Postępujący rozwój technologii widać na każdym kroku. W wielu gałęziach przemysłu wykorzystywane są dziś narzędzia, o których kilka lat temu świat tylko marzył. Stały się one podstawą w codziennej pracy i trudno wyobrazić sobie bez nich skuteczne funkcjonowanie. Podobnie w obszarze biznesu: automatyzacja dokumentów sprawiła, że można pracować z nimi szybciej, wygodniej i efektywniej. Wiele firm zyskało dzięki temu atrakcyjność biznesową.
Czym więc jest wspomniana automatyzacja dokumentów? Jakie niesie za sobą korzyści? Przyjrzyjmy się bliżej.
Czym jest automatyzacja dokumentów?
O automatyzacji dokumentów takich jak umowy mówimy wtedy, gdy nowoczesne oprogramowanie pozwala na pracę w tym obszarze bez znaczącego zaangażowania pracowników.
To oznacza, że cały cykl pracy nad umową jest realizowany:
- w ramach jednej usługi,
- dostępnej na różnych urządzeniach,
- z poziomu przeglądarki internetowej.
Stawianie kolejnych kroków w procesie zarządzania umowami sprowadza się więc do kilku kliknięć w celu:
- masowego generowania konkretnych rodzajów dokumentów,
- ich wysyłki,
- negocjacji umów,
- a w końcu zwieńczenia dokumentu e-podpisem.
Pracownik w tej sytuacji jest odpowiedzialny jedynie za wyklikanie odpowiednich danych, chociażby rodzaju umowy czy informacji o kontrahencie. Takie podejście do umów, zwłaszcza powtarzalnych, dostarcza biznesowi wiele korzyści.
6 powodów, dla których warto zdecydować się na automatyzację dokumentów
Według raportu Deloitte „Inteligentna automatyzacja 2021” rynek zautomatyzowanych technologii rośnie w zawrotnym tempie – aż 40,6 proc. rocznie! To oznacza, że w 2027 roku może osiągnąć wartość 25,66 miliardów dolarów. Imponujące? Firmy wiedzą, że warto inwestować w zmiany. Każde narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych wiąże się dla nich z potencjalnym zyskiem. A jak wygląda sprawa z automatyzacją dokumentów? Dlaczego warto ją uwzględnić?
Koniec z angażowaniem zespołów do rutynowych czynności
Wprowadzenie do biznesu elementu automatyzacji sprawia, że znika potrzeba angażowania dużych zespołów do tworzenia powtarzalnych dokumentów. W zupełności wystarczy korzystanie z szablonów umów. Ich generowanie – czy to pojedyncze, czy też masowe – polega po prostu na kliknięciu w odpowiednią opcję w oprogramowaniu. Pracownicy i kontrahenci mogą zapomnieć o kopiowaniu całych dokumentów w edytorze tekstu i zapisywaniu kolejnych plików na dysku. Wszystkie umowy są dostępne online.
Praca nad umowami nie wymaga udziału wielu osób, a więc ich kompetencje mogą być wykorzystane w innych obszarach i procesach – często cenniejszych z perspektywy funkcjonowania firmy.
Błędy odchodzą do przeszłości
Wspomniane już tworzenie dokumentów w edytorze tekstu obarczone jest ryzykiem powstawania błędów wynikających z pośpiechu i nieuwagi. Literówki, pominięte strony czy akapity to problemy, które znikają podczas automatyzacji.
A co z danymi kontrahentów? Także i w tym przypadku ryzyko popełnienia błędu zostało wyeliminowane. Szablony umów zawierają w znacznej części gotową, niezmienną treść. Natomiast elementy dobierane do konkretnego kontrahenta można wybierać łatwo z listy. Dzięki temu dokument powstaje szybciej i zmniejsza się ryzyko nanoszenia ewentualnych poprawek bądź zmian.
