Zapomnij
o formalnościach. Błyskawicznie rekrutuj najlepszych kandydatów!

Przyspieszaj rekrutację i redukuj koszty. Skup
się na sprawnym pozyskaniu pracowników
oraz zwiększaniu przychodów firmy, zamiast myśleć
dokumentach. Twoje umowy będą się tworzyć
i podpisywać w tle innych działań, naprawdę ważnych dla Twojego biznesu.

Jak pomagamy optymalizować
procesy HR-owe?

Mateusz Król

Team Leader Zespołu Rekrutacji

„Nasza agencja zajmuje się kierowaniem pracowników do pracy tymczasowej w Niemczech. System Pergamin pozwala na przechowywanie dokumentów, w tym także umów w jednym miejscu, dzięki czemu znacznie ograniczyliśmy dokumentację papierową. Nie ulega wątpliwości, że elektroniczna forma dokumentacji jest bardziej przystępna od wersji tradycyjnej dla naszych pracowników.”

Odpowiedz na potrzeby rynku, wygodnie
zawierając umowy na odległość

Pracownicy coraz bardziej cenią sobie szybkość reakcji działów HR. Sprawny, zautomatyzowany proces rekrutacji i
onboardingu pozwala pozyskać najlepszych kandydatów z rynku, również w tak wymagających branżach jak IT.
Z Pergaminem zredukujesz koszty i czas dzięki szybszemu obiegowi umów podpisywanych z kandydatami.

Poznaj najważniejsze funkcjonalności!

Bezpośrednia wysyłka umowy
z platformy do podpisu.

Dodawanie aneksu i innych załączników do umowy głównej jednym kliknięciem.

Łatwe odszukiwanie dokumentów
z wykorzystaniem filtrów.

Śledzenie statusu umowy
i monitorowanie postępu procesu.

Powiadomienie e-mail o podpisaniu
umowy bądź innego dokumentu.

Masowe podpisywanie oraz pobieranie aneksów i umów.

Zawieraj umowy HR-owe szybciej
i efektywniej

Przewaga nad konkurencją

Rekrutuj szybko i sprawnie najlepszych kandydatów w nawet najbardziej konkurencyjnych branżach, w których tempo reakcji jest kluczowe dla pozyskania pracownika. Podpisuj błyskawicznie zarówno umowy krótkoterminowe z pracownikami tymczasowymi, jak i umowy o pracę.

Koniec z umowami
zawieszonymi w próżni

Zachowasz porządek w dokumentach i zaoszczędzisz czas zespołu poświęcony na poszukiwania umów i aneksów. Z Pergaminem zawsze będziesz na bieżąco ze statusem dokumentu, a o podpisaniu umowy przez pracownika otrzymasz elektroniczne powiadomienie.

Skończ z kosztowną
wysyłką drukowanych dokumentów

Przygotujesz online dokumenty rekrutacyjne, bez konieczności angażowania pracownika, który może podpisać je online z każdego miejsca
na świecie. Oszczędzisz czas i koszty
na wysyłkach i dojazdach.

Większa elastyczność procesu

Pergamin dopasuje się Twoich potrzeb. Przekazuj pracownikowi dokument do uzupełnienia albo podpisania. Jeśli wolisz, uzupełnij go samemu - ręcznie bądź automatycznie, a następnie wyślij go pracownikowi do podpisu. W przypadku gdy odkryjesz błąd, aż do momentu podpisania możesz nanieść poprawkę na wysłanym pracownikowi dokumencie i nie cofać się w procesie.

Twórz dokumenty bez pomyłek

Do tej pory błędy w umowach mogły skutkować stratami finansowymi i wizerunkowymi, których każdy woli uniknąć. Z Pergaminem nawet jeśli strona umowy zgłasza błąd w umowie, zmiana jest szybka, nie blokuje procesu, a tworzenia dokumenty nie trzeba zaczynać od nowa.

Wygodna współpraca
z Państwową Inspekcją Pracy

Udostępniaj dokumenty do kontroli online lub drukuj je i eksportuj –
w zależności od potrzeb kontrolera.

Podpisuj umowy o pracę online podpisem hybrydowym

W efekcie nowej interpretacji przepisów prawa pracy
można już zawierać umowę podpisem hybrydowym czyli:

– kwalifikowanym ze strony pracodawcy,

– SMS-em, czyli w formie dokumentowej, po stronie pracownika.

 

 

Czytaj więcej o zastosowaniu podpisu hybrydowego do zawierania umów o pracę >> 

To sposób w 100% bezpieczny dla pracodawcy
i wygodny dla kandydata.

Nie masz podpisu kwalifikowanego? Jesteśmy autoryzowanym
partnerem Asseco Data Systems i KIR-u (mSzafir). Zdalnie zweryfikujemy Twoją
tożsamość i wydamy Ci mobilny podpis kwalifikowany
potrzebny do zawarcia umowy online.

Automatyzacja
procesów HR-owych

Które z dokumentów można podpisać podpisem kwalifikowanym, a które zwykłym podpisem online?

Jakie podstawy prawne pozwalają na zawarcie umowy o pracę podpisem hybrydowym?

Czym różnią się od siebie różne rodzaje podpisów elektronicznych?

Pobierz bezpłatny przewodnik dla HR-ów  
„39 dokumentów HR, które podpiszesz elektronicznie”

FAQ

1. Skąd wiem, że dokument podpisany online jest ważny i wiarygodny?

W Pergaminie po podpisaniu umowy przez obie strony do dokumentu zostaje wygenerowany i dołączony certyfikat podpisu elektronicznego. Potwierdza on podpisanie dokumentu i zawiera dane osób podpisujących oraz dodatkowe dane, określające moment złożenia podpisu online. Certyfikat jest wystarczającym potwierdzeniem zawarcia umów – nie trzeba ich dodatkowo drukować i podpisywać długopisem.

2. Jakie dokumenty HR-owe można zawrzeć dzięki platformie do zawierania dokumentów online?

Do dokumentów najczęściej wykorzystywanych w działach HR, które można zawierać
całkowicie online, zalicza się: umowę o pracę, umowę zlecenie, umowę o dzieło, kontrakty
B2B oraz wszystkie pozostałe umowy cywilnoprawne.

3. Czy dokumenty HR-owe zawierane online muszę przechowywać też w wersjach papierowych?

Przepisy definiują, że trzeba wybrać jeden sposób przechowywania umów. Jeśli decydujesz się na obsługę dokumentów online, powinieneś przenieść wszystkie dokumenty do e-teczki i zadeklarować w urzędzie, że decydujesz się na elektroniczny sposób przechowywania umów i od tej pory będą one dostępne w archiwum online. Możesz też wykorzystać Pergamin do przyspieszenia czasu podpisania umów nawet o 90%, a pozostałe etapy związane z dokumentacją załatwiać, wykorzystując tradycyjne podejście i papierowe dokumenty.

4. Czy umowy HR-owe zawarte w Pergaminie mogą wpaść w niepowołane ręce?

Nie. Umowy zawierane z pracownikami, które przechowywane są w e-segregatorze Pergaminu, posiadają zabezpieczenia przed osobami trzecimi i próbami nieuprawnionej modyfikacji ich treści.

5. Skąd wiem, że umowę podpisała właściwa osoba?

Weryfikacja osoby korzystającej z podpisu online odbywa się na podstawie numeru telefonu. Strona, z którą zawierana jest umowa, otrzymuje wiadomość SMS z unikatowym kodem. Dopiero po wprowadzeniu go w odpowiednie pole, możliwe jest podpisanie się pod dokumentem.

Chcesz skrócić czas od ustaleń biznesowych
do podpisu umowy w innych branżach lub procesach?

Uzyskuj szybciej
przychód z programem
do tworzenia umów

Pokażemy Ci, jak tworzyć smart umowy
i usprawnić pracę z dokumentami w Twojej firmie.