Wyzwanie: aneksowanie i obsługa dużej liczby dokumentów
BPiON podjął decyzję o wdrożeniu Pergaminu, kiedy zmieniały się przepisy dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej, które wymuszały na firmach masowe aneksowanie dokumentów — w tym ich podpisywanie i wysyłkę.
Obsługa dużej liczby dokumentów bez narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów była prawdziwym wyzwaniem, ponieważ:
- angażowała zasoby HR-owe,
- wiązała się z wysokimi kosztami,
- była wydłużona w czasie.
Zoptymalizowany proces zarządzania dokumentami dla BPiON-u
Wdrożenie Pergaminu przebiegło w sprawny sposób. W trakcie kilku dni do systemu zostały wprowadzone szablony dokumentów, gotowe do weryfikacji i testowania przez pracowników firmy BPiON. W razie wątpliwości firma mogła skorzystać z pomocy Działu Obsługi Klienta w Pergaminie lub zapoznać się z wideoprzewodnikiem na kanale YouTube, który zawiera szczegółowe instrukcje na temat obsługi systemu.
Jak wygląda proces wykorzystania Pergaminu w BPiON?
Po pierwsze BPiON używa platformy głównie do obiegu dokumentów z aktualnymi pracownikami i kandydatami. Pergamin jest widoczny dla nowo zatrudnionej osoby już w momencie otrzymania przez nią oferty. System pozwala nowemu kandydatowi przejść przez dokument i jeśli ma pytania bądź chce zostawić komentarz, może je zostawić w systemie.
- Z powodu nowych przepisów wprowadzonych do regulaminu pracy w 2023 roku pracodawcy byli zmuszeni do wprowadzenia zmian w podejściu do zawierania umów ze swoimi pracownikami.
„Kiedy pracownik jest już zatrudniony, Pergamin jest dla nas olbrzymim wsparciem podczas analizowania dokumentów oraz w momencie, kiedy chcemy podpisać różne oświadczenia przez system”.
Po drugie Pergamin usprawnia proces zawierania umów o pracę przez klientów BPiON-u. Jest to złożony proces wymagający pracy na komplecie dokumentów. Pracownicy HR-u muszą otrzymać nie tylko umowę o pracę i opis stanowiska, lecz także kwestionariusze, oświadczenia i wnioski np. do ZUS-u. W odpowiedzi na to zapotrzebowanie Pergamin przygotował dokumenty dostępne w pakiecie „0”.
Rozwiązanie: pakiet „0” od Pergaminu
HR-y nazywają pakietem „0” zbiór dokumentów, które widzi nowy pracownik po wejściu do systemu i które musi uzupełnić, by doszło do zatrudnienia. Są to między innymi: kwestionariusz osobowy, PIT-2 oraz wszystkie dokumenty niezbędne do wypełnienia w momencie zatrudnienia, przesyłane do ZUS-u i Urzędu Skarbowego.
Korzystanie z pakietu zero od Pergaminu:
- umożliwia pracę z dokumentami 100% online;
- pozwala odzyskać 70% czasu pracy HR Managera;
- przyspisza procesy 10 razy;
- obniża koszty o 75%;
- umożliwia zwrot inwestycji w Pergamin już po 3 miesiącach.
Dużym wsparciem dla BPiON-u są elastyczne szablony dostępne w Pergaminie. Każda część firmy – payrollowa, księgowa czy ogólna – może z nich korzystać, w łatwy sposób tworzyć i dostosowywać je do swoich potrzeb.
„Pakiet „0”, który dostaje nasz kandydat jest zgodny z polityką HR-ową. Zawarte są w nim wszystkie dokumenty potrzebne do zatrudnienia”.
„W przypadku firmy outsourcującej procesy kadrowo-płacowe sprawne podejście do tego tematu gwarantuje efektywność procesową i kosztową naszych klientów. Platforma dostarcza nam funkcjonalności, które ograniczają do minimum powtarzalne czynności. Pozwalają na wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów i sprawiają, że pracownicy HR mogą skoncentrować się na tym, co dla nich najważniejsze."
Dodatkowo BPiON zdecydował się na wykorzystanie funkcji Papieru firmowego. Oznacza to, że szablony umów wygenerowane w Organizacjach BPiON w Pergaminie są obrandowane logotypem firmy. Dzięki temu dokumenty wyglądają jeszcze bardziej profesjonalnie, co jest zauważalne przez nowych pracowników i kandydatów oraz spełnia standardy korporacyjne.
Efekt: szybki i sprawny proces aneksowania i podpisywania umów online
Pergamin ograniczył koszty związane z pracą zdalną. Dzięki Pergaminowi kandydat i przyszły pracownik mogą zapoznać się ze wszystkimi zapisami umowy oraz podpisać ją podpisem elektronicznym. I to jeszcze przed przyjściem do biura, nawet miesiąc przed rozpoczęciem pracy z nowym pracodawcą. Kandydat otrzymuje link, przez który może się zalogować, zapoznać się ze wszystkimi dokumentami oraz szybko i sprawnie je wypełnić.
Aleksandra Nowicka, która zajmuje stanowisko HR&Payroll Manager, tak podsumowuje współpracę BPiON-u z Pergaminem:
„Polecam Pergamin każdej firmie, która szuka rozwiązania do pełnego zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, chce łatwiej przygotować umowy, zachować porządek w dokumentach i zaoszczędzić czas!"
