Zatrudnienie nowego pracownika obejmuje konieczność podpisania z nim umowy. Ta z pozoru prosta czynność wcale nie należy do najłatwiejszych. Pracodawca musi bowiem przygotować wszystkie dokumenty i je wydrukować. Do tego niezbędne jest stawiennictwo przyszłego pracownika w biurze. Tym samym obydwie strony poświęcają sporo czasu. Zwłaszcza gdy zatrudniana osoba musi dotrzeć do siedziby z innego miasta. Ponadto w niektórych branżach dobry pracownik jest rozchwytywany. Zatem trzeba jak najszybciej podpisać z nim umowę, aby nie zrobiła to inna firma. Jak więc rozwiązać ten problem? Okazuje się, że najszybszą drogą jest zawarcie umowy o pracę przez internet. Jak to zrobić?
Podpisanie przez internet umowy o pracę – czy to możliwe?
Zatrudnienie pracownika, który jest rozchwytywany przez inne firmy, trzeba przeprowadzić bardzo szybko. Najważniejsze, to podpisanie z nim umowy o pracę. Najlepiej to zrobić w najwygodniejszej dla pracownika formie, czyli przez internet. Wtedy mamy pewność, że dołączy on do naszego zespołu, a nie innego.
Po zatrudnieniu można mu dostarczyć na piśmie jednostronicowe potwierdzenie ustaleń w zakresie pracy i płacy. Taki dokument może być wystawiony przez księgową lub kadrową, po wcześniejszym udzieleniu im pełnomocnictwa.
Przepisy prawa przewidują kilka form czynności prawnych: pisemną, dokumentową oraz elektroniczną. Chociaż sam kodeks pracy mówi o umowie na piśmie, to jednocześnie nie przekreśla innych możliwości. Wręcz dopuszcza zawarcie jej w innej postaci. Należy jednak dostarczyć później pracownikowi w formie pisemnej informacje na temat stron umowy, jej rodzaju oraz warunków.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat powyższych prawnych regulacji? Przeczytaj opinię prawną adwokata Piotra Owczarka z kancelarii CGO Legal Counseling.
Umowa o pracę – jak ją podpisać przez internet?
Często słyszymy, że strony wysyłają do siebie umowę o pracę drogą mailową. To jednak nie do końca wygodna forma. Chociażby z uwagi na brak możliwości jej edycji i potrzebny do tego czas. W dodatku nowo zatrudniana osoba może nie mieć do końca pewności co do słuszności takiej formy. Może mieć obawy, że jednak umowa nie została zawarta.
Umowę o pracę przez internet można zawrzeć szybciej i pewniej w Pergaminie. Platforma udostępnia zupełnie za darmo wzór takiego dokumentu. Zawiera on szereg niezbędnych zapisów, których pracodawca już nie musi przygotowywać. Wystarczy jedynie uzupełnić inteligentne pola odpowiednimi danymi, takimi jak:
- obowiązki pracownika,
- czas, na jaki jest zawierana umowa,
- stanowisko,
- wymiar pracy
- kwestie związane z wynagrodzeniem.
Uzupełniony w ciągu kilku chwil wzór umowy o pracę trafia do zatrudnianej osoby. Otrzyma ona powiadomienie mailowe, że może zapoznać się z dokumentem. W razie pojawienia się niezrozumiałych kwestii może skorzystać z komentarzy, aby je wyjaśnić. Pojawią się one w czasie rzeczywistym, co ułatwia komunikację obydwu stron.
Do samego zapoznania się z dokumentami oraz ich podpisania online przyszły pracownik nie potrzebuje żadnego konta. Nie jest również konieczne korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez pracodawcę oraz zatrudnianą osobę. Samo parafowanie umowy o pracę sprowadza się do 3 prostych kroków:
- Kliknięcie przycisku „Podpisz”.
- Wpisanie numeru telefonu.
- Wprowadzenie kody weryfikacyjnego otrzymanego smsem.
Pracodawca oraz przyszły pracownik otrzymują certyfikat, potwierdzający złożenie podpisów online. Widnieją na nim imiona i nazwiska, daty wykonania tych czynności, informacje na temat przeglądarki internetowej, a także adresy IP. Obydwie strony otrzymują również potwierdzenia mailowe, a w nich linki do pobrania umów o pracę w formie PDF.
Co daje zawarcie umowy przez internet z wykorzystaniem Pergaminu?
Dziś liczy się czas, jaki poświęcamy na załatwianie spraw oraz ich ułatwienie. Pergamin umożliwia zawarcie umowy o pracę przez internet w dość prosty sposób. Nie trzeba bowiem żmudnie przez kilka godzin przygotowywać kolejnego dokumentu od zera. Można skorzystać ze wzoru umowy o pracę, który wystarczy uzupełnić. Zajmie to kilka minut.
Pergamin nie wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednak osoby zainteresowane taką możliwością mogą skorzystać z integracji platform z Asseco SimplySign.
Skorzystanie z podpisu online w Pergaminie nie wymaga ponoszenia żadnych kosztów. Potwierdzeniem podpisania umowy o pracę jest wygenerowany certyfikat. To daje pewność parafowania dokumentu pracodawcy oraz pracownikowi. Samo złożenie podpisu jest szybkie i intuicyjne.
Umowa o pracę zawarta z wykorzystaniem Pergaminu nie musi być drukowana. Nie ma konieczności wysyłania jej kurierem. Nie musi być również wysyłana mailem – zadba o to platforma. Jednocześnie Pergamin umożliwia dostęp do umowy w dowolnym czasie, a także z każdego urządzenia. Można ją więc podpisać nawet podczas spotkania online.
Zawarcie umowy o pracę w Pergaminie jest w pełni legalne. Platforma bazuje bowiem na formie dokumentowej. Co więcej, podpis online jest zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Zatem jest to forma honorowana na terenie państw w ramach Unii Europejskiej, a także w większości krajów poza nią.
Zawieranie umów o pracę za pomocą podpisu hybrydowego w Pergaminie
Od dłuższego czasu w Pergaminie oferujemy możliwość zawierania umów o pracę bez konieczności dostarczania pracownikowi informacji o warunkach umowy w formie pisemnej. Cały proces od ustaleń do podpisu może odbywać się teraz wyłącznie w formie elektronicznej. Jak to możliwe? Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła swoje stanowisko w kwestii zawierania umów o pracę z wykorzystaniem podpisów elektronicznych na konferencji, która odbyła się w listopadzie 2021 roku.
W przeciwieństwie do rozwiązania przedstawianego w poprzednich akapitach, aby skorzystać z podpisu hybrydowego pracodawca będzie potrzebował jedynie podpisu kwalifikowanego od Asseco. Nowozatrudniony pracownik podpisze umowę podpisem elektronicznym, np. w formie SMS-a, bez konieczności zakładania konta w Pergaminie. Po więcej informacji o naszym rewolucyjnym rozwiązaniu zapraszamy tutaj.
Podsumowanie
Wiele firm coraz chętniej spogląda w kierunku nowych technologii i możliwości, jakie daje internet w załatwianiu spraw naszego biznesu. Znaczna część procesu rekrutacji prowadzona jest z wykorzystaniem dostępnych w sieci narzędzi. Pergamin umożliwia proste i szybkie doprowadzenie tych działań do końca. Zawarcie umowy o pracę przez internet jest bowiem możliwe dzięki obowiązującym przepisom. Wykorzystanie do tego Pergaminu upraszcza całą procedurę. Jest ona zatem krótsza, mniej wymagająca dla pracodawcy. Z kolei przyszłemu pracownikowi zapewnia łatwiejszy dostęp do umowy i pewność jej podpisania.
