Jak wynika z raportu Zapier „The 2021 state of business automation”, aż 94% pracowników z różnych obszarów potwierdza, że w swoich firmach zajmuje się powtarzalnymi, zabierającymi czas czynnościami. W wielu przedsiębiorstwach sporą część z tych zajęć zabiera praca z umowami w formie papierowej. Czy to już nie najwyższa pora na zmiany?
Zautomatyzuj pracę z dokumentami w Twojej firmie.
Umów się na darmową konsultację!
Mit 1: Podpisywanie umów przez internet nie jest zgodne z prawem
Co trzeci badany raporcie „Paperless 2021” Fundacji DigitalPoland przedsiębiorca twierdzi, że podpisanie umowy przez internet ma mniejszą moc wiążącą niż podpisanie jej długopisem. Tymczasem w świetle prawa podpis elektroniczny ma w 100% taką samą moc jak tzw. podpis mokry, czyli odręczny. Zgodnie z nowelizacją z 2016 roku forma dokumentowa czynności prawnych umożliwia dokonanie czynności prawnych na podstawie oświadczenia woli złożonego w postaci dokumentu (art. 77 (2)). Kwestie cyfrowego procesu podpisywania umów online są regulowane przez kodeks cywilny w Polsce i rozporządzenie eIDAS w Europie. Dzięki obowiązującym regulacjom nie ma ryzyka, by sąd nie uznał autentyczności umowy podpisywanej online. Dotyczy to zarówno dokumentów tworzonych w systemie, jak i podpisywania umów w formie PDF.
Mit 2: Mojej firmie nie opłaca się podpisywać umów przez internet
Niezależnie od tego, ile umów podpisujemy miesięcznie i jaka jest wielkość firmy, wykorzystywanie programu do umów opłaci się każdemu. Wystarczy pomyśleć o kosztach, jakie generuje tradycyjne podejście do dokumentacji. Zatrzymując się w starym systemie pracy z umowami papierowymi, podpisywanych długopisem i przesyłanych między kontrahentami za pomocą kurierów, można łatwo narazić się na niepotrzebne koszty. Jak duże? Przedstawiamy to w naszym prostym wyliczeniu:
Sprawdź, który pakiet najbardziej odpowiada zapotrzebowaniom Twojej firmy.
Mit 3: Zawieranie umów online nie jest bezpieczne
Obawiasz się, że z umowy podpisanej online łatwiej ukraść dane? Że Twój podpis zostanie sfałszowany lub niewłaściwie użyty? Nic bardziej mylnego. Podpisanie umowy w sposób elektroniczny jest bezpieczniejsze od tradycyjnego podejścia. W rzeczywistości to właśnie umowy papierowe, podpisane długopisem, łatwiej podrobić i sfałszować. Dlaczego tak się dzieje? Eksperci odpowiedzialni za zaawansowane technologie uważnie zajmują się tym, aby nasze dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce. Wyciek danych lub zniszczenie dokumentów online jest więc niemożliwe. Praktyki związane z dokumentami online podlegają bardzo ścisłej kontroli.
Podpisywanie umów online znacznie ułatwia także kwestię weryfikacji tego, czy podpis złożyła właściwa osoba. To możliwe dzięki weryfikacji tożsamości na kilka sposobów: przez adres e-mail, numer telefonu i kod SMS, na podstawie certyfikatu online lub podpisu kwalifikowanego.
Mit 4: Umowy online są trudne do stworzenia
Do stworzenia i podpisania dokumentu online nie potrzebujesz nadzwyczajnych umiejętności! Nie potrzebujesz nawet pobierać żadnego programu. Pergamin to platforma online. Wystarczy, że wejdziesz na naszą stronę i założysz konto. Przy rejestracji poprosimy Cię o określenie liczby umów, które tworzysz w ciągu miesiąca. Potrzebną umowę stworzysz w naszym generatorze szablonów, a pomoże Ci w tym jeden z naszych specjalistów. Możesz też przygotować umowę samodzielnie – w Pergaminie znajdziesz gotowe szablony umów. Wystarczy, że w odpowiednich polach wpiszesz potrzebne informacje oraz dane kontrahenta. Przy wykorzystaniu kreatora szablonów dokument online może powstać nawet w kilka minut.
