Jedną z podstaw efektywności biznesowej jest skuteczne zarządzanie umowami. Proces, który składa się z kilku etapów, przysparza firmom mnóstwa problemów. To jak wspinaczka po górach. Chcemy ze szczytu podziwiać niesamowity widok, a tymczasem walczymy z przeciwnościami, aby się na niego dostać. Sprawdźmy zatem, jakie problemy z zarządzaniem umowami napotykają firmy na swojej drodze do sukcesu. Czy dotyczą one również Twojego biznesu?
Umowy stanowią podstawę relacji biznesowych, ale nie tylko. Regulują m.in. zasady współpracy pomiędzy firmami, a także zatrudnienie pracowników. O tym, ile dla biznesu znaczy dobrze sformułowany i podpisany dokument, właściciele firm i osoby odpowiedzialne za ten obszar przekonują się każdego dnia. Niestety skuteczne działanie na tym polu nie jest możliwe, jeśli na przeszkodzie stoją problemy z zarządzaniem umowami. Czy takich utrudnień można uniknąć i czy przedsiębiorcy muszą godzić się na niedogodności związane z papierologią? Rozstrzygniemy tę kwestię w następnych artykułach. Na razie przyjrzyjmy się typowym problemom z zarządzaniem umowami w firmie i z czego one wynikają.
Tworzenie umowy
Przygotowanie umowy to zebranie w jednym dokumencie wszystkich uzgodnionych postanowień. Ta z pozoru prosta czynność wcale taka nie jest, gdy zderzymy ją z rzeczywistością.
Przygotowywanie umowy punkt po punkcie, szczególnie dla osób, które nie są prawnikami, może okazać się problematyczne. Trudne słownictwo i konieczność nadania właściwego sensu postanowieniom, aby były zgodne z ustaleniami, to nie lada wyzwanie.
Procesowi tworzenia umowy towarzyszy stres ze względu na ciężar odpowiedzialności. Koszt nieprawidłowo przygotowanej umowy jest dość wysoki – może wręcz doprowadzić do rezygnacji przez kontrahenta z jej podpisania.
Do tego wszystkiego dochodzi kwestia czasu. Tworzenie umów oznacza niekiedy godziny pracy. Można ją podzielić na kilka etapów.
- Stworzenie samego dokumentu.
- Weryfikacja dokumentu.
- Nanoszenie poprawek.
- Ponowne sprawdzenie treści.
Każdy kolejny błąd dokumencie wiąże się z ponawianiem poprawek i weryfikacją jego poprawności.
Niekorzystanie z narzędzi umożliwiających negocjacje
Podczas negocjacji z kontrahentami rzadko kiedy podejmujemy się korzystania z narzędzi, które pozwalają wymieniać się argumentami, gdy obie strony mają jednocześnie dostęp do umowy. To rodzi niepotrzebną zwłokę w powstaniu ostatecznego dokumentu. Wymaga również dodatkowego czasu na przemyślenie tego, jak konkretny zapis miałby brzmieć.
Kształt umowy, powstający po zakończeniu negocjacji, może być inny niż określony podczas rozmów. Wtedy rozbieżności wpływają na kolejne opóźnienia, a także rodzą wątpliwości co do zasadności dalszej współpracy.
Sprawdź również: 5 porad jak przyspieszyć negocjacje
Zarządzanie zmianami
Rzadko kiedy udaje się za pierwszym razem przygotować umowę, która od razu zostaje zaakceptowana przez zespół, a następnie osoby podpisujące. Niestety w tym przypadku korzystamy najczęściej z przesyłania sobie mailem plików w formacie .doc (.docx) z komentarzami lub naniesionymi poprawkami. Nagromadzenie informacji może oznaczać problemy z odnalezieniem się w strukturze dokumentu i pośród oczekiwanych zmian.
Efektem jest dokument, który nie zawiera wszystkich naniesionych poprawek. Tu ponownie w grę wchodzi czas, jaki musimy poświęcić na dokładne przejrzenie wszystkich propozycji i modyfikację umowy. Zamiast przygotowywać dokument związany z kolejną współpracą, biznes nadal czeka na wstrzymane prace, co wpływa na zablokowanie dalszych działań.
Skontaktuj się z nami i opowiedz o swoich problemach z umowami!
Brak świadomości o stanie dokumentu
W całym procesie tworzenia umowy zainteresowane strony często nie mają wiedzy, co się z nią aktualnie dzieje, kto się z nią zapoznaje i jakie uwagi wprowadza. Wysłaliśmy ją mailem do zespołu, ale odpowiedź przychodzi dopiero po jakimś czasie.
Podobnie kiedy dostarczyliśmy umowę w wersji elektronicznej do zapoznania się z nią osobom podpisującym. Żeby przekonać się, na jakim etapie znajdują się prace nad umową, musimy sami zainicjować kontakt i uzyskać niezbędne informacje.
Co więcej, historia ta powtarza się, kiedy korzystamy z papierowej formy umów. Wysyłanie dokumentów kurierem sprawia, że nie możemy monitorować ich bieżącego statusu. Dość szeroko ten temat omawialiśmy w tekście: Podpis umowy online – nie trać czasu na kuriera i rób to przez internet!
Niekorzystanie z narzędzi umożliwiających przechowywanie umów oraz ich szybkie odszukanie
W wielu firmach nadal przepastne szafy z segregatorami są elementem codzienności. Odszukanie w nich jakiegokolwiek dokumentu jest możliwe, ale bardzo czasochłonne. Ma to ogromne znaczenie, kiedy umowa dobiega końca, a potrzebne jest jej przedłużenie lub ponowne negocjowanie.
Jeśli już firmy podejmują się przechowywania wersji cyfrowych, często nie korzystają z narzędzi, które na to pozwalają oraz umożliwiają błyskawiczne ich odszukanie. Skany umów nie zawsze są dostępne w jednym miejscu.
Rozwiązaniem wydaje się korzystanie z dysku współdzielonego, jednak pojawia się problem z jednolitym nazewnictwem plików, co wywołuje trudności w ich odnalezieniu. Co więcej, sporo firm ogranicza dostęp do dysku tylko dla osób logujących się z biura. Jeśli zatem pracujemy z domu lub jesteśmy u kontrahenta, nie możemy szybko zweryfikować umowy. Mamy wtedy związane ręce.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie umowami w firmie przekłada się na skuteczność naszego biznesu. Niestety wiele firm nadal boryka się z licznymi problemami z tym związanymi. Pojawiają się one już na etapie negocjacji oraz tworzenia umowy. Kolejne procesy, zamiast być ułatwieniem, wywołują następne problemy. To powoduje, że biznes nie może działać sprawnie, co rzutuje na jego konkurencyjność na rynku.
