Jak najlepiej zawierać umowy przez internet?

Zawarcie umowy przez internet. Po co i w jaki sposób to robić?

Spis treści

Czy zawieranie umów przez internet jest już niezbędne w małych i średnich firmach oraz korporacjach? Jeśli uwzględnić, że nawet 98% przedsiębiorstw skarży się na problemy
z efektywnym zarządzaniem umowami, łatwiej zrozumieć, dlaczego tak ważne jest przeniesienie pracy z nimi do online. I jak bardzo może wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Przypominamy, że mowa o ulepszaniu formalności, które wpływają na przyspieszenie uzyskania przychodu, większą satysfakcję klientów, partnerów i pracowników. W artykule wyjaśniamy, czego mogą spodziewać się firmy, które zdecydują się na zawieranie umów przez internet.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak wybrać dostawcę rozwiązania do zarządzania umowami online?
  • Dlaczego podpisywanie umów przez internet się opłaca?
  • Jakie etapy składają się na zawarcie umowy przez internet?
  • Jak podpisać umowę przez internet i jaki rodzaj podpisu wybrać?
  • Czym jest kreator umów?
  • Co i dzięki jakim funkcjom zyskujesz dzięki zawieraniu umowy przez internet?

Dowiedz się, jak w 4 krokach zautomatyzować pracę z umowami
w Twojej firmie.

Chcę podpisywać umowy online. Od czego mam zacząć?

Tworzenie umów online warto zacząć od wyboru oprogramowania dopasowanego do potrzeb Twojej firmy. Od tej decyzji zależy, z jakich możliwości będziesz mógł skorzystać podczas zarządzania umowami: 

  • czy jedynie podpiszesz umowę online, 
  • czy też stworzysz ją od podstaw w kreatorze umów,
  • czy będziesz negocjować z kontrahentami na przykład przy użyciu komentarzy, 
  • a następnie przechowasz dane online w e-segregatorze.

Wiele programów do zawierania umów online reklamuje się jako optymalne rozwiązania dla swoich klientów. Nie oferują jednak funkcji potrzebnych do zarządzania umowami na każdym etapie jej cyklu życia w firmie

Na co warto więc zwrócić przy wyborze narzędzia do zawierania umów, żeby się nie rozczarować?

  • czy można zintegrować je z systemami SAP i CRM,
  • czy pozwala wdrażać własne szablony umów, zgodne z profilem działalności Twojej firmy,
  • czy pozwala negocjować przez internet,
  • jakie rodzaje podpisów elektronicznych oferuje np. czy pozwala zawierać umowy SMS-em,
  • ilu użytkowników i w jakim zakresie może z niego korzystać,
  • czy pozwala podpisywać umowy przez internet w sposób odpowiadający na potrzeby firmy, np. umożliwia masową wysyłkę umów,
  • jakie etapy pracy z umowami automatyzuje i tym samym odciąża pracowników.

Diabeł tkwi w szczegółach, dlatego zachęcamy do rzetelnego researchu i przetestowania programu do zawierania umów online przed jego kupnem. Najczęściej dostawcy oprogramowania udostępniają możliwość założenia darmowego konta. Najbardziej skutecznym rozwiązaniem jest rozmowa z ekspertem i bezpłatna demonstracja programu do zarządzania umowami. Na spotkaniu łatwiej rozwiać wątpliwości dotyczące wszystkich kwestii prawnych związanych z zawieraniem umów przez internet i zobaczyć, jak przebiega tworzenie i podpisywanie dokumentów online z użyciem określonego narzędzia.

Dlaczego warto zdecydować się na zawieranie umowy przez internet?

Warto zrozumieć, dlaczego firmy i urzędy coraz częściej decydują się na elektroniczne wersje dokumentów i podpisów. Takie podejście poprawia jakość pracy na dokumentach i tworzenia umów w wielu aspektach. Pozwala optymalizować procesy, a w końcu buduje wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa zaangażowanego w podejście paperless.

Pierwszym czynnikiem, jaki może wpłynąć na podjęcie decyzji o pracy na dokumentach online, jest oszczędność czasu i kosztów. Podczas tworzenia umów tradycyjnie łatwo o pomyłki w danych kontrahenta albo w dacie, a umowy wymagają przecież stuprocentowej poprawności. Każdy błąd może wpłynąć na spowolnienie procesu, a przez to opóźnić pozyskanie przychodu w firmie. Nie bez powodu o umowach mówi się, że są silnikiem biznesu. Firmy, które ignorują ten fakt, muszą się liczyć ze stratami.

Praca na dokumentach najczęściej wymaga zaangażowania kilku stron. W przypadku tradycyjnego zarządzania umowami zmiany najczęściej są nanoszone przez poszczególne osoby w Wordzie, a kontrahenci przesyłają sobie wiadomości z załącznikami na skrzynki mailowe, ewentualnie działają w chmurze. Oczekiwanie na sprawne zakończenie całego procesu wydłuża się wraz z uwagami kolejnych osób, a praca bywa utrudniona ze względu na zapisywanie treści w różnych plikach.

W firmie, która decyduje się korzystać z umów w papierowym obiegu, rocznie zużywa się nawet 6000 kartek papieru. Zresztą nie tylko papier podnosi koszty zarządzania umowami. Dokumenty trzeba gdzieś przechowywać, a wynajem przestrzeni obciąża budżet. Cena materiałów biurowych, segregatorów, druku, a następnie przechowywania potrafi być zaskakująco wysoka. Według obliczeń Pergaminu firmy z sektora MŚP są w stanie oszczędzić nawet 20 000 zł, gdy porzucą tradycyjny sposób zawierania umów.

Jeszcze inną kwestię stanowią wysyłki umów kurierami i pocztą. To koleje działania wymagające organizacji, a przy tym wiążące się z niemałymi kosztami. Przedstawiciele działów prawnych niejednokrotnie narzekają na konieczność wysyłki pilnych dokumentów w ostatniej chwili i cenny czas tracony w kolejkach. Office managerów, których zakres obowiązków jest bardzo szeroki, obciąża natomiast konieczność czuwania nad kurierami i przekazywaniem im dokumentów.

Być może najważniejszym kosztem są zasoby ludzkie. Mowa o czasie pracowników i przepalaniu kompetencji. Zespoły poświęcają godziny na powtarzalne, rutynowe zajęcia, tworzenie i uzupełnianie dokumentów, podczas gdy mogliby wykorzystywać swoje kompetencje w bardziej rozwojowy dla firmy i dla nich samych sposób. Po zdjęciu z nich obowiązków zwiększa się wydajność pracowników np. działu HR-owego lub sprzedaży, polepsza się jakość kontaktu z klientami i kandydatami. 

Zyskać na elektronicznych umowach może także PR – firma, która aspiruje do miana nowoczesnego przedsiębiorstwa, zyskuje w oczach partnerów wizerunkową spójność dzięki wykorzystaniu rozwiązania do automatyzacji pracy z dokumentami.

Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak wdrożyć automatyzację umów w Twojej firmie.

Jak działają programy do tworzenia umów online?

W programach do umów istotne jest to, by pozwalały na pracę z umowami na każdym etapie. Sam podpis elektroniczny nie rozwiązuje problemów z organizacją dokumentów, chociaż bardzo przyspiesza proces zawierania transakcji.

Dopiero automatyzacja umożliwiąca tworzenie umów za pomocą platformy bądź aplikacji pozwala w pełni usprawnić zarządzanie dokumentami i wykorzystać ich potencjał. Po pierwsze daje możliwość przenoszenia danych z wewnętrznych systemów firmy, np. SAP-a, do programu do generowania umów. Dzięki integracji z innymi systemami dane są przesyłane i pozwalają uzupełniać umowy automatycznie.

W Pergaminie zawarcie umowy na odległość zaczyna się od skorzystania z Kreatora umów. To autorskie narzędzie służące do tworzenia szablonów umów lub wykorzystania już gotowych, chociażby umowy o dzieło lub umowy o pracę. Szablony można duplikować, a wszystkie z nich zawierają umowy ze zmiennymi takimi jak data, dane kontrahenta. Dzięki temu użytkownicy programu są w stanie co miesiąc tworzyć duże liczby powtarzalnych dokumentów online bez konieczności angażowania w to zespołu. System w trakcie modyfikacji dokumentu podpowiada, które pola są obowiązkowe, i nie pozwala zapisać umowy dopóty, dopóki wszystkie potrzebne dane nie zostaną uzupełnione. To eliminuje ryzyko pomyłek w umowie. Dane kontrahentów zaciągają się z bazy REGON, co dodatkowo usprawnia proces przygotowywania umowy online.

Drugą możliwością jest wgranie gotowego PDF-a z umową, do którego podpisania możesz zaprosić inne osoby.

Autor dokumentu może zaprosić do jego podpisania inne osoby oraz nadać i odpowiednie im odpowiednie uprawnienia. Osoby pracujące na umowie mają możliwość dodawania komentarzy i prowadzenia sprawnych negocjacji online.

Dowiedz się, jak skutecznie negocjować umowy.

Kiedy dokument online zostanie zaakceptowany przez wszystkie strony, proces tworzenia umowy można uwieńczyć złożeniem podpisu elektronicznego. Po elektronicznym podpisaniu dokumentu edycja umowy zostaje zamknięta, a do dokumentu zostaje wygenerowany certyfikat podpisu, który zawiera informacje potwierdzające tożsamość osób uczestniczących w zawarciu umowy przez internet.

Strony zaangażowane w tworzenie umowy mogą zostać poinformowane o jej podpisaniu i zamknięciu drogą mailową. 

Jak podpisać umowę online?

Umowa zawarta elektronicznie może zostać podpisana różnymi podpisami, ale każda z wybranych opcji jest bezpieczna. Po podpisaniu dokument zostaje opatrzony certyfikatem podpisu elektronicznego. Użytkownicy podpisujący umowy przez internet mogą skorzystać z elektronicznego podpisu kwalifikowanego bądź cyfrowego podpisu, na który pozwala forma dokumentowa

Na czym polega różnica między tymi dwoma podpisami elektronicznymi?

W przypadku podpisu online w formie dokumentowej prawo pozwala podpisać dokument pod warunkiem, że będzie można z niego odczytać oświadczenie woli, a z nośnika, na którym został zapisany, da się wyczytać, kto jest autorem takiego oświadczenia. Nośnikiem pozwalającym na podpisywanie umów online może być więc wiadomość e-mail, SMS, plik tekstowy, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, obraz, dźwięk, zapis audiowizualny. Żeby złożyć taki cyfrowy na dokumencie, nie trzeba dodatkowego oprogramowania, urządzeń, wcześniejszego potwierdzania tożsamości.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Podpis kwalifikowany natomiast trzeba wyrobić i wymaga on wcześniejszego potwierdzenia tożsamości. Jest równorzędny z podpisem składanym na dokumencie odręcznie i przydaje się w przypadku niektórych umów, wymagających formy pisemnej oświadczenia woli pod rygorem nieważności. Osobie posiadającej podpis kwalifikowany zostaje przypisany certyfikat. Zasady korzystania z podpisu kwalifikowanego wyglądają nieco inaczej w zależności od podpisu. W wielu przypadkach ten rodzaj podpisu zostaje umieszczony na specjalnej karcie kryptograficznej, a dane z niej są pobierane za pomocą czytnika podłączonego do komputera oraz dodatkowego oprogramowania. Nie zawsze musi tak być. Niektóre elektroniczne podpisy kwalifikowane są mobilne, tak jak SimplySign, a do ich wykorzystania potrzeba wyłącznie aplikacji i wygenerowanego tokenu. To znaczne ułatwienie, prawda?

Kolejny krok — automatyzacja biznesu dzięki umowom

Zawieranie umów przez internet wiąże się z bardzo dużą zaletą, jaką jest praca na danych. Każda umowa podpisana przez internet stanowi źródło cennych informacji o działaniach w firmie, co wyjaśniamy w naszym e-booku „Umowy dziś i jutra. Zarządzaj danymi, nie dokumentami”. Ich pozyskiwanie i analiza zmierza do lepszego zarządzania procesami biznesowymi w firmach. W Pergaminie wszystkie umowy bazujące na naszych szablonach są przechowywane w formacie JSON, który został stworzony do wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi. Dzięki temu użytkownicy Pergaminu mają dostęp do metadanych i pełnej historii dokumentu, razem ze wsteczną kompatybilnością i wersjonowaniem. To natomiast otwiera nowe możliwości automatyzacji i analityki, szczególnie dla firm z większym wolumenem umów. Takie podejście do danych jest zgodne z obecnymi standardami rozwiązań chmurowych, szczególnie tych opartych o AI.

Umów się na bezpłatną konsultację i przekonaj się, jak łatwo możesz podpisywać umowy elektronicznie.

Podziel się informacjami z innymi: