Jak zarządzać dokumentami online?

Jak zamienić papierową umowę na dokument online?

Spis treści

Dlaczego dokumenty online są jednym ze wskaźników rozwoju nowoczesnych biznesów? Jak wynika z prognozy na 2022 rok opublikowanej przez Forrester, około 80% konsumentów będzie postrzegać świat jako w pełni scyfryzowany. Od czasu wybuchu pandemii konsumenci chętniej korzystają z nowych technologii, a to spowodowało większe oczekiwania wobec usług oferowanych na rynku. Firmy, które chcą wykorzystać otwartość różnych segmentów rynku na digitalowe, zautomatyzowane rozwiązania, powinny nadążać za wciąż rosnącymi wymaganiami. Jednym ze sposobów jest praca na dokumentach online oraz zawieranie umów przez internet! W artykule prezentujemy wszystkie.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak zarządzać obiegiem dokumentów w firmie,
  • o czym warto pamiętać, zarządzając dokumentami online wraz z zespołem,
  • dlaczego podpisywanie umów przez internet po prostu się opłaca.

Przejdź na biznes bez papieru. Umów się na bezpłatną konsultację z naszym specjalistą!

Przenieśmy się do lat, w których programy do zarządzania dokumentami online po raz pierwszy pojawiły się na rynku. Prawdopodobnie miały one wtedy tyle samo przeciwników, co zwolenników. Prężnie działające firmy szybko jednak zobaczyły, jak wiele czasu i energii pracowników mogą zaoszczędzić. Tym sposobem platformy na stałe wpisały się w metodykę prowadzenia biznesów!

E-umowy zamiast kartek papieru

Na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań ułatwiających zawieranie umów przez internet. Nic w tym dziwnego! Obecnie trudno wyobrazić sobie pracę bez udogodnień, jakie oferują nam nowe technologie. Jednak jak to możliwe, że wciąż najpopularniejszą metodą podpisania umowy jest złożenie podpisu ręcznie? Niestety wielu przedsiębiorców ma obawy, że zawarcie umowy przez internet będzie budzić wątpliwości prawne. Zupełnie niepotrzebnie.

Wprowadzenie formy dokumentowej umożliwia swobodne zawieranie umów w formie innej niż pisemna. Dokument w takiej postaci powoduje szybsze uzyskanie podpisu od obydwu stron oraz daje większą swobodę działania. Obecne regulacje prawne niwelują ryzyko, by sąd nie uznał autentyczności e-umowy. Przepisy dotyczące formy dokumentowej i formy elektronicznej nie pozostawiają żadnych wątpliwości.

Praca z dokumentami online

Dzięki przeniesieniu pracy do internetu rozwiązujemy wiele problemów związanych z organizacją firmy. Nie tylko oszczędzamy czas i pieniądze. Firmy decydujące się na podpisanie umowy przez internet robią ogromny ukłon w stronę ekologii i wpisują się w silny nurt paperless. Pamiętając o tym, że umowy elektroniczne są dokumentami w pełni spełniającymi wymogi prawne, można skupić się na prowadzeniu biznesu bez zbędnej papierologii.

Na każdy cykl życia umowy składa się między innymi jej sporządzenie, negocjacje i podpisanie przez wszystkie strony. Kreator umów dostępny w Pergaminie daje możliwość szybkiego stworzenia potrzebnej e-umowy. W końcu nie każdy musi wiedzieć, jak konstruuje się taki dokument. Od tego są programy umożliwiające łatwe zarządzanie umowami elektronicznymi.

Zobacz, jak wygląda cykl życia umowy w przedsiębiorstwie

W takim razie, jakie umowy można podpisać online? Dla działów HR istotna będzie informacja, że dzięki Pergaminowi można stworzyć i podpisać umowę o pracę (jak również ją rozwiązać), umowę zlecenia i umowę o dzieło. Przedsiębiorstwa rozwijające swoją sieć sprzedaży podpisują umowy agencyjne oraz umowy sprzedaży. Za pomocą naszej platformy można w łatwy sposób zawierać umowy najmu krótkoterminowego. Przedsiębiorcy w formie umów i dokumentów online mogą podpisywać także: protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy o zachowaniu poufności (NDA), umowy powierzenia, umowy o przetwarzaniu danych osobowych, umowy lojalnościowe i umowy o zakazie konkurencji.

Dowiedz się, kiedy Twoja firma może podpisać umowę online.

Zarządzanie dokumentami online wraz z zespołem

Nie od dziś wiadomo, że praca zespołowa stanowi fundament do działania każdego wartościowego biznesu. Aby efektywnie pracować na danym dokumencie online, należy pamiętać o udostępnieniu jego odpowiedniej wersji wszystkim zaangażowanym członkom. Chcąc dotrzeć do końcowego etapu, jakim jest podpisanie e-umowy, każda osoba, która ma podpisać dokument, musi mieć do niego dostęp. Platforma do zarządzania e-umowami Pergamin daje swobodę działania dużym zespołom, które nie muszą drukować i przesyłać wielostronicowych umów drogą pocztową.

Przechowywanie dokumentów online

Każda firma, która przejdzie na biznes bez papieru, szybko przekona się, że dodatkowe pomieszczenia do przechowywania dokumentów stają się zbędne. Dzięki wykorzystaniu e-segregatora, czyli elektronicznego archiwum umów, nie ma również potrzeby drukowania, wysyłania dokumentów drogą pocztową i oczekiwania na podpis. Wszystkie umowy zawierane w formie dokumentowej mogą znajdować się w cyfrowym archiwum. Co więcej, taki zbiór pomaga w szybkim znalezieniu właściwej e-umowy. Korzystając z Pergaminu dokumenty online można wyszukać po tytułach, rodzajach dokumentów, datach aktualizacji, kontrahentach oraz członkach umowy.

Jak powinno przebiegać wdrożenie programu do zawierania umów?

Po wprowadzeniu do swojej firmy nowego narzędzia do pracy online zaplanuj wdrożenie dla swoich współpracowników. Upewnij się, że wszyscy w firmie czują się swobodnie w obsłudze nowego systemu. Jeśli po wprowadzeniu zaczną pojawiać się jakieś wątpliwości, zawsze możesz zwrócić się do obsługi klienta danej platformy, która powinna szybko pomóc w rozwiązaniu problemu, lub skorzystać z gotowych filmów instruktażowych. Zmiany usprawniające sposób organizacji dokumentów cyfrowych, w tym umów elektronicznych, nie są trudne. Z odpowiednim podejściem można maksymalnie wykorzystać potencjał swojej firmy, oszczędzając czas i pieniądze.

Przeczytaj wywiad z Wywiad z Katarzyną Smilgin, Customer Success Managerem w Pergaminie.

Podziel się informacjami z innymi: