Możesz zażądać usunięcia Twoich danych, jeżeli są one zbędne albo przetwarzane niezgodnie z prawem. Nie usuniemy jednak danych, które jesteśmy obowiązani lub uprawnieni dalej przechowywać – np. Metadanych Dowodowych Podpisania (do wykazania prawidłowości podpisu) albo danych wymaganych przepisami podatkowymi. |
| Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) | Możesz żądać, abyśmy wstrzymali operacje na danych – z wyjątkiem ich przechowywania – np. na czas sprawdzenia ich prawidłowości. |
| Przenoszenia danych (art. 20 RODO) | Możesz żądać przekazania danych dostarczonych nam przez Ciebie w formacie nadającym się do odczytu maszynowego – Tobie albo, jeśli to technicznie możliwe, innemu administratorowi. Dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody. |
| Sprzeciwu (art. 21 RODO) | Wobec marketingu możesz wnieść sprzeciw w każdej chwili, bez podawania uzasadnienia. Wobec innego przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw w związku ze swoją szczególną sytuacją; możemy kontynuować przetwarzanie, jeśli wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy albo potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. |
| Wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) | Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na jej podstawie przed jej wycofaniem. |
| Skargi do organu nadzorczego | Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) albo do organu w państwie Twojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy. |
2. Jak złożyć żądanie. W celu skorzystania z powyższych uprawnień skontaktuj się z nami pod adresem e-mail kodo@pergam.in lub korespondencyjnie na adres wskazany w pkt 1 ust. 1. Wskaż, z jakiego prawa chcesz skorzystać i czego dotyczy żądanie (np. Konto, podpis konkretnego Dokumentu, Serwis). Jeżeli nie będziemy mogli Cię zidentyfikować, poprosimy o dodatkowe informacje. Udzielimy odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące – poinformujemy Cię o tym i o przyczynach. Odpowiadamy w formie, w jakiej otrzymaliśmy żądanie, chyba że poprosisz o inną. Możesz działać przez pełnomocnika.
3. Dane zawarte w Dokumentach oraz inne Dane Organizacji. Żądania dotyczące tych danych należy kierować do Klienta. Jeżeli skierujesz je do nas, przekażemy je Klientowi bez zbędnej zwłoki i poinformujemy Cię, któremu Klientowi je przekazaliśmy.
4. Usunięcie Konta. Konto możesz usunąć samodzielnie w ustawieniach Konta (operację potwierdzasz kodem jednorazowym). Możesz również skontaktować się z nami pod adresem help@pergam.in albo kodo@pergam.in – usuniemy Konto bez dodatkowych warunków, najpóźniej w ciągu miesiąca. Usunięcie Konta nie obejmuje danych, które przechowujemy na innej podstawie (np. Metadanych Dowodowych Podpisania, danych rozliczeniowych, danych w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania), ani Dokumentów w Organizacjach Klientów – o nich decyduje Klient. Przed usunięciem Konta pamiętaj o pobraniu Dokumentów, których potrzebujesz.
10. Czy musisz podawać nam swoje dane i czy podejmujemy zautomatyzowane decyzje
1. Podanie Twoich danych jest dobrowolne, ale pamiętaj, że odmowa podania niektórych z nich uniemożliwi nam świadczenie usług. W szczególności bez adresu e-mail albo numeru telefonu nie możesz wziąć udziału w Procesie Podpisu, a bez danych w formularzu nie będziemy mogli obsłużyć zgłoszenia ani przesłać e-booka lub newslettera. Podanie danych do faktury jest wymogiem przepisów podatkowych.
2. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływałyby. Profil zainteresowań na potrzeby reklamy behawioralnej (pkt 5.4 ust. 2) powstaje tylko za Twoją zgodą na reklamowe pliki cookies i nie wywołuje takich skutków. Jeżeli przy rozpatrywaniu zgłoszeń lub decyzji dotyczących treści korzystamy ze środków zautomatyzowanych, informujemy o tym w uzasadnieniu decyzji.
11. Jak chronimy Twoje dane osobowe
1. Utrzymujemy system zarządzania bezpieczeństwem informacji oparty na normie ISO/IEC 27001. Stosujemy w szczególności szyfrowanie danych w spoczynku i w tranzycie, kontrolę dostępu według zasady wiedzy koniecznej, dostęp administracyjny wyłącznie przez VPN, kopie zapasowe z planem odtworzenia oraz regularne testy penetracyjne. Nasz personel jest zobowiązany do zachowania poufności i jest regularnie szkolony.
2. Informacje związane ze świadczeniem usługi zaufania, w tym dane Sygnatariuszy i rejestry zdarzeń, są objęte tajemnicą na zasadach ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
3. Nigdy nie prosimy o hasło ani kod jednorazowy e-mailem ani telefonicznie. Zanim wpiszesz kod, sprawdź, czy adres strony to my.pergam.in (albo skrócony link w domenie prg.mn prowadzący do my.pergam.in). Więcej informacji o zagrożeniach i sposobach ich ograniczania znajdziesz w § 4 Regulaminu.
12. Jak zmieniamy niniejszą Politykę
1. Aktualizujemy niniejszą Politykę, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi, dostawcy lub sposób przetwarzania danych. Nowa wersja jest publikowana na stronie wraz z datą, od której obowiązuje; poprzednie wersje są dostępne w archiwum. O istotnych zmianach poinformujemy Cię dodatkowo e-mailem lub komunikatem w Aplikacji/Serwisie.
2. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od 1.10.2026 r. i zastępuje Politykę prywatności serwisu Pergamin (obowiązującą od 13.03.2024 r.) oraz Politykę prywatności aplikacji Pergamin (obowiązującą od 26.03.2024 r.).