• PL
  • ENG

Podpisanie umowy o pracę przez internet – jak to zrobić?

Umowa o pracę to z punktu widzenia przyszłego pracownika najatrakcyjniejsza forma zatrudnienia. Niczym zostanie padawanem, który w przyszłości może osiągnąć rangę Mistrza Jedi. Z taką formą zatrudnienia wiążą się przywileje pracownicze czy też uzyskanie lepszych warunków kredytowych w banku. Jednak zawieranie umowy o pracę na odległość to nadal wyzwanie dla wielu pracodawców. Często rezygnuje się z tej formy na rzecz osobistego stawiennictwa w firmie przez zatrudnioną osobę. Jak zawrzeć umowę o pracę przez internet w sposób wygodny dla obu stron? Przekonasz się w tym artykule!
Podpisanie umowy o pracę przez internet – jak to zrobić

Spis treści:

Zatrudnienie nowego pracownika obejmuje konieczność podpisania z nim umowy. Ta z pozoru prosta czynność wcale nie należy do najłatwiejszych. Pracodawca musi bowiem przygotować wszystkie dokumenty i je wydrukować. Do tego niezbędne jest stawiennictwo przyszłego pracownika w biurze. Tym samym obydwie strony poświęcają sporo czasu. Zwłaszcza gdy zatrudniana osoba musi dotrzeć do siedziby z innego miasta. Ponadto w niektórych branżach dobry pracownik jest rozchwytywany. Zatem trzeba jak najszybciej podpisać z nim umowę, aby nie zrobiła to inna firma. Jak więc rozwiązać ten problem? Okazuje się, że najszybszą drogą jest zawarcie umowy o pracę przez internet. Jak to zrobić?

Podpisanie przez internet umowy o pracę – czy to możliwe?

Zatrudnienie pracownika, który jest rozchwytywany przez inne firmy, trzeba przeprowadzić bardzo szybko. Najważniejsze, to podpisanie z nim umowy o pracę. Najlepiej to zrobić w najwygodniejszej dla pracownika formie, czyli przez internet. Wtedy mamy pewność, że dołączy on do naszego zespołu, a nie innego. 

Po zatrudnieniu można mu dostarczyć na piśmie jednostronicowe potwierdzenie ustaleń w zakresie pracy i płacy. Taki dokument może być wystawiony przez księgową lub kadrową, po wcześniejszym udzieleniu im pełnomocnictwa.

Przepisy prawa przewidują kilka form czynności prawnych: pisemną, dokumentową oraz elektroniczną. Chociaż sam kodeks pracy mówi o umowie na piśmie, to jednocześnie nie przekreśla innych możliwości. Wręcz dopuszcza zawarcie jej w innej postaci. Należy jednak dostarczyć później pracownikowi w formie pisemnej informacje na temat stron umowy, jej rodzaju oraz warunków.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat powyższych prawnych regulacji? Przeczytaj opinię prawną adwokata Piotra Owczarka z kancelarii CGO Legal Counseling.

Umowa o pracę – jak ją podpisać przez internet?

Często słyszymy, że strony wysyłają do siebie umowę o pracę drogą mailową. To jednak nie do końca wygodna forma. Chociażby z uwagi na brak możliwości jej edycji i potrzebny do tego czas. W dodatku nowo zatrudniana osoba może nie mieć do końca pewności co do słuszności takiej formy. Może mieć obawy, że jednak umowa nie została zawarta.

Umowę o pracę przez internet można zawrzeć szybciej i pewniej w Pergaminie. Platforma udostępnia zupełnie za darmo wzór takiego dokumentu. Zawiera on szereg niezbędnych zapisów, których pracodawca już nie musi przygotowywać. Wystarczy jedynie uzupełnić inteligentne pola odpowiednimi danymi, takimi jak: 

  • obowiązki pracownika, 
  • czas, na jaki jest zawierana umowa,
  • stanowisko,
  • wymiar pracy
  • kwestie związane z wynagrodzeniem.

Uzupełniony w ciągu kilku chwil wzór umowy o pracę trafia do zatrudnianej osoby. Otrzyma ona powiadomienie mailowe, że może zapoznać się z dokumentem. W razie pojawienia się niezrozumiałych kwestii może skorzystać z komentarzy, aby je wyjaśnić. Pojawią się one w czasie rzeczywistym, co ułatwia komunikację obydwu stron.

Do samego zapoznania się z dokumentami oraz ich podpisania online przyszły pracownik nie potrzebuje żadnego konta. Nie jest również konieczne korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez pracodawcę oraz zatrudnianą osobę. Samo parafowanie umowy o pracę sprowadza się do 3 prostych kroków:

  1. Kliknięcie przycisku „Podpisz”.
  2. Wpisanie numeru telefonu.
  3. Wprowadzenie kody weryfikacyjnego otrzymanego smsem.

