Kiedy udało się przebrnąć przez cały proces tworzenia umowy, przychodzi czas na zdobycie podpisów. To niestety może być utrudnione. W wielu firmach podpisanie dokumentu uzależnione jest od obecności osoby decyzyjnej w biurze. Ponadto pandemia spowodowała, że duża część ludzi pracuje zdalnie. Trzeba zatem do wszystkich podpisujących dokument wysłać go kurierem, ewentualnie tradycyjnie pocztą. W XXI w., gdzie mnóstwo spraw można załatwić przez internet, korzystanie z takich form doręczania dokumentów do podpisu generuje niepotrzebne koszty. Można to zrobić taniej i skuteczniej, bez płacenia za przesyłki czy regały na segregatory. Podpis online umów w Pergaminie skraca czas i drogę do osiągnięcia celu biznesowego – przelewu za wykonaną usługę czy zatrudnienia nowego pracownika.
Tradycyjne formy doręczania umów do podpisu
W wielu firmach praktyka obiegu dokumentów jest podobna. Sprowadza się ona do wysyłania umów do podpisu kurierem lub pocztą. Wiąże się z tym konieczność przygotowania wszystkich dokumentów, a zatem ich drukowania i kompletowania – również załączników. Do tego dochodzi pakowanie w koperty oraz zamawianie kuriera, czy też wycieczka na pocztę. To dość angażujący proces, na który trzeba poświęcić sporo czasu.
Nie wiadomo też, jaki będzie jego rezultat takiego działania. Istnieje obawa, że dokumenty w ogóle nie dotrą do odbiorcy. Wtedy też kontrahent ich nie podpisze. Ponadto umowy mogą ulec zniszczeniu w trakcie procesu logistycznego. Czas ich obiegu jest więc dość długi.
Ponadto wkrada się zdenerwowanie z powodu braku informacji o statusie umowy. Każdy handlowiec wie, co to znaczy czekać na podpisanie umowy. Szczególnie pod koniec miesiąca, kiedy trzeba “dowieźć targety”, a umowa utknęła gdzieś między nami a klientem. Nie wiadomo więc, czy już dotarła do odbiorcy, została podpisana, odesłana, a może druga strona ma jakieś uwagi? Jeśli pojawią się zastrzeżenia do umowy, to czeka nas powtórka z rozrywki.
W takiej sytuacji skuteczność (zdobycie podpisu) nie idzie w parze z czasem. Czy na co dzień potrzebujemy tego całego dodatkowego stresu?
Jeśli chcesz poznać więcej problemów ze zdobywaniem podpisów, sprawdź nasz wcześniejszy wpis.
Podpis online dokumentów w Pergaminie
Powyższa historia jest żywcem zaczerpnięta z różnego rodzaju biznesów. Dlatego też w Pergaminie udostępniamy kompleksowe rozwiązanie, pozwalające na zażegnanie tych czasochłonnych procesów. Platforma do tworzenia umów przez Internet sprawia, że ich przygotowanie i uzyskanie podpisów online sprowadza się do kilku kliknięć.
W Pergaminie nowy dokument w mig trafia do odpowiednich osób. Wystarczy wskazanie ich adresów e-mail. Sytuacja jest jeszcze wygodniejsza, gdy firmy korzystają z funkcji zespołów. Wtedy też przypisani członkowie od razu mają dostęp do dokumentu w swoim panelu. Możliwe jest także ustawienie procesu akceptacji umowy online, zgodnie z wewnętrznym regulaminem lub przyjętymi standardami. Wszyscy członkowie zespołu otrzymują dokument, który mogą w razie konieczności skomentować lub edytować (w zależności od przypisanych uprawnień). Jego sprawne zaakceptowanie wpływa na szybsze dostarczenie drugiej stronie.
