Pisemne podpisywanie dokumentów jest znane od dawna. Jednak wraz z rozwojem nowoczesnych technologii wzrosło zapotrzebowanie na dostosowanie form czynności prawnych do aktualnej rzeczywistości. Polskie prawo dopuszcza bowiem swobodę czynności prawnych. Według niej możemy składać oświadczenia woli w różnych formach. Kodeks cywilny wyróżnia trzy formy czynności prawnych: pisemną, elektroniczną oraz dokumentową. Spośród nich duże znaczenie zyskała forma dokumentowa z uwagi na wygodę złożenia oświadczenia woli, czyli zawarcia umowy.
Pisemna forma czynności prawnych
Zaczniemy jednak od podstawowej (przynajmniej przez wiele długich lat) formy czynności prawnej, czyli zwykłej pisemnej. Taki sposób wyrażenia oświadczenia woli opiera się na papierowym dokumencie podpisanym własnoręcznie przez nas i drugą stronę.
Dla zachowania ważności tego dokumentu musimy zwrócić uwagę na jego podpis. Ten powinien znajdować się tuż pod treścią oświadczenia woli. Jeśli jednak wyrażona jest ona przez osobę, która ma problem z podpisaniem, możliwe jest odciśnięcie jej palca pokrytego tuszem oraz opatrzenie go przez inną upoważnioną osobę imieniem i nazwiskiem. Kodeks cywilny dopuszcza również sytuację, w której podpis zostanie złożony w sposób pośredni. Podpisanie przez osobę upoważnioną potwierdzone zostaje wtedy przez notariusza, wójta (burmistrza lub prezydenta miasta), starostę bądź marszałka województwa.
Elektroniczna forma czynności prawnych
Wspomniany już postęp technologiczny wymusił wręcz powstanie nowych form czynności prawnych. Zatem pisemna postać umowy zaczęła schodzić na drugi plan. Tożsama jest z nią bowiem elektroniczna forma czynności prawnych.
Charakterystyczne w jej przypadku jest operowanie cyfrową postacią dokumentu. Jego podpisania dokonujemy za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce wygląda to tak, że nie musimy drukować umów. Zamiast tego, podpisujemy je przy pomocy karty kryptograficznej lub korzystając z rozwiązania chmurowego (np. Asseco SimplySign, Szafir, Certum).
Elektroniczną formę czynności prawnych możemy stosować zamiast pisemnej, nawet gdy przepisy nakazują tą drugą pod rygorem nieważności.
Dokumentowa forma czynności prawnych
Trzecią dopuszczalną przez przepisy formą czynności prawnych jest dokumentowa. Główną różnicą jest brak wymogu złożenia podpisu odręcznego lub kwalifikowanego.
Omawiana forma czynności prawnych opiera się złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu. Rozumiany jest on jako nośnik informacji, z którym mogą zapoznać się inne osoby. Nie musi więc to być oświadczenie woli w postaci dokumentu elektronicznego. Dopuszczalny jest także zapis wideo oraz audio.
Kodeks cywilny w przypadku dokumentowej formy czynności prawnej zwraca uwagę na możliwość ustalenia tożsamości osoby, która takie oświadczenie składa. Weryfikacja w tym przypadku może nastąpić w oparciu o nasz adres e-mail, numer telefonu, czy też adres IP urządzenia, z którego korzystamy.
Zamów demo i zobacz, jak korzystać z dokumentowej formy czynności prawnych w Pergaminie!
Dlaczego najczęściej wybieramy podpis własnoręczny?
Formy czynności prawnych uwzględnione w Kodeksie cywilnym rozwijają katalog możliwości składania podpisu. O ile przepisy nie stanowią inaczej, można korzystać z innych sposobów, niż własnoręczny podpis. Jednak obawiamy się korzystania z formy elektronicznej i dokumentowej. Dlaczego?
Wynika to w głównej mierze z naszych przyzwyczajeń. Tradycyjny podpis własnoręczny funkcjonuje od dawien dawna. Mamy do niego pełnego zaufanie, mimo że tak naprawdę może być podrobiony. Na drodze do korzystania z innych możliwości staje więc tylko nasza mentalność. Staje się ona blokerem, który niełatwo przezwyciężyć. Pomimo tego, że przepisy prawa tak samo traktują kwestie podpisu własnoręcznego, elektronicznego czy też formę dokumentową – zarówno pod względem ich autentyczności, jak i ewentualnego postępowania w przypadku ich sfałszowania.
Podsumowanie
Aktualne przepisy polskiego prawa w zakresie form czynności prawnych, dostosowane są do wymagań, jakie stawia przed nami postęp technologiczny. W dobie szybkiego dostępu do informacji oraz ich wymiany drogą elektroniczną większe znaczenie zyskuje możliwość wyrażania oświadczeń woli w formie dokumentowej. Jest ona dla nas najprostsza, a zarazem najszybsza. Pozwala na sprawne zawieranie umów, bez konieczności ich drukowania czy też składania własnoręcznych podpisów. Sprawdź, jak wykorzystać formę dokumentową w naszym wpisie na temat podpisywania umów online.
