[Poradnik] Twórz umowy i podpisuj online w 5 minut

Tworzenie i podpisywanie umów w 5 minut

W czasach, gdy coraz więcej firm i urzędów pracuje zdalnie bądź w ograniczonym zakresie kontaktu bezpośredniego, bardzo dobrym rozwiązaniem jest dopełnienie formalności przez Internet. Rezygnacja z papierowych umów na rzecz wersji online jest wyborem bezpiecznym i efektywnym. Jak jednak wygląda proces podpisywania elektronicznie dokumentów? Dowiesz się w tym artykule!

Zacznijmy jednak od przytoczenia konkretnej sytuacji. Wyobraź sobie, że zarządzasz działem handlowców, którzy rozsiani są po całym kraju. Do Ciebie należy obowiązek zatrudnienia nowej osoby. W związku z aktualnymi utrudnieniami w podróżowaniu proces rekrutacji odbywa się w większości przypadków zdalnie. Wykorzystanie dostępnych narzędzi do zorganizowania rozmowy rekrutacyjnej przez Internet okazało się całkiem proste. Po zakończeniu wszystkich spotkań online i wyborze konkretnego kandydata zastanawiasz się jednak, co dalej? Jak usprawnić proces przekazania umowy do podpisu, aby uzyskać go od obydwu stron? Dotychczas ten element działał niezbyt sprawnie. Nowo zatrudniony handlowiec przyjeżdżał osobiście do centrali, by podpisać dokumenty – co zajmowało czas oraz marnowało pieniądze, ze względu na koszty podróży. W innym przypadku otrzymywał on komplet dokumentów kurierem i odsyłał całość, już z podpisami. Wszystko może wydaje się w miarę proste, chociaż patrząc przez pryzmat czasu i koniecznego zaangażowania – wymagające, długotrwałe i męczące. Często też pojawia się problem, gdy w pakiecie dokumentów zawieruszył się błąd, na przykład w dacie albo nazwisku. W obu przypadkach generuje to dodatkowe koszty oraz kolejne opóźnienia. W efekcie proces ten budzi spore wątpliwości. Jak rozwiązać taki problem?

Tworzenie umowy w Pergaminie

Podpisywanie elektroniczne dokumentów online

Ta, czy inne sceny z codziennych sytuacji są z pewnością dobrze znane pracodawcom i pracownikom. Właściciel małej firmy, tak samo jak zarządzający działem HR czy handlowym w dużej korporacji, może borykać się z chaosem w procesie obiegu dokumentów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku podpisywania papierowych wydruków. Jest to uciążliwe zarówno, jeśli jest się szefem korporacji, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej.

Jest jednak dobra wiadomość. Coraz częściej firmy i urzędy wybierają wersję elektroniczną, zarówno dokumentów, jak i samego podpisu. Oznacza to, że papier odchodzi do lamusa. Umowy można przygotować, negocjować, poprawić, wysłać i otrzymać zwrotnie już podpisane – całkowicie przez Internet. Dzieje się to bardzo szybko i zazwyczaj trwa od kilku do kilkunastu minut, jeśli tylko druga strona jest akurat przy komputerze. Dzięki temu możesz odłożyć długopis na bok i wyłączyć drukarkę. Nie musisz zamawiać kuriera i czekać na odesłanie dokumentów. Od teraz wszystkie umowy przygotujesz, wyślesz i podpiszesz przy użyciu systemu online.

Jak podpisać elektronicznie dokumenty online w Pergaminie?

Przytoczoną we wstępie problemową sytuację rozwiązuje Pergamin. Wystarczy przejść tylko 3 kroki, aby stworzyć umowę online, dostarczyć ją i podpisać elektronicznie.

Szablony umów w Pergaminie

Krok pierwszy: stworzenie dokumentu online

W Pergaminie możliwe jest stworzenie umowy online na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest wgranie pliku .pdf. Drugim zaś skorzystanie z jednego z gotowych, inteligentnych szablonów dokumentów. Żeby zacząć pracę, przejdź do zakładki “Nowy dokument”, którą znajdziesz w menu po lewej stronie ekranu. Tutaj masz możliwość wyboru sposobu tworzenia nowej umowy online. Na górze zobaczysz sekcję, w której możesz wgrać wcześniej przygotowany plik .pdf. Poniżej zaś znajduje się lista gotowych szablonów. W tym przypadku wystarczy, że klikniesz ikonę “plusa” przy którymś z nich i przejdziesz do dalszej edycji. Jeśli Twój wybór padł na wcześniej przygotowany plik .pdf, to koniec Twojej pracy w tym kroku! Inteligentny szablon z kolei pozwala Ci na dowolne wypełnianie pól, a także ich modyfikowanie w przypadku błędów. Możesz go także duplikować, jeśli chcesz ten sam wzór wykorzystać więcej razy. Kiedy potrzebujesz w miarę powtarzalnych dokumentów, raz na miesiąc czy częściej, inteligentne szablony w Pergaminie to najlepsze rozwiązanie. Dzięki nim zaoszczędzisz nawet kilkadziesiąt minut w przypadku jednej umowy online. Modyfikacja zajmuje mało czasu, jest dostępna w każdym momencie, a efektem jest standardowy dokument w końcowym pliku .pdf. Co więcej, w trakcie edytowania system automatycznie podpowie, które pola są obowiązkowe, aby dokument online był prawnie ważny. W Pergaminie nie ma miejsca na pomyłkę, więc umowa online nie będzie możliwa do wysłania dalej, jeśli zabraknie w niej niezbędnych informacji.

Zaproszenie do umowy

Krok drugi: wysłanie umowy online

Gdy dokument jest poprawnie wypełniony, zapisujesz go w systemie. Dopiero wtedy pojawi się opcja wysyłki. Tu również masz dwie możliwości. Pierwszą jest zaproszenie do dokumentu osób, których opiniowania potrzebujesz, by dokument był gotowy do zatwierdzenia. Drugą jest wysłanie umowy online do osób, od których potrzebujesz podpisów. Decyzja należy do Ciebie. 

Wysłanie dokumentu jest proste. Kliknij ikonę ”plus” w sekcji Członkowie, którą znajdziesz po prawej stronie interfejsu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno dodawania nowych osób do dokumentu. Pamiętaj, że obowiązkowe jest podanie ich adresów e-mail. Dzięki temu osoby te otrzymają zaproszenie oraz przejdą weryfikację tożsamości po swojej stronie. 

Podpisanie dokumentu online

Krok trzeci: podpis elektroniczny

Gdy wszystkie strony zaakceptują treść dokumentu online, wystarczy kliknąć przycisk “Podpisz”. To wszystko! Po elektronicznym podpisaniu dokumentu w Pergaminie system zamyka jego edycję. Wtedy też automatycznie generuje certyfikat podpisu. Zawiera on istotne informacje na temat osób, które dokonały tych czynności. Certyfikat jest dołączany do “zamkniętej” treści podpisanej elektronicznie umowy online. 

Ponadto możliwe jest także wysłanie wiadomości e-mail dodatkowym osobom, z informacją, że taki dokument został podpisany i zakończony. Pamiętaj, że opcja ta nie jest obowiązkowa, a możesz z niej skorzystać, żeby np. powiadomić księgowość o nowej umowie.

Oprócz tego istnieje także opcja podpisania dokumentu jednostronnie. W tej sytuacji klikasz przycisk “Podpisz” bez zapraszania dodatkowych osób. Jeśli klikniesz przypadkowo (a Twoją intencją nie jest podpis jednostronny), bez obaw, system wyświetli odpowiedni komunikat.

To wszystko! Dokument online stworzony i podpisany!

Gotowe! Te trzy kroki w Pergaminie zajmują od 5 (w przypadku przygotowanego wcześniej pliku .pdf) do około 15 minut (w przypadku korzystania z gotowego, inteligentnego szablonu). Brzmi nieprawdopodobnie szybko? Sprawdź case study z wypowiedzią jednego z naszych klientów: AEGON (Profitowi.pl). Dla porównania zwykły proces, gdy dokument jest tworzony w edytorze tekstu, drukowany i podpisywany “na mokro”, może zająć od 15 minut (w idealnej sytuacji, gdy pod ręką jest drukarka i wszystkie strony do podpisu), do nawet kilku tygodni (jeśli strony są w różnych miastach, bądź krajach i trzeba polegać na kurierach). Dlatego też warto skorzystać z Pergaminu, który znacznie przyspiesza ten proces, a Ty możesz się skupić na innych zadaniach!

Bardziej zorganizowana i wygodna praca z dokumentami? Oto nowe funkcje w Pergaminie!

Nowe funkcje w Pergaminie - statusy dokumentów

Nowe statusy dokumentów

Przypuśćmy, że w Twojej firmie dokumenty przeznaczone do podpisu przesyłane są kurierem lub skanowane i wysyłane mailem. Taki proces przygotowania i odesłania umowy potrafi trwać wiele dni. Często pojawiają się także różne przeszkody związane z jej dostarczeniem oraz odesłaniem, a w końcu okazuje się, że… nie wiesz, jaki jest jej status! Aby odnaleźć się w sytuacji, przeglądasz historię konwersacji z kontrahentami, prosisz o informacje swoich pracowników lub pytasz kontrahenta, czy podpisał i odesłał (lub czy w ogóle otrzymał!) dokument. Hmm… chyba nie brzmi to najlepiej? 

Dokumenty elektroniczne oczywiście również mogą czasem “utknąć”. Jednak dzięki nowemu, rozszerzonemu zestawowi statusów w Pergaminie ustalenie, na jakim etapie jest dana umowa, staje się o wiele łatwiejsze. Większa liczba statusów sprawia, że poszczególni uczestnicy procesu podpisu są znacznie lepiej poinformowani o tym, co się dzieje z dokumentem, a jego autor ma większe poczucie kontroli i przejrzystości danych.

Gdzie znajdują się statusy dokumentów? 

Wszystkie statusy umieszczone są w rozwijanej liście w widoku “Moje dokumenty”.

Statusy dokumentów online w Pergaminie

Nazwa na liście dokumentówNazwa w widoku edycji dokumentuDokumenty oznaczone tym statusem
RoboczyRoboczyDokumenty, do których nie zaproszono jeszcze żadnego Członka, który mógłby uczestniczyć w dalszych procesach
WysłanyWysłanyDokumenty, które zostały wysłane do innych osób, ale nie zostały jeszcze przez nie wyświetlone
OtwartyOtwartyDokumenty, które zostały wyświetlone przez przynajmniej jednego Członka, ale nie został pod nimi złożony żaden podpis
W tokuW trakcie edycjiDokumenty w trakcie edycji
W tokuW trakcie akceptacjiDokumenty w trakcie akceptacji
W tokuW trakcie podpisuDokumenty w trakcie podpisu
PodpisanyPodpisanyDokumenty, które zostały zaakceptowane i podpisane przez wszystkich Członków
OdrzuconyOdrzuconyDokumenty, które zostały odrzucone przez Członków. Status ten jest widoczny przy dokumencie do momentu jego przywrócenia, usunięcia, zarchiwizowania lub edytowania

Statusy kontekstowe: “Czeka na Twoją akcję”

Pośród nowo dodanych funkcji znajdują się także udoskonalone statusy kontekstowe. Będą one wyświetlane konkretnemu użytkownikowi, podczas gdy dokument oczekuje na podjęcie przez niego działania. Statusy kontekstowe prezentowane są na liście dokumentów pod nazwą “Potrzebna akcja”. Widoczne będą także po wejściu w konkretny dokument tylko dla użytkowników, których dotyczy dana czynność. 

