Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – co się zmieniło?
Do tej pory „forma pisemna” była standardem, który paradoksalnie hamował nowoczesny biznes. Wymagała ona albo tradycyjnego, własnoręcznego podpisu na papierze, albo posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co dla przeciętnego pracownika często było barierą niemal nie do przejścia.
Obecnie obok formy papierowej dopuszczono tzw. postać elektroniczną. Co to oznacza w praktyce? Od teraz wiele istotnych oświadczeń i wniosków można złożyć bez konieczności używania płatnych certyfikatów.
Postać elektroniczna vs. kwalifikowany podpis elektroniczny
Rezygnacja z rygorystycznej formy pisemnej na rzecz postaci elektronicznej to przede wszystkim ogromne ułatwienie operacyjne dla firm. Zgodnie z nowymi przepisami, wniosek złożony np. w treści zwykłej wiadomości e-mail jest teraz prawnie wiążący.
Należy jednak pamiętać o obowiązkach po stronie pracodawcy:
- Jeśli pracownik wyśle wniosek e-mailem, dział HR musi go ręcznie zapisać w e-teczce.
- W przypadku firm prowadzących dokumentację papierową, taki e-mail należy wydrukować i włączyć do akt.
- Choć jest to ułatwienie operacyjne, proces ten wciąż może generować chaos przy dużej skali zatrudnienia.
Jakie dokumenty złożysz teraz cyfrowo?
Nowelizacja z 27 stycznia 2026 r. objęła szeroki katalog dokumentów. Zmiany dotyczą obu stron stosunku pracy, znacząco przyspieszając obieg informacji w organizacji.
Uprawnienia po stronie pracodawcy
Pracodawca może teraz sprawniej komunikować się z zespołem i organami kontrolnymi w postaci elektronicznej w zakresie:
- Przekazywania informacji o monitoringu w miejscu pracy.
- Informowania o warunkach przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę.
- Konsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy ze związkami zawodowymi.
- Ustalania harmonogramów czasu pracy oraz przekazywania wytycznych BHP.
- Zgłaszania pracowników nocnych do okręgowego inspektora pracy.
Ułatwienia dla pracownika
Dla pracowników nowelizacja to przede wszystkim wygoda w zarządzaniu własnym czasem pracy. W postaci elektronicznej można teraz wnioskować o:
- Indywidualny rozkład czasu pracy oraz ruchomy czas pracy.
- System skróconego tygodnia pracy lub pracy weekendowej.
- Odbiór czasu wolnego za nadgodziny.
- Urlop bezpłatny oraz czas wolny na załatwienie spraw osobistych.
Dlaczego automatyzacja (np. przez Pergamin) wygrywa z e-mailem?
Mimo że e-mail jest dopuszczalny, ręczne zarządzanie taką dokumentacją bywa uciążliwe. To właśnie tutaj pojawia się przewaga platform do automatyzacji dokumentów, takich jak Pergamin.
Wykorzystanie dedykowanych narzędzi pozwala w pełni wykorzystać potencjał zmian w prawie pracy:
- Automatyczna archiwizacja: Dokument po podpisaniu trafia bezpośrednio do właściwej części e-teczki pracownika, bez udziału kadr.
- Szybkość (Time-to-accept): Decyzje o urlopach czy zmianach w grafiku to kwestia kilku kliknięć, a nie serii wymienianych wiadomości.
- Pełne bezpieczeństwo i Compliance: Cyfrowe procedury mają teraz jasne oparcie w Kodeksie pracy, co gwarantuje zgodność z przepisami podczas kontroli.
Nowelizacja Kodeksu pracy z 27 stycznia 2026 r. to długo wyczekiwany koniec ery „drukowania, aby zeskanować”. Dopuszczenie postaci elektronicznej sprawia, że prawo pracy wreszcie zaczyna mówić językiem nowoczesnego biznesu. To szansa na oszczędność czasu, redukcję błędów i budowanie wizerunku nowoczesnego pracodawcy.
Chcesz wdrożyć e-dokumentację w swojej firmie bez zbędnego chaosu?
Dowiedz się, jak Pergamin automatyzuje obieg wniosków pracowniczych zgodnie z najnowszymi przepisami.
