Going. korzysta z Pergaminu

Going. (Grupa Empik): oszczędność czasu i papieru przy umowach ze współpracownikami

Udostępnij ten wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Przygotowanie nowej umowy w Pergaminie to kwestia kilku kliknięć.

Natalia Dziedzianowicz, Office Manager w Going. 
Going App logo

Going. to działająca od 2015 roku bileteria on-line, należąca do największych tego typu platform w Polsce. Za jej pośrednictwem można odnaleźć interesujące nas wydarzenie kulturalne, kupić na nie bilet czy polecić je znajomym. Going. jest z nami niemal od samego początku, ponieważ był to pierwszy klient Pergaminu 😉

Problem – papierowy proces tworzenia umów

Co miesiąc Going. podpisuje od kilkudziesięciu do stu umów ze współpracownikami. Każda z nich zawiera dodatkowo 6 załączników. Przed rozpoczęciem korzystania z Pergaminu, Going. pracował na dokumentach papierowych. Sam proces podpisu nie różnił się szczególnie od standardowej ścieżki. Szablony dokumentów przygotowywane były w MS Word, następnie drukowane, ręcznie wypełniane i kontrolowane pod względem poprawności danych – przez Zarząd i współpracownika. Papierowe dokumenty trzeba było zbierać i przechowywać. Cały proces potrafił trwać nawet kilka tygodni. Jego kontrolowanie od momentu stworzenia do złożenia przez wszystkich podpisu, było zadaniem Office Managera.

Jakie były skutki tego procesu dotąd?

  • Rozciągnięty w czasie proces przygotowania umowy i podpisu,
  • Setki kartek papieru do przeprocesowania,
  • Duże obciążenie HR Managera.

Rozwiązanie – Pergamin jako platforma do optymalizacji procesu

Pergamin został zbudowany w oparciu o zasady Material Design, który sprawia, że obsługa systemu jest bardzo zbliżona do aplikacji firmy Google. Dzięki temu pierwsze użycie platformy przez nowego użytkownika jest stosunkowo proste. Anna Wójcik, która czuwa nad umowami w Going., zauważa, że pracownicy bardzo szybko nauczyli się korzystania z systemu i w tym zakresie nie odczuli zmiany w stosunku do pracy z dokumentami papierowymi. Zespół Pergaminu służył pomocą w trakcie tworzenia indywidualnych szablonów umów online (wzorów do późniejszej elastycznej edycji) i dalszego dostosowywania ich do zmieniających się potrzeb Klienta.

Warto zauważyć, że Going. korzystał z Pergaminu jeszcze w czasach, w których system różnił się wyglądem i działaniem od obecnego stanu. Między innymi dzięki pomocy Going. udało nam się doprowadzić platformę do aktualnej wersji i rozwinąć funkcjonalności, które zaspokajają nie tylko ich potrzeby, ale także ułatwiają codzienną pracę z dokumentami innym naszym Klientom.

Główne zalety wdrożenia Pergaminu

  • oszczędność czasu,
  • centralizacja procesu i kontrola,
  • porządek i elastyczność.

Podsumowanie

Jak wspomina Natalia Dziedzianowicz, Office Manager w Going., która jest odpowiedzialna za pracę z dokumentami w Spółce:

Kiedyś dokumenty oznaczały dla nas mnóstwo, mnóstwo papieru i powtarzalnej, mozolnej pracy, jednak Pergamin całkowicie ją odmienił. Działamy na modułowych szablonach, w których łatwo wybieramy potrzebne paragrafy. Nasi współpracownicy są dodani do bazy kontrahentów w Pergaminie, więc nie musimy ręcznie przepisywać ich danych do każdej kolejnej umowy. Wystarczy uzupełnić kilka danych i dokument jest gotowy do wysyłki i podpisu, który załatwia cały proces w kwadrans. Nasze dokumenty znajdują się teraz w jednym miejscu i są uporządkowane. Oszczędzamy czas i papier, a ponadto mamy kontrolę nad naszymi umowami.

Zobacz, jak łatwo podpisać umowy przez internet.

Zamów darmową prezentację platformy Pergamin!