Pracodawca oraz przyszły pracownik otrzymują certyfikat, potwierdzający złożenie podpisów online. Widnieją na nim imiona i nazwiska, daty wykonania tych czynności, informacje na temat przeglądarki internetowej, a także adresy IP. Obydwie strony otrzymują również potwierdzenia mailowe, a w nich linki do pobrania umów o pracę w formie PDF.

Co daje zawarcie umowy przez internet z wykorzystaniem Pergaminu?

Dziś liczy się czas, jaki poświęcamy na załatwianie spraw oraz ich ułatwienie. Pergamin umożliwia zawarcie umowy o pracę przez internet w dość prosty sposób. Nie trzeba bowiem żmudnie przez kilka godzin przygotowywać kolejnego dokumentu od zera. Można skorzystać ze wzoru umowy o pracę, który wystarczy uzupełnić. Zajmie to kilka minut.

Pergamin nie wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednak osoby zainteresowane taką możliwością mogą skorzystać z integracji platform z Asseco SimplySign.

Skorzystanie z podpisu online w Pergaminie nie wymaga ponoszenia żadnych kosztów. Potwierdzeniem podpisania umowy o pracę jest wygenerowany certyfikat. To daje pewność parafowania dokumentu pracodawcy oraz pracownikowi. Samo złożenie podpisu jest szybkie i intuicyjne.

Umowa o pracę zawarta z wykorzystaniem Pergaminu nie musi być drukowana. Nie ma konieczności wysyłania jej kurierem. Nie musi być również wysyłana mailem – zadba o to platforma. Jednocześnie Pergamin umożliwia dostęp do umowy w dowolnym czasie, a także z każdego urządzenia. Można ją więc podpisać nawet podczas spotkania online.

Zawarcie umowy o pracę w Pergaminie jest w pełni legalne. Platforma bazuje bowiem na formie dokumentowej. Co więcej, podpis online jest zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Zatem jest to forma honorowana na terenie państw w ramach Unii Europejskiej, a także w większości krajów poza nią.

Zawieranie umów o pracę za pomocą podpisu hybrydowego w Pergaminie

Od dłuższego czasu w Pergaminie oferujemy możliwość zawierania umów o pracę bez konieczności dostarczania pracownikowi informacji o warunkach umowy w formie pisemnej. Cały proces od ustaleń do podpisu może odbywać się teraz wyłącznie w formie elektronicznej. Jak to możliwe? Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła swoje stanowisko w kwestii zawierania umów o pracę z wykorzystaniem podpisów elektronicznych na konferencji, która odbyła się w listopadzie 2021 roku. 

W przeciwieństwie do rozwiązania przedstawianego w poprzednich akapitach, aby skorzystać z podpisu hybrydowego pracodawca będzie potrzebował jedynie podpisu kwalifikowanego od Asseco. Nowozatrudniony pracownik podpisze umowę podpisem elektronicznym, np. w formie SMS-a, bez konieczności zakładania konta w Pergaminie. Po więcej informacji o naszym rewolucyjnym rozwiązaniu zapraszamy tutaj.

Zobacz nagranie z konferencji naukowej „Zawieranie umów o pracę – stan obecny i wyzwania przyszłości” organizowanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Podsumowanie

Wiele firm coraz chętniej spogląda w kierunku nowych technologii i możliwości, jakie daje internet w załatwianiu spraw naszego biznesu. Znaczna część procesu rekrutacji prowadzona jest z wykorzystaniem dostępnych w sieci narzędzi. Pergamin umożliwia proste i szybkie doprowadzenie tych działań do końca. Zawarcie umowy o pracę przez internet jest bowiem możliwe dzięki obowiązującym przepisom. Wykorzystanie do tego Pergaminu upraszcza całą procedurę. Jest ona zatem krótsza, mniej wymagająca dla pracodawcy. Z kolei przyszłemu pracownikowi zapewnia łatwiejszy dostęp do umowy i pewność jej podpisania.

Share this article

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Powiązane artykuły:

Zmiany w Pergaminie: nowości w powiadomieniach mailowych i notyfikacjach systemowych!
W ramach porządków wiosennych otwieramy okna (w przeglądarce) i wprowadzamy powiew świeżego powietrza...
Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news
We are excited to announce that Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news....
Do czego służy podpis kwalifikowany? Wywiad z Elżbietą Włodarczyk, Szefową Linii biznesowej, odpowiedzialną za rozwój podpisu elektronicznego w KIR S.A. 
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny są to dane do dokumentu, które potwierdzają...

Masz pytania?