Istotną kwestią dla Heimstaden jest minimalizacja wpływu na środowisko naturalne. Już teraz część osiedli, które wchodzą w skład oferty Heimstaden, posiada międzynarodowy certyfikat BREEAM, potwierdzający spełnienie rygorystycznych wymogów w zakresie zrównoważonego budownictwa i ochrony środowiska. Postępując w myśl tej idei, firma sięga po kolejne innowacyjne rozwiązania.
Nie inaczej było w przypadku zawierania umów najmu. Firmie zależało na tym, by ograniczyć manualne i papierowe procesy związane z zarządzaniem dokumentami i zautomatyzować proces, który wcześniej generował opóźnienia. Z pomocą przyszedł Pergamin – platforma do generowania dokumentów i innych załączników online.
Wyzwanie: wydłużony w czasie proces przygotowywania i sfinalizowania umowy z nowym najemcą
Problem w skrócie:
- Ręczne, offline’owe przygotowywanie umów w edytorze tekstu;
- Powtórne przygotowywania kompletu dokumentów do podpisu w razie pojawienia się błędów lub braków w wymaganych polach do uzupełnienia;
- Wydłużony czas do uzyskania podpisu – konieczne było ustalanie kolejnego spotkania z klientem, aby sfinalizować umowę;
- Koszty związane z obsługą papierowego procesu zawierania umów (drukowanie, zamawianie kuriera, czas pracy agentów);
- Proces zawierania umów niezgodny z polityką zrównoważonego rozwoju firmy.
Proces zawierania umów przed wdrożeniem Pergaminu:
Rozwiązanie: przygotowanie przestrzeni do pracy dla Zespołów i działania na modułowych szablonach umów
- Łatwe wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu umów;
- Indywidualne szkolenie dla pracowników Heimstaden;
- Przygotowanie szablonów umów zawieranych z najemcami;
- Wykorzystanie podpisu dokumentowego w formie SMS do zawierania umów;
- Lepsza organizacja i dostęp do wszystkich umów zawieranych z najemcami;
- Obniżenie kosztów administracyjnych.
Dla pracowników Heimstaden przygotowana została Organizacja w Pergaminie, która podzielona jest aktualnie na osiem Zespołów. Zespoły przyporządkowane są nazwami zgodnie z lokalizacjami osiedli mieszkaniowych.
Każdy Zespół ma dostęp zarówno do dokumentów, które zostały przeniesione do Pergaminu, jak i do specjalnie opracowanych dla nich szablonów. Obecnie w skład szablonów przygotowanych dla Heimstaden przez dział wdrożenia Pergaminu wchodzą:
- Umowy najmu lokalu, które zawierane są w języku polskim lub w wariancie dwujęzycznym (polski/angielski);
- Umowa najmu zawierająca zapisy o pojedynczym lub podwójnym czynszu;
- Umowa w wersji z rabatem lub bez rabatu;
- Porozumienia do umów najmu;
- Umowy najmu miejsca parkingowego;
Proces zawierania umów po wdrożeniu Pergaminu:
Szablony przygotowane przez Pergamin umożliwiają zawieranie umów zarówno z polskimi, jak i z zagranicznymi najemcami. Pracownicy zajmujący się obsługą umów po stronie Heimstaden do każdej umowy, która tego wymaga, mogą dodać załączniki w formacie PDF.
Przed wdrożeniem platformy do elektronicznego obiegu dokumentów każdy zespół dysponował bardzo rozbudowaną umową najmu lokalu. Umowy występowały w wielu wzorach w formacie .docx, ponieważ każda z nich była przeznaczona na oddzielny przypadek.
W Pergaminie udało się uprościć proces do 4 szablonów do wyboru:
- Umowa najmu lokalu na pojedynczy czynsz w języku polskim;
- Umowa najmu lokalu na podwójny czynsz w języku polskim;
- Umowa najmu lokalu na pojedynczy czynsz w języku polskim i angielskim;
- Umowa najmu lokalu na podwójny czynsz w języku polskim i angielskim.
Warto wspomnieć, że osoba, która uzupełnia dokument po stronie Heimstaden, może od razu zaznaczyć, czy ma być to wersja z rabatem, czy bez rabatu.
Interaktywne szablony umów pozwalają pracownikom na wygodne dodawanie pól do uzupełnienia danych kolejnych lokatorów, wykorzystywać predefiniowane pola (np. wybrane pola tekstowe są domyślnie uzupełnione z możliwością ich edycji, jak jest w przypadku celu najmu). Dzięki licznym warunkom w szablonie po zaznaczeniu opcji z rozwijanej listy są podstawiane odpowiednie pola do uzupełnienia.
Jak to wygląda w praktyce? Na przykład po zaznaczeniu „TAK” dla miejsca parkingowego, wyświetlają się dane dotyczące liczby miejsc, numerów i danych samochodów. Dzięki temu klient oraz pracownik Heimstaden ma kontrolę nad tym, jak bardzo rozbudowana będzie dana umowa.
Sprawny proces obsługi dokumentów online dla firm z sektora najmu instytucjonalnego
Dzięki firmom z branży PRS, takim jak Heimstaden, jakość obsługi procesu zawierania umów z najemcami wchodzi na wyższy poziom. Pergamin znacznie skrócił czas od momentu stworzenia do sfinalizowania umów najmu z nowymi lokatorami. Automatyzacja pomaga w ograniczeniu błędów pojawiających się podczas tradycyjnego zarządzania obiegiem dokumentów i znacząco wpływa na zmniejszenie kosztów administracyjnych.
Przesyłanie umów do podpisu w formie elektronicznej wpływa na przejrzystość umów, zmniejszając ryzyko niedomówień między stronami. Wdrożenie platformy do elektronicznego zarządzania umowami otwiera również drzwi do łatwej integracji z innymi systemami biznesowymi (np. z programem do zarządzania nieruchomościami), efektem czego jest stworzenie spójnego, wydajnego środowiska pracy.
Co jest w tym wszystkim najistotniejsze? Ograniczenie zużycia papieru i innych zasobów potrzebnych do sfinalizowania umowy! Firmy promujące ideę paperless wspierają wysiłki na rzecz zrównoważonego rozwoju, a także stają się bardziej atrakcyjne dla swoich klientów.
