Jak przyspieszyć negocjacje umów?

5 porad jak przyspieszyć negocjacje umów

Udostępnij ten wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Negocjacje to najbardziej ekscytujący etap na drodze do podpisania umowy. Wybór strategii, poznanie kontrahenta, wymiana argumentami, to wszystko brzmi niczym “Sztuka wojny” Sun Tzu. Chcemy uczestniczyć w takiej rozgrywce, ale wtedy, gdy widzimy szansę dojścia do porozumienia w krótkim czasie. Co zatem zrobić, aby przyspieszyć negocjacje umów? Mamy dla Was 5 cennych porad!

Z tego tekstu dowiesz się:

Nie od dziś wiadomo, że samo podpisanie umowy to ostatni element całej układanki. Wcześniej trzeba wynegocjować odpowiednie warunki. To może być niełatwą sztuką, niczym taniec z nieznaną osobą, poznając i próbując zrozumieć się wzajemnie, aby nie dopuścić do potknięcia się o siebie. Omawiany “taniec” w biznesie jest bardzo często drogą do osiągnięcia wymiernych korzyści. Jeśli jednak spojrzymy na negocjacje z innej perspektywy, to przekonamy się, że potrafią się znacząco przedłużyć. Dlatego przygotowaliśmy kilka porad, które pomogą w ich przyspieszeniu.

Co to są negocjacje?

Negocjacje umowy to sposób naszej komunikacji z drugą stroną. Chcemy w ten sposób doprowadzić do kompromisu lub konsensusu. Podczas negocjacji korzystamy z różnych argumentów i taktyk negocjacji. Wszystko po to, aby w umowie zostały zagwarantowane strategiczne z punktu widzenia naszego biznesu postanowienia. Wyzwań mamy zatem wiele. Wymagają one sporego zaangażowania oraz poświęcenia czasu, ale wielokrotnie przekonujemy się, że ta gra jest warta świeczki.

Negocjacje umów – dlaczego są ważne?

Nim przejdziemy do naszych porad, odpowiedzmy sobie na ważne pytanie: dlaczego negocjacje są ważne? Pierwsza bowiem na myśl przychodzi korzyść. Jednak nie jest ona jednostronna. Musimy pamiętać, że negocjacje prowadzą do kompromisu bądź też konsensusu – w zależności od sytuacji. Zatem zarówno my, jak i nasi kontrahenci musimy coś zyskać w drodze negocjacji umowy. 

Odpowiednie przygotowanie i poprowadzenie takich rozmów przekłada się nie tylko na same zapisy w dokumencie. Negocjacje wpływają również na nasz wizerunek, dalszą współpracę i realizowanie postanowień umowy. Pozwalają nam na dogranie wielu tematów. 

Negocjacje umów sprawiają, że wszystko staje się klarowne. Przez to też nasze wspólne działanie z kontrahentami jest bardziej owocne. Ponadto, negocjacje i ich przebieg wskazują, że jesteśmy godnymi partnerami biznesowymi.

Najczęściej negocjowane przez strony warunki umowy

Źródło: Raport „Most Negotiated Terms 2020” sporządzoney przez World Commerce & Contracting

Jak przyspieszyć negocjacje umów?

Negocjacje umowy to droga, którą dobrze jest podążać, gdy wraz z innym biznesem mamy wspólne interesy. Warto także do nich przystąpić, kiedy my i nasz kontrahent jesteśmy na to gotowi. Aby jednak podjąć się negocjacji umowy, musimy się do nich przygotować. Takie działanie nie tylko poprawi jakość prowadzonych przez nas rozmów, ale również je przyspieszy. 

Wyznacz sobie minimum uzyskiwanych korzyści

Negocjowanie może przybierać różne formy osiągania zamierzonego celu. Jedną z nich jest kompromis, czyli pójście na obopólne ustępstwa. Drugą zaś jest konsensus, rozumiany jako wspólne wypracowanie jednolitego stanowiska. W obydwu przypadkach istotne jest, abyśmy wyznaczyli sobie minimum korzyści, jakie musimy uzyskać. 

Sformułowanie priorytetów pomoże w jasnym wyrażeniu naszego stanowiska oraz ewentualnych ustępstwach. Pamiętajmy, że nigdy nie mogą one schodzić poniżej wcześniej określonych oczekiwań.

