Każdy przedsiębiorca wie, że opóźnienia w podpisywaniu umów blokują przepływ gotówki. Rozwiązania takie jak zawieranie umów online pomagają przyspieszyć ten proces, ale… No właśnie. Wciąż wiele osób nie chce zrezygnować z podpisywania umów papierowych i tradycyjnego podejścia do pracy z dokumentami. Jak wybrnąć z sytuacji, w której nasi współpracownicy lub partnerzy biznesowi mają opory przed zawieraniem umów potwierdzonych podpisem elektronicznym? Jak ich przekonać do umów online?
Przygotowaliśmy dla Was kilka wskazówek!
1. Udostępnij kontrahentowi umowę online
Zapytaj kontrahenta, czy nie wolałby podpisywać umów szybciej i zapomnieć o przeglądaniu dziesiątek papierowych stron. Papierowe umowy to jeden z czasopożeraczy: ich drukowanie, kompletowanie, podpisywanie i wysyłanie może trwać nawet kilka godzin. Tyle samo czasu mija po stronie kontrahenta, który się z nimi zapoznaje, podpisuje, a następnie odsyła. Wadą papierowych dokumentów jest nie tylko czas, jaki trzeba poświęcić na zapoznanie z nimi, ale również brak możliwości zrobienia tego w dowolnym miejscu i o dowolnej porze.
Z tego powodu lepiej udostępnić dokument w formie umowy online w Pergaminie. Wystarczy, że kontrahent zaloguje się do systemu – bez konieczności zakładania konta. Umowa będzie dostępna na liście jego dokumentów. Może ją przeczytać na komputerze, tablecie, a także smartfonie.
2. Zapewnij możliwość szybkich negocjacji online
Zaproponuj kontrahentowi wygodniejszy sposób negocjacji! Pandemia przyzwyczaiła nas do przenoszenia interakcji do online’u. Niektóre z czynności w toku pracy nad umową wymagają jednak stałego kontaktu, a mowa tu chociażby o negocjacjach. Każdy, kto kiedykolwiek negocjował umowę, wie, że to czasochłonna czynność wymagająca zaangażowania wielu stron, oparta na szczerości intencji i dobrych obyczajach. Negocjacje są jednym z ważniejszych etapów na drodze do zawarcia umowy, pozwalającym zabezpieczyć interesy wszystkich stron.
Niestety negocjacje bezpośrednie ponownie mogą stanowić źródło opóźnień – umawianie spotkań, wbijanie ich do kalendarza, dojazdy. Wszyscy kontrahenci muszą stawić się w uzgodnionym miejscu, co wiąże się z wcześniejszym planowaniem i koordynacją z innymi spotkaniami.
Zamiast tego można z kontrahentem negocjować online. Dostępne w Pergaminie komentarze publiczne świetnie spełniają taką funkcję. Ich wymiana następuje w czasie rzeczywistym. Kontrahent nie musi zatem przesuwać żadnych innych spotkań biznesowych, a negocjacje może prowadzić nawet ze smartfona. Musicie przyznać, że to przekonujący argument do podpisywania umów online.
3. Zadbaj o automatyczne przypominajki
Zapewnij kontrahenta, że podpisywanie umów online oznacza większą kontrolę nad dokumentem. Koniec z niedotrzymywaniem terminów i chaosem w komunikacji!
Na standardowej ścieżce zawierania umowy przedsiębiorcy, którym zależy na czasie, mogą przypominać kontrahentom o podpisaniu umowy rozmowami telefonicznymi albo mailami. Ale to nadal papierowe dokumenty i sporo stron.
Inaczej jest w przypadku umów online w Pergaminie. Dokumenty są w pełni elektroniczne, a kontrahent otrzymuje zaproszenie mailowe do ich podpisania. Jeśli nie robi tego dość szybko, przedsiębiorca może skorzystać z możliwości wysłania przypomnienia w postaci SMS-a. Kontrahent otrzyma wtedy wiadomość zachęcającą do złożenia podpisu, a w niej znajdzie się również link do umowy.
4. Przedstaw podstawy prawne do składania podpisów elektronicznych
Wyjaśnij kontrahentowi, że umowy online są zgodne z prawem. Własnoręczne podpisywanie umowy to żmudna czynność. Na każdej stronie zazwyczaj umieszcza się parafkę, a na ostatniej – pełne imię i nazwisko lub też pierwszą literę imienia i nazwisko. Warto jednak zauważyć, że takich egzemplarzy umowy może być kilka w zależności od tego, ilu kontrahentów podpisuje umowę. Takiej niekończącej się opowieści można kontrahentowi zaoszczędzić. Znacznie wygodniej i szybciej jest podpisać umowę online za pomocą SMS-a lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeśli kontrahenci zastanawiają się, czy taki rodzaj składania podpisu jest legalny, można łatwo rozwiać takie wątpliwości, przytaczając odpowiednie rozporządzenia. Kwestie cyfrowego procesu podpisywania umów są regulowane przez Kodeks cywilny na szczeblu krajowym oraz rozporządzenie eIDAS w przestrzeni europejskiej. Co więcej, sposobów weryfikacji autentyczności podpisu jest całkiem sporo (więcej niż w przypadku podpisu odręcznego), o czym pisaliśmy na naszym blogu.
5. Opowiedz o nowym podejściu do umów
Myślenie o umowach jako dokumentach i PDF-ach do podpisu powoli odchodzi do przeszłości. W biznesie coraz częściej docenia się elastyczny dostęp do zarządzania dokumentami bez manualnych czynności. Widzimy, że wśród przedsiębiorców automatyczne tworzenie dokumentów i możliwość zaciągania do umów danych z wewnętrznych systemów staje się standardem. Coraz więcej przedsiębiorców dostrzega, że do porozumienia można dochodzić łatwo bez papieru, długopisu i wysyłki kurierami. W efekcie firmy korzystają z możliwości zarządzania dokumentami od A do Z w ramach jednego narzędzia, a przestarzałe technologie powoli przestają spełniać wymagania. Czemu upierać się przy starych rozwiązaniach, skoro nowe stwarzają przestrzeń do znacznie sprawniejszych i pogłębionych działań?
Podsumowanie
Zawieranie umów to procedura, która może być łatwa, szybka i przyjemna. Wystarczy wskazać to swoim kontrahentom i przekonać ich do innego modelu zawierania umów. Zyskają na tym obie strony: przedsiębiorcy oraz kontrahenci. Autor dokumentu udostępni kontrahentowi umowę online, która będzie dostępna w każdej chwili. Kontrahent może ją przejrzeć, negocjować, a także podpisywać za pomocą SMS-a lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego w jednym miejscu. Wdrożenie w firmie narzędzia takiego jak Pergamin będzie pierwszym krokiem do automatyzacji pracy z umowami online.
