Powiesz w kilku słowach, czym jest Pergamin i jakie procesy biznesowe wspiera?
Pergamin jest narzędziem do przyspieszania pracy z dokumentem cyfrowym na każdym etapie cyklu jego życia. Koncentrujemy się na wszystkim tym, co dzieje się do momentu podpisania umowy, czyli tym, w jaki sposób zarządzać szablonem, jak robić to najszybciej, jak przygotować sam dokument na podstawie szablonu, jak wynegocjować warunki z kontrahentem, zaakceptować umowę i ją podpisać. Co w tym wszystkim ważne, pomagamy też w samej transformacji całego procesu u naszego klienta. Widzimy bowiem, że bardzo często firmy nie wiedzą, w jaki sposób podejść do transformacji cyfrowej obszaru umów. W związku z tym potrzebują nie tylko narzędzia do pomocy, ale też wsparcia merytorycznego, w jak najkrótszym czasie można sobie z tym wyzwaniem poradzić.
W jakich branżach Pergamin sprawdza się najlepiej?
Bardziej niż na poszczególnych branżach jesteśmy skoncentrowani na procesach biznesowych i pomagamy je przyspieszać. Dwa główne procesy, w których wspieramy naszych klientów, to proces HR-owy, w którym usprawniamy zatrudnianie nowych pracowników oraz aneksowanie umów z dotychczasowymi pracownikami. Drugi to proces sprzedażowy, czyli taki, w którym mamy do czynienia z zawarciem umowy z klientem. W nim pomagamy zarówno w ustandaryzowaniu umów, ich negocjacji oraz późniejszym podpisaniu ich umów podpisem elektronicznym.
Co tracą firmy, które nie korzystają z automatyzacji procesu zawierania umów?
Jak wskazują badania, ponad połowa firm chciałoby zautomatyzować swoje manualne procesy. Często nie wiedzą, w jaki sposób do tego podejść, ponieważ nie mają rozeznania, jak wygląda wspomniany proces.
Wdrażając automatyzację, zawsze poprzedzamy ją analizą procesu, z którym mamy do czynienia, i próbujemy zidentyfikować wąskie gardła, żeby faktycznie wynieść z automatyzacji jak najwięcej. Automatyzacja biznesu jest sposobem na wzrost efektywności firmy. Jeżeli chcemy, żeby więcej wartości przypadało na każdego pracownika, którego zatrudniamy w firmie, to automatyzacja procesów stanowi bardzo dobry sposób na to. Firmy, które nie wdrażają automatyzacji, zostają w tyle, bo po prostu stają się mniej konkurencyjne.
Dlaczego umowy warto traktować jak źródło danych i jakie rozwiązania zastosowane w Pergaminie to ułatwiają?
Nie ma sensu traktować umowy jak rzeki tekstu. W całkowicie tradycyjnym procesie kiedy mamy umowę, siadamy do Worda i zaczynamy obrabiać wszystkie postanowienia, wypracowane historycznie. Tymczasem umowa online powinna być zasilana danymi, ale też powinna być źródłem danych. Dlatego tak ważne w Pergaminie są integracje z systemami biznesowymi naszych klientów. Chodzi o to, żeby nie przyklejać manualnie danych, które już mamy, gdzieś do umowy, tylko zautomatyzować ten proces w taki sposób, żeby te dane tworzyły treść umowy i wpływały na nią. Odpowiednie skonstruowanie szablonów umowy i połączenie ich z takim systemem dziedzinowym, jak chociażby CRM, może spowodować, że całe wytwarzanie przebiegnie w zautomatyzowany sposób i nie będzie w ogóle wymagało interwencji ludzkiej. Albo będzie to potrzebne dopiero na etapie podpisywania umowy albo negocjowania. Sam draft umowy powstanie natomiast całkowicie automatycznie.
Wprowadziliście ostatnio rozwiązanie, jakim jest podpis hybrydowy. Na jakie potrzeby rynku odpowiada i na czym polega?
