Obejrzyj nagranie i przekonaj się, jakie efekty osiągnęliśmy
Wyzwanie: skalowalność i kontrola w HR na poziomie ogólnopolskim
W obliczu dynamicznego wzrostu zatrudnienia – ponad 250 klubów i 4000+ pracowników – Benefit Systems potrzebował rozwiązania, które z jednej strony uporządkuje i ustrukturyzuje dokumentację kadrową, a z drugiej – zwiększy bezpieczeństwo i jakość obsługi kandydatów. Kluczowe było ograniczenie błędów, automatyzacja powtarzalnych czynności i przywrócenie kontroli nad obiegiem dokumentów. Miesięcznie obsługiwanych jest ponad 1000 dokumentów HR.
Nasz zespół wdrożeniowy wspólnie z zespołem Benefit Systems postawił na automatyzację pełnego cyklu życia dokumentów – od wniosku o zatrudnienie przez generowanie i podpisywanie umowy aż po archiwizację.
Rozwiązanie: jedna platforma do obsługi całego procesu zatrudnienia
Zaprojektowaliśmy kompletną sekwencję dokumentów, w której:
- podpisanie wniosku uruchamia generowanie umowy (zarówno dla umów zlecenia, jak i kontraktów B2B),
- dane identyfikacyjne i personalne są automatycznie zaciągane do dokumentów, co eliminuje błędy wynikające z pracy manualnej,
- brak wymaganych danych (np. PESEL, NIP, numer konta) blokuje możliwość podpisania umowy – to automatyczna kontrola jakości i zgodności.
Inteligentne szablony i elastyczność
Zamiast tworzyć osobne wzory umów dla każdego stanowiska, wdrożyliśmy jeden dynamiczny szablon, który adaptuje się do danych z formularza. Dzięki temu:
- HR nie musi tworzyć osobnych wersji dokumentów,
- możliwe jest szybkie skalowanie zatrudnienia w różnych lokalizacjach.
Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Każdy etap procesu zawiera mechanizmy walidacji danych, które minimalizują ryzyko błędów i nadużyć. Dane osobowe i finansowe są przetwarzane zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.
Efekty wdrożenia: konkrety, które robią różnicę
- Czas obsługi dokumentów skrócony o kilkadziesiąt procent.
- Pełna automatyzacja i możliwość podpisu wielu dokumentów jednym kliknięciem.
- Uwolnienie zasobów zespołu Kadr i Płac, który może się skupić na działaniach strategicznych.
- Zwiększone bezpieczeństwo i kontrola nad dokumentacją.
- Lepsze doświadczenie kandydatów, którzy otrzymują spójne, cyfrowe procesy od pierwszego kontaktu.
- 7500 godzin odzyskanych miesięcznie (30 godzin miesięcznie na jednego z ponad 200 menedżerów klubów).
- Ponad 20 000 dokumentów przetworzonych od startu wdrożenia.
- 300 osób z organizacji BSOF jako power userzy w Pergaminie.
- Od podpisania umowy do wdrożenia: tylko 6 tygodni.
Za realizacją stoi zespół ekspertów po obu stronach
Projekt został zrealizowany w ścisłej współpracy:
- Zespołu wdrożeniowego Pergaminu, który przeprowadził mapowanie procesów, dostosował platformę i wspierał klienta na każdym etapie wdrożenia,
- oraz zespołów IT i PMO Benefit Systems, które wspólnie z nami zaplanowały i koordynowały cały proces transformacji.
Ta synergia była kluczem do sukcesu – szybkie decyzje, elastyczność i wspólna wizja cyfrowej transformacji.
Wspólnie z Benefit Systems nie zatrzymujemy się na jednym etapie. Trwa projektowanie kolejnych ścieżek automatyzacji. Naszą ambicją jest to, aby formalności kadrowe były przewagą konkurencyjną, a nie przeszkodą w skalowaniu firmy.
