Co to forma dokumentowa

Co to jest forma dokumentowa? Przykłady umów

Spis treści

Forma dokumentowa oznacza dla firm możliwość szybkiego i wygodnego zawierania umów. W wielu przypadkach pozwala ona na rezygnację z papierowych dokumentów i własnoręcznego podpisu. Jak to możliwe? Umowy w formie dokumentowej mają identyczną moc prawną jak ich pisemne odpowiedniki. Brzmi obiecująco? Dowiedz się więcej o formie dokumentowej i poznaj jej przykłady, aby usprawnić działanie swojego biznesu.

Wprowadzenie formy dokumentowej otworzyło przed przedsiębiorcami nowe możliwości podpisywania dokumentów opierające się na najnowszych technologiach. Formę dokumentową wykorzystujemy także w Pergaminie – to dzięki niej użytkownicy naszej platformy mogą działać zdecydowanie szybciej, tworząc, podpisując i archiwizując umowy. 

Co to jest forma dokumentowa?

Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. stworzyła przedsiębiorcom podstawę do efektywniejszego działania z umowami. Zarówno tymi, które są podpisywane z innymi firmami, jak i z osobami fizycznymi. Wprowadzona forma dokumentowa dopuszcza zawieranie umów w innej postaci niż wymaga tego forma pisemna. Czego potrzeba do zachowania formy dokumentowej?

  • Oświadczenie woli w postaci dokumentu,
  • Możliwości ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli.

Postać dokumentu w formie dokumentowej

Bardzo ważną rolę w formie dokumentowej odgrywa postać umowy. Przepisy, a dokładnie art. 77 (3) k.c. wskazują, że dokument jest nośnikiem informacji. Dokument musi pozwalać na to, żeby w swobodny sposób odczytać treść oświadczenia woli. Ponadto jako nośnik informacji powinien wskazywać, kto składa takie oświadczenie.

Forma dokumentowa dopuszcza zatem zawarcie umowy w postaci:

  • wiadomości e-mail,
  • wiadomości sms,
  • pliku tekstowego,
  • pliku PDF,
  • arkusza kalkulacyjnego,
  • obrazu,
  • dźwięku,
  • zapisu audiowizualnego.

Ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie woli

Aby spełnić wszystkie warunki zachowania formy dokumentowej czynności prawnych, konieczna jest możliwość ustalenia tego, kto składa oświadczenie woli. Weryfikacja w przypadku wspomnianych wyżej nośników informacji może następować na podstawie wskazanego w nich imienia i nazwiska, a także adresu mailowego (z reguły przypisanego do konkretnej osoby).

W Pergaminie weryfikacja osoby składającej oświadczenie woli w formie dokumentowej ma bardziej rozbudowany charakter, aby zachować maksymalne bezpieczeństwo naszych klientów. Opiera się m.in. na:

  • adresie e-mail,
  • numerze telefonu,
  • danych urządzenia, z którego korzysta osoba podpisująca umowę

Forma dokumentowa – przykłady

Przepisy Kodeksu cywilnego wskazują, że wywołuje ona takie same skutki prawne jak tradycyjna papierowa postać dokumentów oraz własnoręczny podpis.

Dzięki formie dokumentowej można zawrzeć następujące umowy:

Umowa w typowej formie dokumentowej nie może być zawarta dla rodzaju dokumentów, w stosunku do których przepisy wymagają własnoręcznych podpisów. Problem ten jednak rozwiązuje kwalifikowany podpis elektroniczny w stosunku do cyfrowych dokumentów.

Czy wiesz, że…w Pergaminie możesz podpisać umowy kwalifikowanym podpisem Asseco SimplySign? Z chęcią opowiemy Ci o tym na bezpłatnej konsultacji.

Forma dokumentowa a pisemna

Wprowadzenie formy dokumentowej oraz wykorzystanie najnowszych technologii pozwala firmom na kompleksową cyfryzację oraz automatyzację wielu procesów: od tworzenia umów przez ich negocjacje, podpisanie oraz archiwizowanie. Forma dokumentowa zyskuje na popularności kosztem formy pisemnej. Nic dziwnego, różnią się one między sobą w kilku ważnych kwestiach, które wpływają na swobodę działania oraz szybkość procedowania.

Forma dokumentowaForma pisemna
Postać dokumentuGłównie cyfrowa: plik tekstowy, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, obraz, dźwiękPapierowy dokument
PodpisSMS lub kwalifikowany podpis elektronicznyWłasnoręczny
Poziom zaangażowania w stworzenie dokumentuNiski – w Pergaminie wykorzystanie modułowych szablonów, automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta, Wysoki – konieczność dostarczenia wszystkim stronom dokumentów do podpisu, korzystanie z usług firm kurierskich/poczty
Czas zawarcia umowyJeśli obie strony są przy komputerze – kilka minutWydłużony – od momentu stworzenia umowy przez negocjacje do czasu, aż wszystkie strony otrzymają swoje egzemplarze, podpiszą je i odeślą
ArchiwizacjaUporządkowana, cyfrowaW segregatorach zajmujących przestrzeń biurową

Podsumowanie

Forma dokumentowa czynności prawnych wykorzystuje nowoczesne technologie dla zawierania umów, pozwala przedsiębiorcom pracować szybciej i budować wizerunek nowoczesnej firmy. Dokumenty w tej formie są tak samo ważne jak dokumenty papierowe i własnoręcznie podpisane, co jest potwierdzone Kodeksem cywilnym w skali krajowej i rozporządzeniem eIDAS w przestrzeni europejskiej.

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin