Umowy dziś i jutra – zarządzaj danymi, nie dokumentami

Poznaj wizję przyszłości umów, która zakłada maksymalne ułatwienie pracy z pełnym wykorzystaniem możliwości automatyzacji i sztucznej inteligencji. Dowiedz się, jak będzie wyglądać praca na umowach, jeśli zaczną być traktowane jako źródło danych. O tym, jak działają smart umowy, dowiesz się z naszego bezpłatnego e-booka!
Pobierając raport, wyrażasz zgodę na zapis do newslettera. Możesz wypisać się z niego później w każdej chwili.

Droga od tekstu do danych

O umowach świat wie, od kiedy istnieje prawo. W swojej najpopularniejszej papierowej formie, jaka jest nam bliska dzisiaj, korzystamy z nich kilkaset lat. Klasyczne umowy są najczęściej spiętymi kartkami papieru, a do ich podpisania używa się długopisu. Po podpisaniu trafiają do plastikowych koszulek, segregatorów, są trzymane w archiwach, których utrzymanie i zarządzanie kosztuje.
Sytuacja w tym obszarze zmienia się jednak dynamicznie.

Obecnie znacznie wzrasta częstotliwość zawierania umów. Stają się też dużo bardziej złożone. Firmy pracują na dziesiątkach, setkach, a nawet tysiącach dokumentów miesięcznie. Przybywa ich z tygodnia na tydzień, brakuje miejsca na ich przechowywanie. Zespoły zarządzają umowami ręcznie w rozproszony sposób. Pracą z dokumentami zajmuje się wielu pracowników z różnych działów przy zastosowaniu rozmaitych kanałów.

W takim chaosie proces zawierania umów, poprowadzony w niewłaściwy sposób, z prostej wymiany ustaleń może stać się dużą przeszkodą w biznesie. Czas to naprawić.

Cyfrowe umowy silnikiem dla firm

Wiele dużych firm traktuje umowy jako zamknięte dokumenty, konieczność niezbędną do ograniczenia ryzyka i denerwujący czasopożeracz.

Wystarczy jednak zmiana perspektywy, aby wydobyć z dokumentów wartość na każdym etapie ich cyklu życia w firmie. W rezultacie podnosicie wydajność zespołów i zyskujecie wgląd w działanie biznesu. Zaczynacie korzystać z danych, które mówią o Twojej firmie więcej, niż dotychczas o niej wiedzieliście.

Postrzeganie umów jako nośnika danych to pierwszy krok do wyeliminowania chaosu.

Dzięki danym zachowanym w umowach można łatwo zdobywać informacje nt. efektywności pracy nad poszczególnymi umowami.

Zamrożone dane

Niektóre firmy są przekonane, że już zarządzają umowami w nowoczesny sposób, chociaż w rzeczywistości ich umowy utknęły w przeszłości. A to dlatego, że przechowują je w formacie PDF na dysku komputera bądź w chmurze i porozumiewają się w sprawie ustaleń przez komunikatory firmowe np. Slacka.

Niestety PDF to tak naprawdę zdigitalizowana kartka papieru, zdjęcie, które nie wnika w treść dokumentu – nawet na poziomie płytkiej identyfikacji danych znajdujących się w umowie. Standard PDF powstał w 1993 roku, czyli w czasach, które można by dzisiaj nazwać prehistorią internetu.

Poznaj przyszłość cyfrowych umów!

Nowy standard umów cyfrowych w Pergaminie

Umowy mają potencjał do bycia agregatem danych, ale żeby stały się smart, trzeba nimi mądrze zarządzać. Kiedy powstał Pergamin, na rynku były dostępne rozwiązania pojedynczych problemów (e-podpis) albo systemy klasy enterprise, po które mogły sięgnąć największe organizacje, a ich wdrożenie zajmowało długie miesiące.

Naszą ambicją było stworzenie platformy, która pozwoli każdej firmie maksymalnie uprościć pracę z umowami, w elastycznym modelu, bez długich i skomplikowanych wdrożeń. Chcemy zdemokratyzować dostęp do narzędzi klasy contract management, by odciążyć pracowników z manualnych czynności i ograniczyć zużycie papieru do absolutnego minimum.

Pergamin zaczynał jako narzędzie do łatwego generowania umów na podstawie szablonów powstających w naszym autorskim kreatorze. Dzięki niemu można tworzyć umowy z gotowych klocków i budować między nimi powiązania na zasadzie drzew decyzyjnych – a wszystko za pomocą intuicyjnego interfejsu, który nie wymaga dodatkowych umiejętności użytkownika. Następnie rozbudowaliśmy system o możliwość składania podpisu elektronicznego. Potem dodaliśmy funkcje służące do zarządzania całym cyklem życia dokumentu:

Nakładka zintegrowana z Twoim środowiskiem pracy

Kolejny krok to rozwijanie Pergaminu w stronę umożliwiającą lepszą wymianę danych z innymi aplikacjami. Nasi klienci chcą łączyć Pergamin z informacjami, które znajdują się w innych systemach, by automatyzować kolejne powtarzalne czynności.

Naszym celem jest, by Pergamin działał jak nakładka, która umożliwia obróbkę dokumentów i ich podpisywanie bez konieczności opuszczania swojego środowiska pracy (np. CRM, SAP, ERP czy komunikatora typu Slack).

W Pergaminie wszystkie umowy oparte o szablony są przechowywane w formacie JSON, który został stworzony do wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi. To game changer, jeśli chodzi o podejście do umów.

Dzięki niemu mamy dostęp do metadanych i pełnej historii dokumentu, razem ze wsteczną kompatybilnością i wersjonowaniem. To natomiast otwiera nowe możliwości automatyzacji i analityki, szczególnie dla firm z większym wolumenem umów. Takie podejście do danych jest zgodne z obecnymi standardami rozwiązań chmurowych, szczególnie tych opartych o AI.
Trzymając umowy w Pergaminie, masz pewność, że w pełni wykorzystasz możliwości automatyzacji, integracji z innymi systemami, a w przyszłości także sztucznej inteligencji.
Dlaczego dokumenty powinny być zapisywane w formacie JSON?

Jak działa ta cała automatyzacja?

Dzięki naszemu formatowi danych Pergamin staje się szyną integrującą cały proces pracy z dokumentem, co umożliwia tworzenie kompletnych ścieżek dla procesów sprzedaży, zatrudnienia czy procurementu na styku z dokumentami.
Możecie automatycznie tworzyć umowy, połączyć Pergamin z firmowym systemem CRM, wysyłać dane z Pergaminu do systemu księgowego czy otrzymywać powiadomienia na Slacku o podpisanych umowach.

Możliwe zastosowania:

Pergamin, wykorzystując wkład w postaci danych, na podstawie których tworzony jest dokument, a także modułowy szablon ze zmiennymi i integrację z systemami, pozwala na płynny przepływ informacji między narzędziami. Jest nie tylko zasilany danymi z zewnątrz, ale też jest w stanie je przesyłać. Szablony umożliwiają zaciągnięcie danych do umowy bezpośrednio z innego systemu – dzięki temu możesz wypełnić ją całkowicie automatycznie.

Signature wall jak płatności w banku

Kolejny aspekt automatyzacji stanowi możliwość korzystania z dowolnego podpisu elektronicznego czy systemu weryfikacji tożsamości jak w płatnościach internetowych. Obecnie Pergamin udostępnia podpis kwalifikowany Asseco SimplySign, a już niedługo Authologic oraz rozwiązania od innych dostawców usług zaufania. W założeniu będzie natomiast zintegrowany z każdym dostępnym na rynku rozwiązaniem służącym do podpisu elektronicznego. Klient może korzystać zarówno z podpisu Pergaminu, jak i każdej innej opcji podpisu, której potrzebuje.

Umowy cyfrowe signature wall

Data-driven contract management

Jak Pergamin wykorzysta potencjał danych znajdujących się w umowach?

Dane można wprowadzić do Pergaminu:

System składa dane z modułowym szablonem i w sposób automatyczny przygotowuje dokument i ewentualne załączniki. Dokument może zostać od razu przekazany do podpisu albo podlegać dalszej obróbce, polegającej na wewnętrznych ustaleniach różnych departamentów bądź zespołów naszego klienta albo negocjacjach z kontrahentem.

Na tym etapie ważną rolę odgrywa fakt, że plik ma format JSON i komunikuje się ze wskazanym źródłem danych, dlatego może być edytowany. System śledzi edycję, czyli wersjonuje dokument. W efekcie można łatwo zidentyfikować w nim wszystkie zmiany i całą ścieżkę aktywności poszczególnych osób mających dostęp do dokumentu.

Wizja machine learning, czyli Pergamin jako Alexa do umów

Do czego jednak prowadzi przejście z płaskiego PDF-a na bazodanowy JSON?

Gdy już system rozumie dokumenty jako bazę danych, można przejść do kolejnego etapu podbijania świata umów, czyli zacząć korzystać z analityki danych bazującej na uczeniu maszynowym (machine learning).

W Pergaminie po pierwsze zależy nam na tym, aby klient mógł łatwo przejść z punktu A do punktu B, czyli przekształcić swoje umowy z PDF-ów w JSON-y.

W tym celu zbudowaliśmy specjalny silnik działający z wykorzystaniem modeli NLP (natural language processing) uzupełnionych o specyficzne sformułowania i konstrukcje języka umów.

Silnik wyszukuje w umowach kluczowe jednostki nazewnicze (NER – named entity recognition; takie jak wyszukanie i oznaczenie w konkretnej umowie daty zawarcia, terminu spełnienia świadczenia itp.).
Równolegle interpretuje i etykietuje konkretne klauzule (np. wyszukanie w umowie klauzuli o karze umownej). Dzięki temu możemy z umowy wyciągnąć nie tylko konkretne dane biznesowe (np. kwotę wynagrodzenia), lecz także zrozumieć strukturę umowy, konkretne zależności pomiędzy klauzulami charakterystyczne dla danego typu umowy czy klauzule, na których szczególnie nam zależy, ponieważ zostały uznane za abuzywne albo zmieniły się przepisy, wymagające zmiany stosowanych konstrukcji prawnych.

Oszczędzaj czas i poprawiaj wydajność dzięki umowom online

Tylko 10% czasu pracy na dokumencie jest powiązane ze złożeniem podpisu. Pozostały czas poświęcamy w firmach na draftowanie, uzgodnienia wewnętrzne i ewentualne negocjacje z kontrahentem. W konsekwencji takiego wieloetapowego procesu zawieranie umów bywa absorbujące i zupełnie niepotrzebnie się wydłuża.
Co firmy zyskują dzięki podejściu do umów jako bazodanowych dokumentów zawieranych i podpisywanych online?

Czytaj bezpłatnego e-booka o przyszłości umów i poznaj naszą wizję rozwoju.

Zainteresowała Cię nasza publikacja? Czytaj też bezpłatnego e-booka Podpis elektroniczny w Twojej firmie. Jakie umowy podpiszesz online?” o roli podpisów elektronicznych w prowadzeniu biznesu. Na 40 stronach znajdziesz informacje o tym:

  • czym jest podpis elektroniczny i jakie są jego rodzaje,
  • dlaczego podpis elektroniczny jest bezpieczny,
  • jakie umowy zatwierdzisz podpisem online, a jakie – podpisem kwalifikowanym,
  • co Twoja firma zyska dzięki zawieraniu umów przez internet.