Kto z HR-ów nie robił nadgodzin przy okazji zmian w Kodeksie pracy, niech pierwszy rzuci kamieniem! Nawet 98% działów HR ma problem z generowaniem umów i aneksów. Jednocześnie postępująca recesja oraz coraz większe wymagania stawiane zespołom HR prowadzą do szukania nowych rozwiązań i optymalizacji manualnych procesów, takich jak aneksowanie umów. W takim przypadku pomocne może okazać się wystartowanie… od zera, a dokładnie od pakietu „zero”, przygotowanego przez Pergamin. Czytaj dalej, żeby dowiedzieć się, czym jest pakiet dokumentów dla pracowników na start!
Z artykułu dowiesz się:
- Czym jest pakiet „zero” od Pergaminu?
- Jak pakiet „zero” wpływa na przyspieszenie zatrudnienia?
- Co zyska dzięki pakietowi startowemu zatrudniany kandydat, a co pracownik działu HR?
- Dlaczego dokumenty online są najlepszym rozwiązaniem dla zespołów HR w dużych firmach?
- Ile czasu można odzyskać dzięki sprawnemu generowaniu aneksów i umów?
- Jakie są benefity płynące z zastosowania umów online?
Zmiany w prawie pracy w 2023 roku były dobrą motywacją, aby przyjrzeć się dokumentacji firmowej swoich pracowników i poszukać rozwiązań, które mogą zdjąć z pomniejszonych w wyniku wyzwań gospodarczych zespołów HR ciężar zarządzania dokumentami. Drogie i nieefektywne procesy, takie jak ręczne tworzenie i wysyłka aneksów dla wszystkich pracowników, odchodzą w zapomnienie, ponieważ są nieopłacalne pod każdym względem.
Zatrudnianie nowych pracowników a zmiany w prawie pracy
Jak usprawnić komunikację z pracownikami, kiedy zmiany w prawie narzucają wymianę większej liczby dokumentów? Dotychczas wyglądało to następująco:
Dokumenty uzupełniane przez kandydata zajmowały sporą część akt osobowych, co było znacznym obciążeniem dla każdej ze stron umowy. Kandydat musiał je wydrukować, sprawdzić, wypełnić i dostarczyć z powrotem do działu kadrowego. Dział HR sprawdzał natomiast, czy wszystko jest prawidłowo wypełnione. Jeśli weryfikacja dokumentów przebiegła prawidłowo, papiery mogły trafić do teczki, zajmując tym samym kolejną niezagospodarowaną przestrzeń na półce (lub zacząć piętrzyć się na podłodze). Jeżeli jednak pojawiał się błąd, paczka dokumentów była odsyłana i cały proces się powtarzał. W ten sposób przyjęcie nowego pracownika do firmy rozciągało się w czasie.
Zmiany wprowadzone do regulaminu pracy – w szczególności te, które dotyczą zagadnienia pracy zdalnej – wymusiły na pracodawcach zmianę w podejściu do zawierania umów ze swoimi pracownikami. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów i odciążyć ich od papierowych formalności, Pergamin stworzył specjalny pakiet z cyfrowymi dokumentami, który nazwaliśmy pakietem „zero” od Pergaminu.
Pakiet „zero” od Pergaminu
Pakiet startowy „zero” to rozwiązanie od Pergaminu, z którego chętnie korzystają zespoły HR. Jest to zbiór dokumentów niezbędnych do zatrudnienia pracownika online. Rozwiązanie zawiera wszystkie dokumenty cyfrowe dla pracownika, takie jak umowy online, wnioski, deklaracje, oświadczenia, zgłoszenia, porozumienia i opisy stanowisk. Taka paczka dokumentów może być modyfikowana i rozbudowywana w zależności od potrzeb, a następnie archiwizowana w e-teczce pracowniczej.
Korzystanie z pakietu „zero” umożliwia pracę z dokumentami 100% online i pozwala:
- odzyskać 70% czasu pracy HR Managera;
- przyspieszyć 10 razy procesy;
- obniżyć o 75% koszty;
- odzyskać inwestycję w Pergamin już po 3 miesiącach.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wygląda praca z pakietem na start dla pracownika z perspektywy działu HR, a jak z perspektywy pracownika.
Pakiet startowy z perspektywy działu HR
Informacja o wysłaniu dokumentu jest dostarczana do autora za pomocą maila. Wystarczy w niego wejść, aby zobaczyć, które cyfrowe dokumenty zostały już podpisane.
O tym, czy podpis został już złożony, możemy dowiedzieć się po wejściu w zakładkę Organizacje. Aby sprawdzić, które dokumenty wciąż oczekują na podpis użytkownika lub są w trakcie podpisu, wystarczy zmienić status na Podpisany lub W trakcie podpisu, a aplikacja sama przefiltruje, a następnie wskaże potrzebne dokumenty.
Pakiet „zero” z perspektywy pracownika
Dokument online w Pergaminie można podpisać, nawet jeśli użytkownik nie posiada konta w systemie. Aby to zrobić, należy wejść w zaproszenie do dokumentu oraz kliknąć Zobacz więcej. Po wykonaniu takiej czynności zobaczymy widok jednorazowego logowania do systemu, gdzie należy wpisać jednorazowy kod otrzymany na adres e-mail.
Kolejnym krokiem jest zaakceptowanie zaproszenia do umowy, a następnie jej wyświetlenie. Następnie wpisujemy swoje imię i nazwisko, które będzie widoczne na cyfrowym dokumencie oraz na certyfikacie podpisu. Na tym etapie możemy również utworzyć swoje konto na stałe. Po uzupełnieniu danych zostanie wyświetlona umowa online, która po zapisaniu jest gotowa do podpisania.
Po uzupełnieniu dokumentów online możemy zapisać umowę w formie elektronicznej, a następnie podpisać ją podpisem SMS. W tym celu w puste pole wpisujemy numer telefonu, na który zostanie wysłany kod SMS.
Po wpisaniu kodu otrzymanego SMS-em wciskamy przycisk Podpisz. Po zakończeniu animacji otrzymujemy powiadomienie, że nasz dokument online został podpisany. Na samym dole dokumentu zobaczymy Certyfikat podpisu. Umowa online podpisana w sposób elektroniczny może być pobrana do PDF za pomocą przycisku mieszczącego się w prawym górnym rogu panelu użytkownika.
Przykład wdrożenia pakietu „zero” od Pergaminu w firmie BPiON Services
Wykorzystanie Pergaminu w firmie BPiON odbyło się na dwóch płaszczyznach: w obsłudze własnych procesów HR-owych i obsłudze procesów HR-owych swoich klientów.
Managerowie HR mogą teraz w prosty sposób dodawać załączniki do dokumentów online udostępnianych przyszłemu pracownikowi za pomocą platformy. Kandydat zapoznaje się ze wszystkimi zapisami umowy i podpisuje ją podpisem elektronicznym na długo przed dniem rozpoczęcia współpracy.
Zespół wdrożenia szablonów w Pergaminie wprowadził dla BPiON wszystkie szablony, z których korzysta firma w zakresie pakietu „zero”. Do pakietu startowego dla pracowników BPiON zostały wprowadzone między innymi:
- karty obiegowe,
- wnioski i oświadczenia do ZUS-u,
- wnioski i zgłoszenia niezbędne do dokumentacji HR-owej
- porozumienie dotyczące pracy zdalnej, wprowadzone wraz ze zmianą przepisów w prawie pracy.
Candidate experience, czyli lepsze doświadczenie kandydatów dzięki dokumentom online – case study klienta
Dzięki możliwości zawierana wszystkich umów z pakietu startowego online zatrudnienie nowego pracownika przebiega o wiele łatwiej i sprawniej. Co więcej, firma BPiON robi ogromny krok w stronę prowadzenia firmy w duchu paperless. Wysyłanie wszystkich cyfrowych dokumentów drogą elektroniczną oznacza również dużą oszczędność kosztów związanych z dojazdami, drukowaniem i nadawaniem poczty.
Jeśli istnieje rozwiązanie, które pozwala na zadbanie o komfort kandydatów, pracowników, ma pozytywny wpływ na ekologię, a oprócz tego pozwala pozwala zaoszczędzić do kosztów firmy – dlaczego nie wprowadzić go już teraz?
