E-segregator – przechowywanie dokumentów online

E-segregator, czyli przechowywanie dokumentów online

Spis treści

Archiwizacja papierowych umów często spędza sen z powiek przedsiębiorcom. Piętrzące się stosy segregatorów, które rosną z miesiąca na miesiąc, dokumentowe Kilimandżaro, w którego szczelinach przepadł niejeden księgowy… To krajobraz znany w wielu firmach. Znalezienie umowy w przepastnych archiwach przypomina scenariusz „Poszukiwania zaginionej arki” z udziałem Indiany Jonesa. A gdyby dało się obejść bez segregatorów, foliowych koszulek, gorączkowego szukania potrzebnej umowy na cito? Gdyby od znalezienia właściwej umowy dzieliło tylko kilka kliknięć? Można to zrobić z e-segregatorem! Szczegóły tego rozwiązania opisaliśmy poniżej.

Z artykułu dowiesz się:

  • co przedsiębiorcy mogą zyskać dzięki archiwizacji dokumentów online;
  • czym jest i jakie funkcje pełni e-segregator;
  • co sprawia, że archiwizacja umów online jest bezpieczna i bardziej opłacalna niż tradycyjne przechowywanie dokumentów;
  • jak wyszukiwać umowy w segregatorach online.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z papierowych dokumentów, muszą także planować archiwizację umów. Najpopularniejsza jak dotąd metoda bazuje na spinaniu wszystkiego zszywaczem lub spinaczem, wkładaniu do koszulki, a następnie do segregatora. Jeśli dokumentów jest niewiele i mieszczą się w jednym zeszycie, sytuacja jest w miarę komfortowa. Kiedy jednak umów przybywa, a wraz z nimi zwiększa się liczba segregatorów, pojawia się problem. 

Nagle potrzebne okazuje się zaopatrzenie firmy w dodatkowe półki, a nawet pomieszczenie do przechowywania dokumentów. Takie kroki wiążą się oczywiście z dużymi kosztami i czasochłonnym procesem archiwizacji umów. Czy można z tego zrezygnować? Owszem, wystarczy przejść na #paperless i wykorzystywać e-segregator, czyli elektroniczne archiwum umów.

E-segregator, czyli nowoczesne podejście do archiwizacji umów

Współczesny biznes może czerpać garściami z nowych technologii. W zakresie archiwizacji dokumentów również. Pojęcie e-segregator pojawia się coraz częściej, kiedy mowa o umowach oraz przechowywaniu dokumentów. To nic innego jak jedna z funkcji kompleksowej cyfrowej usługi, takiej jak Pergamin, która umożliwia tworzenie, podpisywanie i archiwizowanie umów online.

E-segregator pozwala zachować ład w umowach zawieranych w formie dokumentowej. Firmy, które decydują się na podejście #paperless i cyfrową obsługę dokumentów, nie muszą drukować umów, zbierać podpisów i doręczać dokumentów za pośrednictwem kurierów. Co więcej, nie muszą nawet pobierać z Pergaminu dokumentów w formacie PDF i przechowywać ich w katalogach na dysku twardym. Wszystkie umowy mogą znajdować się w wygodnym cyfrowym archiwum.

Archiwum dokumentów, w którym znajdziesz umowę online w ciągu chwili

Archiwum dokumentów dostępne w Pergaminie znacząco skraca czas znalezienia właściwej umowy online. Dokumenty w e-segregatorze można wyszukiwać po:

  • tytule,
  • rodzaju dokumentu,
  • datach aktualizacji,
  • kontrahencie,
  • członkach umowy.

Wprowadzenie któregokolwiek z filtra pozwala na sprecyzowanie zapytania i wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Nie trzeba przeszukiwać manualnie całego archiwum, jak w przypadku tradycyjnych segregatorów i papierowych umów. Nie trzeba także tracić czasu na wyszukiwanie dokumentów na dysku komputera, gdzie mogą znajdować się w różnych folderach oraz z niedopracowanymi nazwami plików. 

