[Poradnik] Twórz umowy i podpisuj online w 5 minut

Tworzenie i podpisywanie umów w 5 minut

W czasach, gdy coraz więcej firm i urzędów pracuje zdalnie bądź w ograniczonym zakresie kontaktu bezpośredniego, bardzo dobrym rozwiązaniem jest dopełnienie formalności przez Internet. Rezygnacja z papierowych umów na rzecz wersji online jest wyborem bezpiecznym i efektywnym. Jak jednak wygląda proces podpisywania elektronicznie dokumentów? Dowiesz się w tym artykule!

Zacznijmy jednak od przytoczenia konkretnej sytuacji. Wyobraź sobie, że zarządzasz działem handlowców, którzy rozsiani są po całym kraju. Do Ciebie należy obowiązek zatrudnienia nowej osoby. W związku z aktualnymi utrudnieniami w podróżowaniu proces rekrutacji odbywa się w większości przypadków zdalnie. Wykorzystanie dostępnych narzędzi do zorganizowania rozmowy rekrutacyjnej przez Internet okazało się całkiem proste. Po zakończeniu wszystkich spotkań online i wyborze konkretnego kandydata zastanawiasz się jednak, co dalej? Jak usprawnić proces przekazania umowy do podpisu, aby uzyskać go od obydwu stron? Dotychczas ten element działał niezbyt sprawnie. Nowo zatrudniony handlowiec przyjeżdżał osobiście do centrali, by podpisać dokumenty – co zajmowało czas oraz marnowało pieniądze, ze względu na koszty podróży. W innym przypadku otrzymywał on komplet dokumentów kurierem i odsyłał całość, już z podpisami. Wszystko może wydaje się w miarę proste, chociaż patrząc przez pryzmat czasu i koniecznego zaangażowania – wymagające, długotrwałe i męczące. Często też pojawia się problem, gdy w pakiecie dokumentów zawieruszył się błąd, na przykład w dacie albo nazwisku. W obu przypadkach generuje to dodatkowe koszty oraz kolejne opóźnienia. W efekcie proces ten budzi spore wątpliwości. Jak rozwiązać taki problem?

Tworzenie umowy w Pergaminie

Podpisywanie elektroniczne dokumentów online

Ta, czy inne sceny z codziennych sytuacji są z pewnością dobrze znane pracodawcom i pracownikom. Właściciel małej firmy, tak samo jak zarządzający działem HR czy handlowym w dużej korporacji, może borykać się z chaosem w procesie obiegu dokumentów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku podpisywania papierowych wydruków. Jest to uciążliwe zarówno, jeśli jest się szefem korporacji, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej.

Jest jednak dobra wiadomość. Coraz częściej firmy i urzędy wybierają wersję elektroniczną, zarówno dokumentów, jak i samego podpisu. Oznacza to, że papier odchodzi do lamusa. Umowy można przygotować, negocjować, poprawić, wysłać i otrzymać zwrotnie już podpisane – całkowicie przez Internet. Dzieje się to bardzo szybko i zazwyczaj trwa od kilku do kilkunastu minut, jeśli tylko druga strona jest akurat przy komputerze. Dzięki temu możesz odłożyć długopis na bok i wyłączyć drukarkę. Nie musisz zamawiać kuriera i czekać na odesłanie dokumentów. Od teraz wszystkie umowy przygotujesz, wyślesz i podpiszesz przy użyciu systemu online.

Jak podpisać elektronicznie dokumenty online w Pergaminie?

Przytoczoną we wstępie problemową sytuację rozwiązuje Pergamin. Wystarczy przejść tylko 3 kroki, aby stworzyć umowę online, dostarczyć ją i podpisać elektronicznie.

Szablony umów w Pergaminie

Krok pierwszy: stworzenie dokumentu online

W Pergaminie możliwe jest stworzenie umowy online na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest wgranie pliku .pdf. Drugim zaś skorzystanie z jednego z gotowych, inteligentnych szablonów dokumentów. Żeby zacząć pracę, przejdź do zakładki “Nowy dokument”, którą znajdziesz w menu po lewej stronie ekranu. Tutaj masz możliwość wyboru sposobu tworzenia nowej umowy online. Na górze zobaczysz sekcję, w której możesz wgrać wcześniej przygotowany plik .pdf. Poniżej zaś znajduje się lista gotowych szablonów. W tym przypadku wystarczy, że klikniesz ikonę “plusa” przy którymś z nich i przejdziesz do dalszej edycji. Jeśli Twój wybór padł na wcześniej przygotowany plik .pdf, to koniec Twojej pracy w tym kroku! Inteligentny szablon z kolei pozwala Ci na dowolne wypełnianie pól, a także ich modyfikowanie w przypadku błędów. Możesz go także duplikować, jeśli chcesz ten sam wzór wykorzystać więcej razy. Kiedy potrzebujesz w miarę powtarzalnych dokumentów, raz na miesiąc czy częściej, inteligentne szablony w Pergaminie to najlepsze rozwiązanie. Dzięki nim zaoszczędzisz nawet kilkadziesiąt minut w przypadku jednej umowy online. Modyfikacja zajmuje mało czasu, jest dostępna w każdym momencie, a efektem jest standardowy dokument w końcowym pliku .pdf. Co więcej, w trakcie edytowania system automatycznie podpowie, które pola są obowiązkowe, aby dokument online był prawnie ważny. W Pergaminie nie ma miejsca na pomyłkę, więc umowa online nie będzie możliwa do wysłania dalej, jeśli zabraknie w niej niezbędnych informacji.

Zaproszenie do umowy

Krok drugi: wysłanie umowy online

Gdy dokument jest poprawnie wypełniony, zapisujesz go w systemie. Dopiero wtedy pojawi się opcja wysyłki. Tu również masz dwie możliwości. Pierwszą jest zaproszenie do dokumentu osób, których opiniowania potrzebujesz, by dokument był gotowy do zatwierdzenia. Drugą jest wysłanie umowy online do osób, od których potrzebujesz podpisów. Decyzja należy do Ciebie. 

Wysłanie dokumentu jest proste. Kliknij ikonę ”plus” w sekcji Członkowie, którą znajdziesz po prawej stronie interfejsu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno dodawania nowych osób do dokumentu. Pamiętaj, że obowiązkowe jest podanie ich adresów e-mail. Dzięki temu osoby te otrzymają zaproszenie oraz przejdą weryfikację tożsamości po swojej stronie. 

Podpisanie dokumentu online

Krok trzeci: podpis elektroniczny

Gdy wszystkie strony zaakceptują treść dokumentu online, wystarczy kliknąć przycisk “Podpisz”. To wszystko! Po elektronicznym podpisaniu dokumentu w Pergaminie system zamyka jego edycję. Wtedy też automatycznie generuje certyfikat podpisu. Zawiera on istotne informacje na temat osób, które dokonały tych czynności. Certyfikat jest dołączany do “zamkniętej” treści podpisanej elektronicznie umowy online. 

Ponadto możliwe jest także wysłanie wiadomości e-mail dodatkowym osobom, z informacją, że taki dokument został podpisany i zakończony. Pamiętaj, że opcja ta nie jest obowiązkowa, a możesz z niej skorzystać, żeby np. powiadomić księgowość o nowej umowie.

Oprócz tego istnieje także opcja podpisania dokumentu jednostronnie. W tej sytuacji klikasz przycisk “Podpisz” bez zapraszania dodatkowych osób. Jeśli klikniesz przypadkowo (a Twoją intencją nie jest podpis jednostronny), bez obaw, system wyświetli odpowiedni komunikat.

To wszystko! Dokument online stworzony i podpisany!

Gotowe! Te trzy kroki w Pergaminie zajmują od 5 (w przypadku przygotowanego wcześniej pliku .pdf) do około 15 minut (w przypadku korzystania z gotowego, inteligentnego szablonu). Brzmi nieprawdopodobnie szybko? Sprawdź case study z wypowiedzią jednego z naszych klientów: AEGON (Profitowi.pl). Dla porównania zwykły proces, gdy dokument jest tworzony w edytorze tekstu, drukowany i podpisywany “na mokro”, może zająć od 15 minut (w idealnej sytuacji, gdy pod ręką jest drukarka i wszystkie strony do podpisu), do nawet kilku tygodni (jeśli strony są w różnych miastach, bądź krajach i trzeba polegać na kurierach). Dlatego też warto skorzystać z Pergaminu, który znacznie przyspiesza ten proces, a Ty możesz się skupić na innych zadaniach!