Nazwa na liście dokumentówStatus kontekstowyJakie dokumenty są oznaczone tym statusem
Potrzebna akcjaCzeka na Twoją akceptacjęWidoczny tylko dla Członka, który znajduje się w kolejce akceptacji, ale nie zaakceptował jeszcze dokumentu
Potrzebna akcjaCzeka na Twój podpisWidoczny tylko dla Członka, który może podpisać dokument, ale jeszcze tego nie zrobił

Status umowy online w Pergaminie

Komentarze publiczne i wewnętrzne dla członków zespołu

Dokumenty często wymagają ustaleń, negocjacji, a także konsultacji wewnętrznych. Omówienia, które sporządzane są odnośnie konkretnego dokumentu, ale w innym miejscu, powodują, poza zbędną stratą czasu, ryzyko “zgubienia wątku”. Idealne rozwiązanie? Możliwość zostawienia komentarza widocznego dla wszystkich członków dokumentu lub tylko dla wybranych współpracowników. Teraz w Pergaminie to możliwe! 

Jak to zrobić? Wejdź w dokument, a następnie w panelu komentarzy wybierz jego rodzaj – ‘publiczny’ lub ‘wewnętrzny’. 

Dodatkowo, dodaliśmy możliwość wyłączenia uprawnienia do publikowania komentarzy publicznych w ustawieniach Zespołu. Funkcja ta umożliwia jeszcze dokładniejsze zarządzanie pracą nad dokumentami w swojej organizacji oraz w znaczącym stopniu zapobiega ewentualnym błędom i wpadkom. Użytkownik spoza Zespołu zobaczy jedynie komentarze publiczne – nie ma obaw, że zauważy wpis, który miał służyć tylko Waszym wewnętrznym ustaleniom!

Komentarze wewnętrzne i publiczne do dokumentów online

“Moi kontrahenci”

Dotychczasowa baza kontrahentów w Pergaminie była przejrzysta i pozwalała na szybkie dodawanie i edytowanie danych. Obecnie jednak, dzięki dodaniu filtrów i nowych akcji, baza oferuje dodatkową optymalizację pracy oraz oszczędność czasu. 

Aby wyszukać kontrahenta z bazy, wystarczy wpisać jego nazwę lub NIP/PESEL w odpowiednie pole, a następnie filtrować wyniki według rodzaju działalności. Możliwe jest także wyświetlenie ostatnio zaktualizowanego dokumentu, który jest opracowywany z danym kontrahentem.

Filtrowanie kontrahentów w Pergaminie

Z poziomu widoku “Moi kontrahenci” możesz również wyświetlić wszystkie dokumenty procesowane z kontrahentem. Aby to zrobić, należy kliknąć symbol trzech kropek, a następnie wybrać “Zobacz powiązane dokumenty”. System w tym momencie automatycznie przeniesie Cię do repozytorium w widoku “Moje dokumenty” oraz wyświetli listę dokumentów powiązanych tylko z wybranym kontrahentem. 

Wyświetlanie dokumentów powiązanych z kontrahentem

Co więcej, tworząc nowy dokument z inteligentnego szablonu (widok “Nowy dokument”) nie ma potrzeby wpisywania ręcznie nazwy danego kontrahenta, z którym w przeszłości podpisywane były inne umowy. By jeszcze bardziej zminimalizować liczbę potencjalnych pomyłek oraz zaoszczędzić czas od teraz można po prostu wybrać go z listy!

Wybieranie z listy kontrahenta do umowy online

Generowanie linków do zaproszeń do dokumentów

Część naszych Klientów zwracała uwagę na to, że wiadomość z linkiem zapraszającym do podpisu niekiedy gubiła się w skrzynkach ich kontrahentów. Wygasające zaproszenia niosły więc za sobą konieczność usuwania Członka z umowy oraz jego ponownego zaproszenia. Postanowiliśmy jak najszybciej to zmienić! Od teraz w Pergaminie dostępna jest możliwość wygenerowania linku z zaproszeniem do dokumentu i przesłania go do odbiorcy dowolnym kanałem komunikacji, np. SMS-em lub dowolnym komunikatorem, np. WhatsApp, Signal, Telegram. 

To kolejny element naszego systemu, który oszczędza nie tylko czas, ale i uelastycznia biznes oraz pozwala dostosować się do oczekiwań kontrahentów. Koniec z zagubionymi zaproszeniami!

Jak korzystać ze wspomnianej funkcjonalności? Znajdując się na poziomie widoku konkretnego dokumentu, wystarczy kliknąć symbol trzech kropek przy odpowiednim Członku i wybrać opcję “Skopiuj nowy link”. Należy przy tym pamiętać, że operacja ta spowoduje wygaśnięcie ważności poprzedniego linku z zaproszeniem (ze względów bezpieczeństwa). Jeżeli dany kontrahent posiada już konto w Pergaminie, to kliknięcie w link z zaproszeniem automatycznie przekieruje go do strony logowania do systemu. 

Dashboard Usera – dodawanie wewnętrznych notatek do danego dokumentu

Często zdarza się, że w toku wewnętrznych prac nad przygotowaniem dokumentu konieczne jest pozostawienie krótkiej notatki dla współpracowników, która zawiera np. podział zadań dotyczących danej umowy. Nie pozostaliśmy na to obojętni! Od teraz w Pergaminie możliwe jest dodanie do swoich dokumentów właśnie takiej notatki. Ten drobny dodatek umożliwia lepszy przepływ informacji sprawniejszą pracę w firmie!

Co należy zrobić, aby dodać notatkę? Wystarczy kliknąć symbol trzech kropek przy konkretnym dokumencie i wybrać opcję “Dodaj notatkę”. Następnie, wystarczy wpisać jej treść i zapisać zmiany. Zawartość notatki od razu pojawi się w kolumnie “Notatka” w widoku “Moje dokumenty”. Należy przy tym pamiętać, że uwagę można dodać do dowolnego dokumentu o statusie innym niż “Odrzucony”.

Dodawanie notatek do umowy online w Pergaminie

Filtrowanie liczby dokumentów wyświetlanych na stronie

Podczas przetwarzania wielu dokumentów przełączanie się na kolejne strony w zdalnym repozytorium może okazać się męczące. Czy nie lepiej w jednym momencie patrzeć na taką liczbę dokumentów, którą można objąć wzrokiem? Teraz w widoku “Moje dokumenty” możliwe jest dostosowanie liczby wyświetlanych umów. Dziesięć, dwadzieścia, pięćdziesiąt a nawet sto dokumentów na stronie zaoszczędzi czas nawet w trakcie przeglądania repozytorium!

Filtrowanie liczby wyświetlanych dokumentów na stronie

Zmodyfikowany widok archiwum

Najnowsza tura aktualizacji zawiera poprawki nawet w tak drobnej kwestii, jak widok “Archiwum”. W Pergaminie można teraz łatwo wyszukać zarchiwizowane dokumenty po tytule, nazwie szablonu, z którego stworzono umowę, dacie, nazwie kontrahenta oraz imieniu i nazwisku Członków. W “Archiwum” możliwe jest teraz dostosowanie liczby wyświetlanych na jednej stronie dokumentów. 

Jednak co jest naszym zdaniem najważniejszą zmianą? To blokada wyświetlania zarchiwizowanego dokumentu. Aby zapoznać się z treścią dokumentu, należy przywrócić go do repozytorium, a wtedy wszystkie podejmowane akcje zapisują się w historii umowy. Dostępna jest również opcja “Usuń wszystko z archiwum”. Teraz za pomocą jednego kliknięcia możliwe jest pozbycie się wszystkich dokumentów z “Archiwum”, bez konieczności zaznaczania tych przeznaczonych do usunięcia.

Nowy widok archiwum dokumentów w Pergaminie

Możliwość przywracania dokumentów z archiwum

Powiadomienia mailowe

Na koniec mamy dobrą nowinę zwłasza dla naszych Power Userów, którzy otrzymywali z systemu wiele powiadomień dotyczących ich dokumentów. Dzięki najnowszym zmianom w ustawieniach użytkownika możliwe jest wyłączenie powiadomień mailowych z systemu i pozostawienie tylko niezbędnych notyfikacji dotyczących konta (np. zmiana maila czy hasła), lub zaproszeń zewnętrznych (do dokumentów oraz zespołów).