5 problemów z tworzeniem umów, które blokują ich podpisanie
Szybciej do celu – przyspieszenie zawarcia umowy
Pokonywanie kolejnych etapów tworzenia umowy, która powstaje w edytorze tekstu, jest czasochłonne. Ten problem szczególnie daje się we znaki, gdy obu stronom zależy na szybkim podpisaniu dokumentów. Automatyzacja obiegu dokumentów sprawia, że cykl życia umowy nabiera tempa. W jednym narzędziu osoba obsługująca umowy może zrobić wszystko, co jest niezbędne do zawarcia kontraktu, czyli:
- stworzenie umowy,
- współpraca zespołowa,
- negocjacje,
- podpisanie,
- archiwizacja.
Firmy nie muszą tracić czasu na wykonywanie powyższych czynności osobno – jak w przypadku papierowej formy dokumentu. To oznacza, że podpisanie umowy i rozpoczęcie jej realizacji następuje znacznie szybciej.
Załóż darmowe konto i korzystaj z szablonów umów!
Oszczędność kosztów na wielu polach
Wykorzystywanie w biznesie papierowych umów generuje znaczne koszty firmowe. Kiedy zostają ujęte w miesięcznym, kwartalnym lub rocznym zestawieniu, pozostawiają po sobie negatywne wrażenie. Automatyzacja dokumentów pozwala na zmniejszenie:
- zużycia papieru,
- zużycia materiałów eksploatacyjnych do drukarek,
- kosztów zamawiania kuriera.
Dodatkowo umożliwia obniżenie kosztów za energię elektryczną. Nie trzeba przecież spędzać wielu godzin przed komputerem nad tworzeniem umów.
Usprawnienie przepływu pracy
Automatyzacja obiegu dokumentów wprowadza nowy styl pracy nad umowami. Wszystko odbywa się w ramach jednego narzędzia, do którego dostęp mają członkowie zespołu.
Odpowiednia platforma zapewnia swobodny przepływ pracy nad dokumentem. Koniec z szukaniem plików na współdzielonym dysku lub dopraszaniem się o przesłanie dokumentu mailem. Teraz w każdej chwili można zawsze i z dowolnego miejsca na Ziemi wprowadzać ewentualne poprawki w umowie, negocjować ją oraz e-podpisać w formie dokumentowej.
Taki sposób pracy z dokumentami znosi ograniczenia wewnątrz zespołu. Teraz podpisaną umowę można uzyskać w ciągu kilku minut. To oznacza dużą oszczędność czasu i nerwów!
Cyfrowe dokumenty, czyli jak żyć w duchu paperless
Kontrola nad dokumentami
Jednym z powodów, dla których warto zdecydować się na automatyzację obiegu dokumentów, jest kontrola nad nimi. Praca z umowami papierowymi wprowadza bałagan, co wie każdy, kto musiał tworzyć i podpisywać ręcznie dużo umów. Nie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad dokumentem, gdzie on się znajduje, a co najważniejsze – jak wygląda jego aktualna wersja.
Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że wszystkie działania związane z umową zachodzą w jednym przejrzystym narzędziu. Daje ono możliwość ciągłej kontroli stanu dokumentu. Wiadomo zatem, kto jest autorem umowy, a także kto wprowadził zmiany. Platforma prezentuje także informacje o osobach, które już podpisały dokument, oraz tych, które tego dotychczas nie zrobiły. Dzięki takim rozwiązaniom twórcy umów zyskują kontrolę nad umowami oraz ich statusem.
Umów się na bezpłatną konsultację online
Podsumowanie
Nowoczesność w prowadzeniu biznesu wiąże się z automatyzacją dokumentów. Wykorzystywanie narzędzia do pełnej realizacji cyklu życia umowy usprawnia ten proces i znacząco go przyspiesza. Efektem jest wyeliminowanie błędów, a także oszczędność kosztów. Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że firmy są atrakcyjniejsze dla kontrahentów, a także poprawiają swoje relacje z klientami.