Już od jakiegoś czasu słyszeliśmy od naszych klientów, że należałoby wesprzeć nie tylko zawieranie umów cywilnoprawnych, ale i umów o pracę. Od pewnego czasu współpracujemy z jednym z największych autorytetów w prawie pracy, Panią Profesor Gładoch, która bardzo mocno przyczyniła się do wdrożenia tego nowego rozwiązania do naszego systemu. Sprowadza się ono do tego, że tylko pracodawca podpisuje umowę o pracę albo aneks do umowy o pracę podpisem kwalifikowanym. Natomiast pracownik może podpisać umowę podpisem niekwalifikowanym. Dzięki temu jesteśmy w stanie zaadresować kluczowy problem tych procesów HR-owych, czyli kwestie wydawania podpisów kwalifikowanych nowym pracownikom czy dotychczasowym pracownikom, co po prostu było bardzo kosztowne. W tym momencie wystarczy, że to pracodawca posiada podpis kwalifikowany – może być to członek zarządu bądź osoba reprezentująca pracodawcę na podstawie pełnomocnictwa. Pracownik natomiast podpisuje umowę przy wykorzystaniu maila i jednorazowego hasła SMS.
Jakich klientów zamierzacie pozyskiwać w nadchodzących miesiącach i do kogo kierujecie swoje usługi?
W zeszłym roku udało nam się przetrzeć szlaki we współpracy z klientami z sektora enterprise. Pod koniec roku znaleźliśmy się w momencie, w którym mieliśmy już 300 klientów. To przełożyło się na sześciokrotne zwiększenie powtarzalnego miesięcznego przychodu. I właśnie w tym kierunku dalej będziemy się rozwijać. Sektor enterprise ma dla nas największe znaczenie, bo tam znajdują się największe wolumeny dokumentów i największe pole do automatyzacji procesów biznesowych. Oczywiście podpis elektroniczny zawsze jest ważny, stanowi podstawę digitalizacji procesu kontraktowego, ale dużo więcej czasu tracimy na czynności niezwiązane z samym podpisem. Koncentrujemy się głównie na rynku nieruchomości i zarządzania nieruchomościami. Interesuje nas także rynek automotive i pośrednictwa finansowego. Poza tym mamy też specjalną ofertę dla departamentów HR i dla agencji zatrudnienia.
Czy technologia w najbliższej przyszłości będzie wypierać prawników, czy wspomoże ich w codziennej pracy?
To wszystko zależy od tego, jaka technologia i na jakim etapie. Jeśli chodzi o Pergamin, to zarówno my, jak i prawnicy, z którymi rozmawiamy, postrzegamy platformę raczej jako narzędzie, które ułatwia pracę, które sprawia, że prawnicy mogą faktycznie skoncentrować się na pracy wysokopoziomowej. A te najbardziej powtarzalne, manualne zadania, na których tracimy bardzo dużo czasu i których nikt nie lubi, po prostu są zastępowane przez automatyzację i wspierane przez technologie.
Nie patrzymy na Pergamin jak na narzędzie, które zabiera pracę prawnikom, tylko jak na rozwiązanie, które pomaga prawnikom w tym, żeby mogli rozwinąć skrzydła w swojej organizacji.
A do tego wszystkiego oczywiście bardzo mocno współpracujemy z rynkiem prawniczym. Więc raczej dostarczamy tę pracę, niż ją zabieramy.
Czy podejście branży prawnej do rozwiązań legal-techowych będzie się zmieniać, a jeśli tak – w jakim kierunku? Czy zauważasz coraz większą otwartość pośród prawników na narzędzia do automatyzacji pracy i zastosowanie nowych technologii, czy wręcz przeciwnie?
Widzimy, że to podejście już bardzo mocno się zmieniło. Kiedy zakładaliśmy Pergamin ponad cztery lata temu, tak naprawdę niewielu ludzi w Polsce słyszało o legal techu, a jeżeli jakkolwiek o nim słyszał, to raczej traktował go jako narzędzie wspierające efektywność pracy kancelarii i efektywność pracy prawników. Niewielu ludzi myślało o tym, że legal tech może być narzędziem, które wspiera procesy biznesowe w firmach, niekonieczne prawników! Widzimy coraz większy nacisk na to, żeby działy prawne podnosiły efektywność swojej pracy. Biznes coraz częściej przychodzi z różnymi rozwiązaniami, nie czekając na to, co zaproponują prawnicy. W związku z tym widzimy bardzo duży zwrot w stronę legal techu. Prawnicy, z którymi rozmawiamy w organizacjach, raczej są pozytywnie nastawieni do wdrożenia i do współpracy. Nie patrzą na to z wrogością czy z podejrzliwością.
W jakim kierunku będą rozwijać się systemy do contract managementu?
Pierwszym krokiem jest oczywiście podpis elektroniczny. Nie ma digitalizacji procesu kontraktowego bez podpisu elektronicznego. Drugi etap stanowi oczywiście automatyzacja oparta najczęściej o prostą warunkowość i przenoszenie danych z jednego miejsca w drugie czy triggerowanie konkretnych postanowień umowy z danymi z innych systemów. Jako następny krok widzę oczywiście rozumienie dokumentu, który jest procesowany. Systemy rekomendacji, które pozwolą na to, żeby wesprzeć nas w trakcie procesu negocjacji. W procesach biznesowych za każdym razem chodzimy podobnymi ścieżkami i podobnymi schematami, więc zdecydowanie nastąpi zwrot w kierunku prostego przerzucania czynności manualnych niskopoziomowych w stronę coraz bardziej zaawansowanych działań bazujących na uczeniu maszynowym albo rozumienie i analizie języka naturalnego.
Pergamin zaczynał jako narzędzie do łatwego generowania umów na podstawie szablonów i składania podpisu elektronicznego. W jakim momencie znajduje się teraz i dokąd zmierza? Jakie są Wasze plany na nadchodzący rok?
Kiedy zaczynaliśmy pracę w Pergaminie, chcieliśmy ułatwić jedną rzecz – draftowanie umowy. Jest to przydatne wtedy, gdy mamy już podstawę w postaci mniej lub bardziej skomplikowanego szablonu i chcemy skrócić czas przygotowania pierwszego draftu dokumentu. Oczywiście z czasem zaczęliśmy coraz bardziej wspierać naszych klientów w tym procesie, ale już nie tylko w generowaniu umów, lecz także w ich podpisywaniu. Następnie dołożyliśmy do tego wszystkiego negocjacje. Pojawiły się również różne ścieżki work flow, które można było zaimplementować w Pergaminie. Dodaliśmy funkcjonalności masowe pozwalające na to, żeby tworzyć całe zestawy dokumentów, np. tysiąc aneksów w ramach jednej akcji, które jesteśmy w stanie nie tylko wygenerować, ale od razu wysłać do wszystkich pracowników, którzy mogą tę umowę czy aneks podpisać. Aktualnie zmierzamy w kierunku coraz szerszego usprawniania tego procesu kontraktowego. Cały czas interesuje nas jeden konkretny odcinek, czyli tak zwana kluczowa metryka – optymalizacja time to signature. Zależy nam na tym, aby ten proces od momentu ustalenia z naszym kontrahentem do momentu, kiedy dopina on transakcję, był jak najbardziej skrócony.
Kuba Barwaniec – CEO i współzałożyciel Pergamin sp. z o.o., prawnik ze specjalizacją prawa handlowego, wykładowca studiów podyplomowych z zakresu Prawa Międzynarodowego Obrotu Handlowego na WPiA Uniwersytetu Łódzkiego, posiada ponad 7-letnie doświadczenie w usługach prawnych dla biznesu.
Czytaj też: Umowy online – jak zmieni się branża prawnicza? Wywiad z Marią Rygielską, Legal Analyst w Pergaminie