Mit 5: Przechowywanie umów online generuje wysokie koszty
Do przechowywania dokumentów w tradycyjny sposób potrzeba dużo miejsca, a szukanie potrzebnej umowy zabiera czas Tobie i Twoim współpracownikom. Jak rozwiązać ten problem? Dzięki wykorzystaniu wygodnego cyfrowego archiwum, czyli e-segregatora w Pergaminie. To przestrzeń, która umożliwia archiwizowanie i wyszukiwanie umów online. Bez konieczności drukowania ani nawet pobierania dokumentów w formacie PDF na dysku twardym. W archiwum dokumentów w Pergaminie umowy online można z łatwością wyszukać po tytule, rodzaju dokumentu, datach aktualizacji, kontrahencie i członkach umowy.
Przeczytaj więcej o możliwościach, jakie daje archiwizacja dokumentów online.
Mit 6: Nie mamy 100% pewności, kto podpisał umowę online
Podstawową formę weryfikacji podpisu na umowie online stanowi adres e-mail, który zawsze jest przypisany do konkretnej osoby. Ze względów bezpieczeństwa całej organizacji dostęp do skrzynek służbowych musi być zabezpieczony przed osobami trzecimi. Podobnie w przypadku osób fizycznych.
Kolejnym sposobem jest weryfikacja na podstawie numeru telefonu i kodu SMS. Podczas aktywacji karty SIM nabywca musi obowiązkowo podać swoje dane osobowe potwierdzane dowodem tożsamości. Przy podpisywaniu umowy elektronicznie na numer telefonu wysyłany jest SMS ze specjalnym kodem. Dopiero po wpisaniu go w odpowiednim polu podpiszemy umowę.
Co więcej, po zakończeniu prac nad umową w Pergaminie generowany jest certyfikat podpisu. Zawiera on wszystkie informacje, które potwierdzają autentyczność złożonego podpisu online pod dokumentową formą umowy. Jeśli zależy nam na najbardziej wiarygodnej weryfikacji podpisu i tożsamości, możemy zdecydować się na korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tego typu podpis bazuje na certyfikacie przypisanym do konkretnej osoby, a żeby go wyrobić, trzeba przejść procedurę.
Podobne rozwiązania obowiązują na przykład w bankach. Przecież logując się na swoje konto czy wykonując przelewy, również musimy je potwierdzić, jednak nie musimy niczego podpisywać na papierze, by chronić nasze zabezpieczenia.
Sprawdź, jak zweryfikować autentyczność podpisu online.
Mit 7: Większość umów i tak nie może być podpisana online
Podpisywanie dokumentów przez internet jest możliwe w zdecydowanej większości przypadków umów. Są to między innymi umowy HR, czyli umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło. Dodatkowo korzystanie z dokumentów online ułatwia dostarczanie aktualnym i przyszłym pracownikom regulaminów oraz kwestionariuszy do podpisu. Co więcej, łatwiej drogą internetową zawrzeć umowy najmu, sprzedaży czy współpracy B2B. Do szeregu dokumentów, które można podpisać przez internet, zaliczają się również umowy lojalnościowe, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o zachowaniu poufności (NDA), umowy o zakazie konkurencji oraz protokoły zdawczo-odbiorcze.
Mit 8: Umów podpisywanych online nie można negocjować
Nic bardziej mylnego. Co więcej, zawieranie umów online sprzyja negocjacjom online, ponieważ możemy zrobić to łatwiej i szybciej. Rozmowa z kontrahentem przebiegnie o wiele sprawniej, kiedy obydwie strony będą miały przed oczami draft dokumentu. Kiedyś negocjacje na odległość mogły wydawać się problemem, jednak dzięki rozwojowi aplikacji takich jak Pergamin wymiana argumentów stała się bezproblemowa. Propozycje zmian, które chcemy wprowadzić do umowy, mogą odbywać się za pomocą komentarzy. Sami decydujemy o tym, czy mają one być widoczne dla drugiej strony, czy tylko w obrębie naszego zespołu. Podczas negocjacji powstaje cała umowa wraz z odpowiednimi zapisami, gotowa do podpisu online.
