W dobie wszechobecnej technologii zmienia się także podejście do podpisywania dokumentów. Dotychczas własnoręczne składanie podpisu wiązało się z ich drukowaniem, nie wspominając o późniejszym przechowywaniu! Taka forma niejednokrotnie wymuszała konieczność dostarczenia tych dokumentów do kontrahenta. W efekcie złożenie tradycyjnego podpisu z kilkusekundowego ruchu ręką stawało się czasochłonnym procesem.
Najnowsze technologie pozwalają na ułatwienie i przyspieszenie procesu podpisywania umowy, a przy okazji wspierają ekologiczny tryb życia. Naprawdę! Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule o paperless.
Co to jednak znaczy „podpisać umowę przez internet”? Istnieją dwie formy, które mogą to umożliwić:
- elektroniczny podpis kwalifikowany;
- oraz podpis online.
Obydwie wymagają dostępu do komputera, tabletu lub smartfona, różnią się jednak między sobą kilkoma istotnymi cechami, w tym sposobem obsługi.
Załóż darmowe konto i korzystaj z szablonów umów!
Elektroniczny podpis kwalifikowany – co to jest?
Elektroniczny podpis kwalifikowany to sposób podpisywania dokumentów, który dokładnie regulują przepisy prawa. Co ważne, jest on tożsamy z podpisem własnoręcznym. Nie wymaga zatem od nas dodatkowego odręcznego podpisania umów lub innych dokumentów.
Elektroniczny podpis kwalifikowany musimy jednak wyrobić. To natomiast wiąże się z kosztami. Są one zależne od firmy, w której zamawiamy podpis, oraz jego ważności. Może być to rok, dwa, a nawet trzy lata.
Taki podpis bazuje na certyfikacie przypisanym do konkretnej osoby. Jest on umieszczamy na specjalnej karcie kryptograficznej. Pobranie danych z niej jest możliwe dzięki czytnikowi podłączanemu do komputera oraz dodatkowemu oprogramowaniu.
Istnieją także prostsze formy elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Opierają się one na rozwiązaniach chmurowych. Nie musimy zatem posiadać czytnika oraz karty. Wystarczy jedynie aplikacja w telefonie, która wygeneruje jednorazowy token. W taki sposób możemy podpisać umowy, dokumenty kierowane do urzędów, a także innych firm.
Podpis online – co to jest?
Podpis online jest znacznie łatwiejszy do uzyskania niż kwalifikowany. Nie trzeba go wyrabiać, a więc i ponosić kosztów z tym związanych.
Taką formę podpisu oferują platformy internetowe, które umożliwiają tworzenie umów online oraz ich podpisanie. To rozwiązanie ma wygodniejszą procedurę niż wspomniany wariant kwalifikowany. Nie wymusza na nas posiadania dodatkowego sprzętu oraz oprogramowania. Ponadto nie wymaga instalacji żadnej aplikacji mobilnej.
Jakie są formy czynności prawnych?
Weryfikacja osoby korzystającej z podpisu online następuje na podstawie numeru telefonu. Przesyłany jest na niego kod, który musimy wprowadzić w narzędziu. Do dokumentu jest dołączany wtedy certyfikat podpisu online. Zawiera on następujące informacje:
- imię i nazwisko osoby podpisującej,
- tytuł dokumentu,
- numer identyfikacyjny,
- adres e-mail,
- nazwę i wersję przeglądarki internetowej,
- datę i godzinę podpisu,
- adres IP użytkownika.
Podpis online to podpisanie umów w formie dokumentowej. Dopuszczona jest ona przez polskie prawo, o czym mówi kodeks cywilny. Mamy więc możliwość zawierania umów online bez konieczności ich odręcznego podpisywania. Jest to również forma zgodna z przepisami Unii Europejskiej, a konkretnie – z rozporządzeniem eIDAS.
Obydwie omawiane formy podpisu są legalne. Skutecznie zastępują odręczne podpisanie dokumentów, zachodzą jednak między nimi pewne różnice.
| Podpis kwalifikowany | Podpis online | |
| Cena | Średnio od 300 zł | Za darmo |
| Dodatkowy osprzęt | Tak (karta + czytnik + oprogramowanie) | Nie |
| Konieczność wyrobienia | Tak | Nie |
| Prostota obsługi | Nie (należy skorzystać z dodatkowego osprzętu oraz oprogramowania) | Tak (wystarczy podać numer telefonu i przepisać kod z SMS) |
Załóż darmowe konto i korzystaj z szablonów umów!
Podsumowanie
Wykorzystywanie nowoczesnych form podpisu w znacznym stopniu przyspiesza i ułatwia nam zawieranie umów. Stosowanie takich metod nie powoduje konieczności drukowania dokumentów oraz wysyłania ich kurierem. Podpis kwalifikowany oraz podpis online to formy dopuszczalne przez prawo. Nie wymagają więc od nas dodatkowego odręcznego podpisania. Różnią się jednak procedurą, jaką musimy przeprowadzić w celu podpisania dokumentów. Ponadto podpis kwalifikowany należy wyrobić, a za tę czynność uiścić odpowiednią opłatę. Skorzystanie z podpisywania online jest zazwyczaj bezpłatne.