Nie wątp w swoje racje

Wspomniane już priorytety to również punkt wyjścia do zachowania pewności w trakcie negocjacji umowy. Dzięki niej nie dopuszczamy do zwątpienia w swoje racje. Jako biznes wiemy bowiem, co chcemy uzyskać, jaką pracę w to wkładamy oraz jaka jest jej wartość. Argumenty używane przez drugą stronę nie powinny wywoływać w nas poczucia niepewności. W przeciwnym razie będziemy skłonni na większe ustępstwa (nawet naruszające nasze minimum korzyści), nie wierząc we własny produkt lub zakres prac.

Poznaj techniki negocjacji

Na przyspieszenie negocjacji umowy wpływa również to, czy zapoznamy z postawami oraz taktykami, które mogą przyjmować nasi kontrahenci. Wiedza na ten temat pozwoli nam na przyjęcie odpowiedniej strategii. Jednocześnie szybciej rozpoznamy postawę i taktyki stosowane przez drugą stronę. Łatwiej będziemy mogli realizować nasz plan na negocjacje. 

Wśród popularnych taktyk negocjacji wymienia się: 

  • dobry policjant, zły policjant – dwie osoby uczestniczące w negocjacjach po jednej ze stron prezentują odmienne nastawienie do negocjacji. Jedna jest zdenerwowana, pobudzona i przedstawiane przez nią warunki “mają być spełnione” (zły policjant). Z kolei druga jest spokojniejsza, bardziej ugodowa (dobry policjant), 
  • pozorne ustępstwa – pójście drugiej stronie na rękę w pewnych kwestiach, które są dla niej ważne, jednak dla nas nie przedstawiają żadnej lub znikomą wartość, 
  • wilk w owczej skórze – prezentowanie postawy nieporadnej osoby, bez doświadczenia w negocjacjach, ukrywając prawdę o faktycznych umiejętnościach w tej dziedzinie, aby uśpić czujność drugiej strony,
  • próbny balon – przedstawienie drugiej stronie propozycji, która w jej odczuciu jest absurdalna, tym samym zdobywając informacje na temat rzeczywistych możliwych ustępstw w odpowiednich kwestiach,
  • optyk z Brooklynu – postępująca realizacja celu poprzez obserwowanie reakcji lub jej braku u drugiej strony negocjacji i dodawanie kolejnych punktów umowy, aby wybadać granice, których nie pozwoli przekroczyć druga strona,
  • nagroda w raju – obiecanie kontrahentowi korzyści w przyszłości (które prawdopodobnie nigdy nie zostaną zrealizowane) w zamian za pewne ustępstwa.

Opanuj emocje

Emocje w wielu przypadkach są złym doradcą. Podczas negocjacji umów również. Działanie w sferze biznesowej wymaga zachowania od nas zimnej krwi. O ile przygotowanie do rozmów wzbudza w nas dreszczyk emocji, o tyle musimy go opanować podczas samych negocjacji. W przeciwnym razie można zaprzepaścić dotychczas wypracowaną pozycję. 

Emocje mogą również zdradzać nasze słabe strony. Ponadto, zaciemniają obraz, przez co istnieje ryzyko, że opacznie zrozumiemy drugą stronę. Wtedy też może dojść do zakończenia rozmów. Czas na emocje przyjdzie po pomyślnym zakończeniu negocjacji.

Negocjuj przez internet

Negocjowanie na odległość kiedyś mogło być problemem. Postęp technologiczny i rozwój aplikacji go rozwiązały. Kiedy pracujemy nad umową, możemy ją negocjować w Pergaminie. Mając przed sobą draft dokumentu, łatwiej jest o nim rozmawiać. Wymiana naszych argumentów może odbywać się za pomocą komentarzy. Są one dostępne w formie publicznej – widoczne dla drugiej strony oraz wewnętrznej – przeznaczone dla naszego zespołu. Dzięki temu, podczas negocjacji może powstać cała umowa z odpowiednimi zapisami. Zamiast czekać, na jej sporządzenie i dostarczenie, można ją podpisać online. To w znacznym stopniu przyspiesza nasze negocjacje oraz zawarcie kontraktu.

Podsumowanie

Negocjacje warunków umowy dążą do wypracowania jej kształtu korzystnego dla nas oraz drugiej strony. Przyspieszenie tego procesu możliwe jest dzięki wcześniejszemu przygotowaniu. Jeszcze większe oszczędności czasu przynosi negocjowanie umów w Pergaminie. Możliwe jest bowiem błyskawiczne stworzenie ostatecznej wersji dokumentu i jego podpisanie. Ma to ogromny wpływ na naszą dalszą współpracę z kontrahentami, a także biznesową atrakcyjność.

Zobacz, jak łatwo podpisać umowy przez internet.

Zamów darmową prezentację platformy Pergamin!