Artykuł w skrócie:
- podpis własnoręczny jest wymagany dla zachowania pisemnej formy czynności prawnej,
- podpis kwalifikowany jest równoważny z własnoręcznym i może go zastępować,
- podpis powinien zawierać przynajmniej nazwisko, ale nie musi być ono czytelne,
- musi on jednak dawać możliwość identyfikacji autora,
- parafka jest znakiem graficznym i przyjmuje ona najczęściej postać inicjałów autora,
- parafka nie wywołuje skutków prawnych, kiedy będzie zastosowana pod oświadczeniem woli.
Przeczytaj także: Jak uzyskać mobilny podpis kwalifikowany Asseco SimplySign? [INSTRUKCJA]
Co to jest podpis?
Podpis, o którym wielokrotnie już pisaliśmy na łamach naszego bloga, to czynność wymagana do zatwierdzania umów. W przypadku pisemnej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie go w postaci własnoręcznej, o czym wspomina art. 78 par. 1 Kodeksu cywilnego. Natomiast inne przepisy mówią o równoważności podpisu kwalifikowanego z własnoręcznym. Oznacza to, że przedsiębiorcy wcale nie muszą korzystać z dotychczasowej, tradycyjnej formy. Mogą działać nowocześniej, wykorzystując rozmaite rozwiązania technologiczne, a jednym z nich jest właśnie podpis kwalifikowany.
Wróćmy jednak do podpisu własnoręcznego. Tak naprawdę w przepisach nie określono jego postaci. Możemy się jednak posłużyć orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r. – III CZP 146/93, a także orzeczeniem Sądu Najwyższego – IV CSK 78/09 wydanym 17 czerwca 2009 r.
Zgodnie z postanowieniem podpis powinien być zbudowany z liter, a co najważniejsze – musi umożliwiać identyfikację jego autora. Ponadto istotna jest kwestia ustalenia, czy został on złożony w takiej samej postaci, jak była powszechnie przez tę osobę używana.
Wcześniejsza uchwała Sądu Najwyższego mówi również, że w podpisie powinno widnieć przynajmniej nazwisko jego autora. Co ważne, nie musi być ono czytelne, ale musi spełniać wcześniej wspomniane aspekty, dotyczące identyfikacji.
Podsumujmy zatem najważniejsze kwestie dotyczące podpisu:
- składa się go własnoręcznie (ale równoważny takiej formie jest podpis kwalifikowany, stosowany w cyfrowych dokumentach),
- powinien zawierać przynajmniej nazwisko,
- nie musi być czytelny,
- powinien stwarzać szansę na identyfikację autora,
- jest niezbędny dla wyrażenia oświadczenia woli.
Profil zaufany vs podpis elektroniczny. Czym się różnią?
Co to jest parafka?
Skoro już wiemy, czym jest podpis, przyszła pora, aby odpowiedzieć na pytanie – co to jest parafka? Bardzo często widzimy i składamy ją przecież na dokumentach, nie została ona jednak sprecyzowana w przepisach.
Parafka stanowi znak graficzny, ale uboższy od podpisu. Przede wszystkim to skrócona forma, która najczęściej ogranicza się do inicjałów, nie wywołuje ona jednak żadnych skutków prawnych. Złożenie parafki pod oświadczeniem woli nie sprawi, że będzie ono ważne.
Parafka pomimo tego jest powszechnie wykorzystywana. Jako przykład można podać właśnie umowy, szczególnie wielostronicowe. Są one podpisywane na ostatniej stronie, ale wielu przedsiębiorców i kontrahentów na pozostałych stosuje parafkę. Ma ona potwierdzać kształt dokumentu oraz jego akceptację. Możemy się wręcz pokusić o stwierdzenie, że chodzi tutaj o integralność umowy. Potwierdzenie, że podpisana ona została w danej postaci, a po dokonaniu tej czynności nie zostały w niej wprowadzone żadne zmiany.
Parafka to również sposób na akceptowanie dokumentów, zanim zostaną one podpisane. Sytuacja ta jest szczególnie widoczna w przedsiębiorstwach, które zasięgają rad i opinii prawników. Oni natomiast parafują dokumenty, uznając je za zaakceptowane.
Parafka a prawo
W świetle prawa parafka nie została zdefiniowana, jej zastosowanie na dokumencie nie niesie więc ze sobą żadnych skutków prawnych. Nikt nie ma obowiązku parafowania każdej strony umowy. Wyjątek stanowi wizyty u notariusza, podczas której wymagana jest obecność parafki na każdej stronie aktu notarialnego.
Niestety w przypadku sytuacji spornych w sądzie parafka nie jest znakiem, którego autentyczność można łatwo potwierdzić – jest łatwa do podrobienia ze względu na nieskomplikowany wygląd. Podsumowując, z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentu parafowanie nie daje żadnej gwarancji.
Integralność cyfrowego dokumentu
Nie możemy pominąć jednego z celów, w jakim jest wykorzystywana parafka i odniesienia do cyfrowej rzeczywistości. Mianowicie jest ona stosowana do zachowania integralności dokumentu. W przypadku podpisywania umów przez internet za pośrednictwem Pergaminu takim potwierdzeniem jest pieczęć elektroniczna, nadawana każdemu dokumentowi, czy to zawartemu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, czy też podpisu w ramach dokumentowej formy czynności prawnej. E-pieczęć gwarantuje, że w umowie nie dokonywano żadnych zmian po jej przystawieniu. Dzięki temu przedsiębiorcy mają pewność co do spójności dokumentu. Nie ma konieczności stawiania elektronicznej parafki na każdej stronie dokumentu online i chociaż wiele osób traktuje taką usługę jako konieczną, w przypadku dokumentów online właśnie pieczęć elektroniczna stanowi gwarancję tego, że nikt z podpisujących nie zmienił niczego w treści już zawartej umowy.
Podsumowanie
Podpis i parafka znacznie się od siebie różnią. W przypadku podpisu wymagane jest przynajmniej nazwisko. Parafka to natomiast prosty znak graficzny, przyjmujący zazwyczaj postać inicjałów. O ile podpis jest wymagany pod oświadczeniem woli, o tyle parafka służy jedynie akceptacji lub potwierdzenia integralności wielostronicowej umowy i nie ma mocy prawnej.