Czas podpisania dokumentów w Pergaminie został skrócony do minimum. Po przygotowaniu umowy na platformie i wskazaniu adresów e-mail osób, mających ją podpisać, otrzymują powiadomienie na swoją skrzynkę pocztową. Bezpośrednio ze wskazanego w mailu linka, mogą przejść do konkretnej umowy w Pergaminie. Kontrahenci nie muszą przy tym rejestrować konta! Podpis online wymaga jedynie podania numeru telefonu. Na niego zostanie wysłany sms z kodem weryfikacyjnym. Po zakończeniu tego procesu, do umowy zostaje dołączony certyfikat podpisu online. Dzięki temu podpis jest w pełni zgodny z przepisami polskiego i unijnego prawa. Wszystkie powyższe kroki można wykonać na komputerze, tablecie, a nawet smartfonie – bez konieczności instalowania żadnych aplikacji. Sam dokument możliwy jest do pobrania w formacie PDF do pamięci urządzenia.
Umowa online stworzona w Pergaminie wysyłana jest do wszystkich stron w formie elektronicznej. Nie trzeba zatem jej drukować i składać odręcznych podpisów. Tym samym firma korzystająca z tej funkcjonalności, działa zgodnie z zasadą paperless. Postępuje również proekologicznie, nie zużywając nadmiernych ilości papieru, a tym samym nie powodując konieczności wycinania kolejnych drzew.
Optymalizacja czasu podpisywania umów online w Pergaminie
Wspominany już czas, ma bardzo duże znaczenie w procesowaniu umów. Ich podpisanie ostatecznie zatwierdza dokument i wciela postanowienia w życie. Z tych też względów istotne jest, aby zoptymalizować ten czas.
Umożliwiają to m.in. modułowe wzory umów w Pergaminie. Dzięki nim, tworzenie dokumentów (w tym także powtarzalnych) i ich edycja to bardzo szybkie i nieskomplikowane zadanie. Ponadto umowy w Pergaminie zawierają całą historię edycji. Wiadomo zatem, które punkty uległy zmianie oraz kto je wprowadził. Dodatkowo komentowanie dokumentów pozwala na sprawne ich negocjowanie.
Po zakończeniu procesowania umów, możliwe jest tworzenie szczegółowych zestawień w formacie CSV. Informacje w nich zawarte dotyczą autora dokumentu, kontrahentów, dat poszczególnych działań, a także historii. W ten sposób, dzięki jednemu plikowi, możliwe jest analizowanie wszystkich podejmowanych kroków w celu podpisania online umowy.
Podpis hybrydowy w Pergaminie
Kolejnym krokiem do tego, aby jeszcze bardziej wpłynąć na usprawnienie procesów biznesowych jest wprowadzenie do swojej firmy podpisu hybrydowego. To rozwiązanie, które umożliwia podpisywanie umów o pracę w 100% online i co najważniejsze – w 100% legalnie!
Podpisując umowę o pracę podpisem hybrydowym, pracodawca potwierdza zawarcie umowy podpisem kwalifikowanym Asseco SimplySign, a pracownik zwykłym podpisem elektronicznym, np. w formie SMS-a. Jest to możliwe dzięki postanowieniom z konferencji, która odbyła się 16 listopada 2021 roku. Tak, jak do tej pory, Państwowa Inspekcja Pracy mogła karać za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy, tak teraz brak jest podstaw do tego, by rozwiązanie to było uznane za nielegalne. Jeszcze więcej informacji o nowym rozwiązaniu zamieściliśmy tutaj.
Podsumowanie
Podpisywanie umów tradycyjną drogą, czyli poprzez wysyłanie ich kurierem, jest czasochłonne i nieefektywne. Na przeszkodzie do osiągnięcia sukcesu stanąć może również zniszczenie dokumentów oraz brak wiedzy na temat ich statusu. W Pergaminie proces ten jest znacznie szybszy. Stworzona na platformie umowa w przeciągu chwili trafia do wszystkich osób, które mają ją podpisać. Samo złożenie podpisu online to kliknięcie jednego przycisku i potwierdzenie tożsamości. Tym samym kończy się strata czasu, a zaczyna nowoczesna optymalizacja prowadząca do sukcesu.
“Jeden podpis, by wszystkimi rządzić, jeden Pergamin, by wszystkie umowy odnaleźć!” 😃
