Z uwagą obserwujemy, że firmy coraz chętniej wykorzystują umowy online. Staramy się aktywnie uczestniczyć w tej digitalowej transformacji, dostarczając odpowiednie narzędzie i edukując na temat korzyści i możliwości. Doświadczenie pokazuje, że przedsiębiorcy, którzy przechodzą na #paperless i wdrażają cyfrowe rozwiązania, działają szybciej, efektywniej i wygodniej. Ten wzrost dotyczy biznesów z wielu branż, a więc cyfryzacja dotyczy wielu rodzajów umów. Wybraliśmy kilka najpopularniejszych dokumentów, jakie przedsiębiorcy tworzą i podpisują głównie online. Czy Twoja firma też tak może? Czas się przekonać!
Nowoczesność puka do drzwi każdej firmy, często w postaci cyfryzacji i automatyzacji wielu procesów. Obejmują one również zawieranie umów online. Tych, które nie wymagają drukowania niezliczonej ilości stron wraz z załącznikami. Tych, których cykl życia może być prowadzony w ramach jednego narzędzia. Wreszcie tych, które mogą być podpisywane online, ponieważ jest to respektowane przez prawo. Wśród przedsiębiorców często rodzi się pytanie – jaki rodzaj dokumentów może być tworzony i podpisywany przez internet? Rozwiewamy wątpliwości!
Dokumenty HR
Zaczynamy od najbardziej powszechnych dokumentów, z którymi ma styczność większość firm, czyli umów HR. Możemy zaliczyć do nich:
- umowę o pracę (a także jej rozwiązanie),
- umowę zlecenia,
- umowę o dzieło.
Są one z powodzeniem tworzone, negocjowane i podpisywane w formie umów online. Przedsiębiorcy w tym celu korzystają z ogólnodostępnych w Pergaminie wzorów, jak i stosują własne, specjalnie przygotowane.
Dodatkowo firmy mogą w postaci dokumentów online:
- dostarczać aktualnym i przyszłym pracownikom regulaminy do podpisu,
- przesyłać kwestionariusze do wypełnienia i podpisania.
Cyfrowe umowy umożliwiają firmom efektywniejsze działanie na rynku pracy. Zwiększają prestiż i atrakcyjność pracodawców. Ci natomiast dobrze wiedzą, że wykwalifikowany i ambitny pracownik jest na wagę złota i żeby go pozyskać, warto działać szybko i zdecydowanie. W przypadku odnalezienia idealnego kandydata czy kandydatki na dane stanowisko można ich zatrudniać w ciągu kilku chwil na podstawie umowy podpisanej przez internet.
Zobacz, jak umowy online z pracownikami zawiera Startup Development House.
Umowy agencyjne
Firmy, które rozwijają swoją sieć sprzedaży, podpisują umowy agencyjne. Na ich podstawie zatrudniają osoby prowadzące działalność gospodarczą do pośredniczenia w zawieraniu umów z klientami. Dzięki takim dokumentom możliwe jest dotarcie do większego grona potencjalnych klientów oraz rozwój firmy.
Podpisywanie umów agencyjnych skraca całą procedurę i eliminuje konieczność:
- drukowania umów,
- zbierania ręcznych podpisów wszystkich osób,
- wysyłania dokumentów kurierem/pocztą.
Umowy najmu
Nowoczesny wynajem w dużej mierze powiązany jest z ekonomią współdzielenia. Zgodnie z nią coraz ważniejsze staje się używanie przedmiotów bez konieczności ich posiadania. Trend ten rozwija się coraz bardziej, również w naszym kraju.
Umowy najmu krótkoterminowego to kolejny rodzaj dokumentów, który firmy chętnie podpisują online. Ich przedmiotem są m.in.:
- lokale handlowo-usługowe,
- mieszkania,
- przestrzeń reklamowa,
- samochody.
Zastosowanie umów online w tym przypadku niesie za sobą wiele korzyści:
- automatyzuje proces,
- zwiększa atrakcyjność oferty,
- przyspiesza możliwość skorzystania z przedmiotu oferty,
- ogranicza zużycie papieru.
Poznaj case study Atrium, które podpisuje z najemcami umowy online!
Umowy sprzedaży
Sprzedaż produktów i usług to główna działalność wielu przedsiębiorców. Firmy starają się realizować przebieg procesu zakupowego w szybkim tempie, aby towar mógł dotrzeć do klienta na czas. Podstawą wielu takich działań jest umowa sprzedaży, która również może być przygotowywana i podpisywana elektronicznie.
Podpisanie online umowy sprzedaży może odbywać się na podstawie:
- podpisu SMS,
- podpisu kwalifikowanego.
Umowy o współpracy B2B
Współpraca między przedsiębiorcami przybiera różne formy. Wymieniona już umowa agencyjna stanowi jedną z nich. Firmy mogą współpracować ze sobą na zasadzie B2B w obszarze marketingu, IT, logistyki, a także wielu innych.
Zakres oraz czas współpracy B2B są oczywiście przedmiotem stosownych dokumentów, a te można tworzyć online. Właśnie wtedy pomocne okazuje się korzystanie z narzędzia, które pozwala na ich negocjację, np. Pergaminu. Przedsiębiorcy mogą w jednym miejscu komentować konkretne zapisy umowy, a w razie konieczności dokonywać zmian. Obie strony mają wtedy natychmiastowy dostęp do dokumentów oraz możliwość podpisania ich online.
Sprawdź case study Going., które zawiera umowy online ze współpracownikami
Jakie jeszcze dokumenty Twoja firma może podpisać online?
Wymienione wyżej umowy nie wyczerpują całego katalogu dokumentów do elektronicznego podpisu. Przedsiębiorcy w formie umów i dokumentów online mogą podpisywać także:
- protokoły zdawczo-odbiorcze,
- umowy o zachowaniu poufności (NDA),
- umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- umowy lojalnościowe,
- umowy o zakazie konkurencji.
Podsumowanie
Umowy online stanowią nowoczesny i praktyczny sposób nawiązywania relacji biznesowych. Przedsiębiorcy mogą je wykorzystać do podpisywania dokumentów w zakresie współpracy B2B, sprzedaży, najmu, a także zatrudniania pracowników. W ten sposób firmy automatyzują dotychczasowe procesy manualne i budują prestiż biznesowy.
