Niewątpliwie wielu osobom znana jest sytuacja, kiedy to strony uzgodniły najważniejsze warunki kontraktu, ale powstanie jego ostatecznej formy wymaga trochę czasu. Konieczne jest bowiem znalezienie lub napisanie odpowiednich postanowień odwołujących się do różnych warunków, np. protokołu odbioru lub kar umownych za naruszenie obowiązku poufności. Następnie wszystkie zapisy zawarte w dokumencie musi zaakceptować kontrahent. Jak się okazuje, w trakcie tworzenia umowy pojawiają się problemy, które uniemożliwiają jej sprawne i szybkie podpisanie. Osoby odpowiedzialne za ich przygotowanie odnoszą wrażenie, że wpadają w błędne koło. Chcą pokonać wszystkie utrudnienia w tworzeniu dokumentów, ale za nimi czają się następne. Ma to niestety negatywny wpływ na czas trwania całego procesu. Wszyscy się niecierpliwią, domagają podpisania umowy i nie mogą tego zrobić. Dlaczego tak jest? Jakie i skąd się biorą problemy z tworzeniem umów? Przekonajmy się!
Kilka wersji tej samej umowy
Kto nie ma w swoim folderze z umowami plików o nazwach “Umowa_ABC-wersja_ostateczna”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_final”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_final_z_poprawkami”, “Umowa_ABC-wersja_ostateczna_fimal_z_poprawkami_22032021”, niech pierwszy rzuci klawiaturą! Skoro ekrany urządzeń, na których czytany jest ten tekst, przetrwały, to spieszymy z wyjaśnieniem istoty problemu. Szczególnie teraz, gdy pracujemy w większości zdalnie, tworzenie umów może być utrudnione. Powstaje pierwsza wersja, która trafia do osób decyzyjnych lub współpracowników. Nanoszone są uwagi i dostarczane w różnym czasie przez kolejnych członków zespołu. W ten sposób tworzymy plik, który wydaje nam się gotowy, ale po paru minutach lub godzinach dostajemy komentarze następnych osób. Poprawiamy umowę i zapisujemy pod kolejną nazwą, żeby w razie czego wiedzieć, jaka była jej zawartość w poprzednim wydaniu. Historia się powtarza, a w naszym folderze mamy już kilkanaście plików z różnymi wersjami tego samego dokumentu. Teraz trzeba zadbać, aby wszyscy nasi współpracownicy otrzymali tę samą umowę. Kolejne uwagi schodzą w mailach lub są przekazywane drogą telefoniczną, a my zaczynamy się w nich gubić. Zanim zapanujemy nad sytuacją, mijają kolejne godziny, a nawet dni. Ilość plików urosła nam do niewyobrażalnej liczby, a gdzieś pomiędzy nimi jest ten z dopiskiem w stylu “final_ostateczna_z_poprawkami_zaakceptowana_do_wysłania”. W efekcie przez długi czas niemożliwe było podpisanie umowy, na której wielu osobom zależało.
Czy wiesz, że 98% firm ma problemy ze sprawnym przygotowaniem, podpisaniem i zarządzaniem umowami?
dane na podstawie „The State of Systems of Agreement, Forrester Research, 2020”.
Błędy w pisowni podczas tworzenia umów
Na pierwszy rzut oka ciężko je dostrzec, ale kiedy przeczytamy umowę, nagle coś nam się nie zgadza. To pomyłki w zapisie imion, nazwisk, czy też adresów. Literówki możemy spotkać także w samej sentencji umowy, a im ona dłuższa, tym więcej błędów możliwych do popełnienia. Czytając tekst na ekranie komputera, nie zawsze można je wychwycić. Nie pomaga również opcja sprawdzania tekstu podczas tworzenia dokumentów w edytorze. Może on najzwyczajniej w świecie nie znać wszystkich nazwisk, czy też skomplikowanych sformułowań. Nam się wydaje, że wszystko jest poprawnie napisane, a w trakcie czytania papierowej umowy wychodzi, że jednak litery bądź cyfry są przestawione lub niektórych brakuje. Co wtedy? Dokument do zniszczenia, a jego autor siada do poprawek. Wtedy znowu trzeba poświęcić czas na modyfikacje, ponowne przeczytanie wersji elektronicznej oraz wydruk. A co jeśli znowu znalezione zostaną błędy? Procedura się powtarza i tworzenie umów będzie trwać do skutku, ponieważ literówki mają duży wpływ na całokształt dokumentu. Może się okazać, że wedle zapisów inaczej brzmi nazwa lub nazwisko kontrahenta. Nie zgadza się adres, data lub numer konta. Najgorzej, kiedy błąd w wyrazie nada inne brzmienie postanowieniom, co do których toczyły się długie i burzliwe negocjacje.
Brak ponownego wykorzystania posiadanych już danych
Następny problem powiązany jest z poprzednim. Dotyczy on bowiem braku wykorzystania posiadanych już danych, które mamy zapisane w innych dokumentach elektronicznych. Manualne wprowadzanie tych samych informacji do kolejnych tworzonych umów przysparza następnych utrudnień. Znowu możemy pomylić się w danych osobowych oraz adresowych. Jeśli kształt dokumentu jest taki sam, jaki znajdziemy w swoich plikach, a ponownie go tworzymy od początku, to tracimy czas. Sami w ten sposób narażamy się na błędy. Wystarczy przez przypadek wcisnąć nieodpowiedni przycisk na klawiaturze, nie zauważyć tego, a umowa papierowa będzie wymagała poprawek. Taki sam problem zauważalny jest również wtedy, kiedy nie korzystamy z danych zapisanych w firmowym systemie CRM. Widnieją w nim wszystkie niezbędne nam informacje, których niestety nie kopiujemy, a wprowadzamy ręcznie do wszystkich tworzonych dokumentów.
Długotrwały proces tworzenia dokumentów
Nikt nie lubi długo czekać. Nasza cierpliwość ma przecież swoje granice. Niestety tworzenie umów jest długotrwałym procesem. Kiedy wykorzystujemy do tego najzwyklejszy edytor tekstu i manualnie wprowadzamy wszystkie dane, nie możemy spodziewać się, że dokument powstanie w trakcie paru chwil. Zazwyczaj zaczynamy od pustej kartki papieru w programie i zaczynamy pisać. Nagłówek, miejscowość, data, strony umowy oraz jej zapisy, czyli postanowienia. Mija minuta za minutą, godzina za godziną, a my staramy się formułować zdania w taki sposób, aby nikt nie miał co do nich żadnych wątpliwości. Po kolejnym zapoznaniu się z treścią sami nie jesteśmy przekonani do takiej formuły. W razie niewiedzy dopytujemy pozostałych członków zespołu lub przełożonych. W końcu, kiedy tworzenie umowy zostaje zakończone, nadchodzi moment wydrukowania i sprawdzenia. Wtedy może okazać się, że zawiera ona błędy, więc należy wdrożyć poprawki. Dopóki umowa nie zostanie napisana i wyeliminuje się z niej wszystkie niedociągnięcia, jej podpisanie jest zablokowane.
Nieaktualne dane kontrahentów
Kiedy już poświęcimy mnóstwo czasu na stworzenie perfekcyjnej według nas umowy, wysyłamy ją do zaakceptowania. Dumni oczekujemy na zwrot podpisanych dokumentów, a przychodzą one bez tego ważnego elementu. Nagle zauważono, że dane kontrahenta są nieaktualne. Pojawia się pytanie – ale jak to? Przecież przepisywaliśmy wszystko z innej papierowej umowy. Skorzystaliśmy też ze strony internetowej kontrahenta. Owszem, tylko nikt nie aktualizował witryny, ani danych w systemie CRM. Sam kontrahent również nie powiadomił, że uległ zmianie np. jego adres. Nie przyszło nam też do głowy, aby sprawdzić informacje w bazie CEIDG w przypadku firm. Wtem kolejny problem zablokował możliwość podpisu dokumentu, który wymaga poprawy.
Problemy istnieją, a rozwiązanie?
Jak wynika z naszego zestawienia, problemy z tworzeniem umów istnieją i uniemożliwiają sprawne podpisywanie dokumentów. Proces ten przeciągany jest w czasie, przez co może negatywnie wpłynąć na relacje z kontrahentami oraz nasz wizerunek. Jednak to nie są problemy, których nie da się rozwiązać. O tym, jak zminimalizować te utrudnienia lub całkowicie się ich pozbyć, opowiemy w kolejnych wpisach na blogu.