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie archiwum w postaci e-segregatora, kilka kliknięć wystarczy Ci do znalezienia właściwej umowy online. 

Pobieraj z archiwum umowy oraz raporty

Archiwum umów w Pergaminie, czyli e-segregator pozwala na:

  • pobieranie zarówno pojedynczych umów online, jak i masowo wielu dokumentów,
  • przywracanie umów do głównego zasobu dokumentów,
  • usuwanie dokumentów z platformy.

Ponadto e-segregator umożliwia sporządzanie raportów dotyczących zarchiwizowanych umów. Znajdują się w nich informacje o:

  • nazwie umowy,
  • numerze umowy,
  • statusie dokumentu,
  • autorze,
  • kontrahencie,
  • negocjatorach,
  • datach utworzenia, aktualizacji oraz podpisania,
  • wersjach umów online,
  • historii dokumentów.

Takie raporty przedsiębiorcy mogą tworzyć automatycznie na podstawie wybranych przez siebie umów lub całego archiwum. Daje to szybki dostęp do najpotrzebniejszych informacji o podpisanych dokumentach.

Zarządzaj dostępem do e-segregatora

Stworzony w Pergaminie e-segregator może być dostępny dla wszystkich członków firmowego zespołu, którzy funkcjonują w takiej strukturze w obrębie platformy. Każdy z nich ma możliwość wyszukiwania dokumentów, a także ich pobierania. Od przypisanych przez administratora zespołu uprawnień zależy, czy jego członkowie mogą kasować umowy online z archiwum. 

Korzystaj z dostępu 24/7

Dostęp do e-segregatora możliwy jest w każdej chwili. Archiwum dokumentów jest dostępne 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Można do niego zaglądać z poziomu przeglądarki internetowej na komputerze, tablecie, a także na smartfonie. Pobrane w formie PDF umowy online nie znikają z archiwum. Nikt nie musi ich odkładać na półkę. One ciągle są tam dostępne. To bardzo przydatne nawet w trakcie spotkań, podczas których nagle pojawia się konieczność zapoznania z dawno zarchiwizowaną umową online.

Przekonaj się, jak Twoja firma może tworzyć umowy, podpisywać je
i archiwizować w e-segregatorze w ramach jednego narzędzia!

Bezpiecznie przechowuj dokumenty w e-segregatorze

W przechowywaniu umów w firmie ważne jest ich bezpieczeństwo. Dokumenty nie mogą być zniszczone czy też upublicznione. E-segregator gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa archiwizowanych umów online. W przypadku Pergaminu są one przechowywane w nowoczesnych data center we Frankfurcie i w Paryżu. Wprowadzone rozwiązania uniemożliwiają wyciek takich danych bądź ich usunięcie.

Archiwizacja dokumentów online źródłem oszczędności

Pogram do tworzenia umów, który umożliwia podpisywanie umów przez internet i archiwizowanie dokumentów online, przynosi firmie spore oszczędności. Po rezygnacji z materiałów biurowych takich jak segregatory, koszulki, papier, spinacze firma – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa –  od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie. Do tego należy też doliczyć wynajem przestrzeni bądź koszt mebli niezbędnych do przechowywania papierowych umów oraz wysyłki umów kurierami. Więcej wyliczeń znajdziesz na naszej infografice.

Ile zaoszczędzisz na dokumentach online?

Podsumowanie

E-segregator i forma dokumentowa dają przedsiębiorcom sporą przewagę nad papierowymi umowami oraz sposobem ich archiwizacji. Nowoczesne cyfrowe rozwiązanie, jakim jest Pergamin, pozwala kompleksowo realizować zadania związane z umowami online, czyli ich tworzenie, podpisywanie oraz przechowywanie. Archiwum w postaci e-segregatora pozwala na błyskawiczne znalezienie potrzebnych umów oraz dostęp do nich w każdej chwili wszystkim członkom zespołu w obrębie firmy. Jednocześnie rozwiązuje problem fizycznego przechowywania dokumentów i odszukiwania ich w tradycyjny sposób. 

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin