E-segregator – przechowywanie dokumentów online

E-segregator, czyli przechowywanie dokumentów online

Spis treści

Archiwizacja papierowych umów często spędza sen z powiek przedsiębiorcom. Piętrzące się stosy segregatorów, które rosną z miesiąca na miesiąc, dokumentowe Kilimandżaro, w którego szczelinach przepadł niejeden księgowy… To krajobraz znany w wielu firmach. Znalezienie umowy w przepastnych archiwach przypomina scenariusz „Poszukiwania zaginionej arki” z udziałem Indiany Jonesa. A gdyby dało się obejść bez segregatorów, foliowych koszulek, gorączkowego szukania potrzebnej umowy na cito? Gdyby od znalezienia właściwej umowy dzieliło tylko kilka kliknięć? Można to zrobić z e-segregatorem! Szczegóły tego rozwiązania opisaliśmy poniżej.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z papierowych dokumentów, muszą także planować archiwizację umów. Najpopularniejsza jak dotąd metoda bazuje na spinaniu wszystkiego zszywaczem lub spinaczem, wkładaniu do koszulki, a następnie do segregatora. Jeśli dokumentów jest niewiele i mieszczą się w jednym zeszycie, sytuacja jest w miarę komfortowa. Kiedy jednak umów przybywa, a wraz z nimi zwiększa się liczba segregatorów, pojawia się problem. 

Nagle potrzebne okazuje się zaopatrzenie firmy w dodatkowe półki, a nawet pomieszczenie do przechowywania dokumentów. Takie kroki wiążą się oczywiście z dużymi kosztami i czasochłonnym procesem archiwizacji umów. Czy można z tego zrezygnować? Owszem, wystarczy przejść na #paperless i wykorzystywać e-segregator, czyli elektroniczne archiwum umów.

E-segregator, czyli nowoczesne podejście do archiwizacji umów

Współczesny biznes może czerpać garściami z nowych technologii. W zakresie archiwizacji dokumentów również. Pojęcie e-segregator pojawia się coraz częściej, kiedy mowa o umowach oraz przechowywaniu dokumentów. To nic innego jak jedna z funkcji kompleksowej cyfrowej usługi, takiej jak Pergamin, która umożliwia tworzenie, podpisywanie i archiwizowanie umów online.

E-segregator pozwala zachować ład w umowach zawieranych w formie dokumentowej. Firmy, które decydują się na podejście #paperless i cyfrową obsługę dokumentów, nie muszą drukować umów, zbierać podpisów i doręczać dokumentów za pośrednictwem kurierów. Co więcej, nie muszą nawet pobierać z Pergaminu dokumentów w formacie PDF i przechowywać ich w katalogach na dysku twardym. Wszystkie umowy mogą znajdować się w wygodnym cyfrowym archiwum.

Archiwum dokumentów, w którym znajdziesz umowę online w ciągu chwili

Archiwum dokumentów dostępne w Pergaminie znacząco skraca czas znalezienia właściwej umowy online. Dokumenty w e-segregatorze można wyszukiwać po:

  • tytule,
  • rodzaju dokumentu,
  • datach aktualizacji,
  • kontrahencie,
  • członkach umowy.

Wprowadzenie któregokolwiek z filtra pozwala na sprecyzowanie zapytania i wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Nie trzeba przeszukiwać manualnie całego archiwum, jak w przypadku tradycyjnych segregatorów i papierowych umów. Nie trzeba także tracić czasu na wyszukiwanie dokumentów na dysku komputera, gdzie mogą znajdować się w różnych folderach oraz z niedopracowanymi nazwami plików. 

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie archiwum w postaci e-segregatora, kilka kliknięć wystarczy Ci do znalezienia właściwej umowy online. 

 

Pobieraj z archiwum umowy oraz raporty

Archiwum umów w Pergaminie, czyli e-segregator pozwala na:

  • pobieranie zarówno pojedynczych umów online, jak i masowo wielu dokumentów,
  • przywracanie umów do głównego zasobu dokumentów,
  • usuwanie dokumentów z platformy.

Ponadto e-segregator umożliwia sporządzanie raportów dotyczących zarchiwizowanych umów. Znajdują się w nich informacje o:

  • nazwie umowy,
  • numerze umowy,
  • statusie dokumentu,
  • autorze,
  • kontrahencie,
  • negocjatorach,
  • datach utworzenia, aktualizacji oraz podpisania,
  • wersjach umów online,
  • historii dokumentów.

Takie raporty przedsiębiorcy mogą tworzyć automatycznie na podstawie wybranych przez siebie umów lub całego archiwum. Daje to szybki dostęp do najpotrzebniejszych informacji o podpisanych dokumentach.

Zarządzaj dostępem do e-segregatora

Stworzony w Pergaminie e-segregator może być dostępny dla wszystkich członków firmowego zespołu, którzy funkcjonują w takiej strukturze w obrębie platformy. Każdy z nich ma możliwość wyszukiwania dokumentów, a także ich pobierania. Od przypisanych przez administratora zespołu uprawnień zależy, czy jego członkowie mogą kasować umowy online z archiwum. 

Korzystaj z dostępu 24/7

Dostęp do e-segregatora możliwy jest w każdej chwili. Archiwum dokumentów jest dostępne 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Można do niego zaglądać z poziomu przeglądarki internetowej na komputerze, tablecie, a także na smartfonie. Pobrane w formie PDF umowy online nie znikają z archiwum. Nikt nie musi ich odkładać na półkę. One ciągle są tam dostępne. To bardzo przydatne nawet w trakcie spotkań, podczas których nagle pojawia się konieczność zapoznania z dawno zarchiwizowaną umową online.

Przekonaj się, jak Twoja firma może tworzyć umowy, podpisywać je i archiwizować
w e-segregatorze w ramach jednego narzędzia!

Bezpiecznie przechowuj dokumenty w e-segregatorze

W przechowywaniu umów w firmie ważne jest ich bezpieczeństwo. Dokumenty nie mogą być zniszczone czy też upublicznione. E-segregator gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa archiwizowanych umów online. W przypadku Pergaminu są one przechowywane w nowoczesnych data center we Frankfurcie i w Paryżu. Wprowadzone rozwiązania uniemożliwiają wyciek takich danych bądź ich usunięcie.

Podsumowanie

E-segregator i forma dokumentowa dają przedsiębiorcom sporą przewagę nad papierowymi umowami oraz sposobem ich archiwizacji. Nowoczesne cyfrowe rozwiązanie, jakim jest Pergamin, pozwala kompleksowo realizować zadania związane z umowami online, czyli ich tworzenie, podpisywanie oraz przechowywanie. Archiwum w postaci e-segregatora pozwala na błyskawiczne znalezienie potrzebnych umów oraz dostęp do nich w każdej chwili wszystkim członkom zespołu w obrębie firmy. Jednocześnie rozwiązuje problem fizycznego przechowywania dokumentów i odszukiwania ich w tradycyjny sposób. 

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin