Robiąc sobie 5 minut przerwy w pracy, rozejrzyj się dookoła. Niewątpliwie najczęściej powtarzającym się elementem w przestrzeni będą dokumenty, zapiski, notatki. „Papier, papier wszędzie”. Niestety przez wiele lat funkcjonowania z drukowanymi dokumentami, wyrobiliśmy sobie silne przyzwyczajenie do nich. Stopień tego nawyku jest tak wysoki, że na wszelkie pomysły porzucenia papieru reagujemy jak dziecko, za którym musimy biegać z łyżką zupy, aby ją zjadło. Na szczęście nie jest tak we wszystkich przypadkach. Postępowanie zgodnie z paperless w biznesie co prawda potrzebuje jeszcze czasu i zaangażowania, ale na horyzoncie już widać pierwsze jego efekty. Zwłaszcza że podstawy prawne oraz technologie nie są barierą w osiąganiu sukcesów na tym polu.
Co to jest paperless?
Już od kilku lat możemy słyszeć o paperless. Niegdyś był to śpiew przyszłości. Tej, która już nadeszła i rozgościła się na dobre. Co to jest paperless? Paperless oznacza odejście od stosowania papieru lub znaczne jego ograniczenie w codziennym funkcjonowaniu. Wiadome jest, że z dnia na dzień ciężko o takie zmiany. Jednak w perspektywie czasu są one możliwe i wykonalne.
Świadczy o tym rozwój technologii. W XXI w. praca bez komputera (oczywiście pomijając bardzo specyficzne branże) raczej nie jest możliwa. Przygotowywanie dokumentów, korespondencja mailowa, tworzenie ofert to tylko niektóre czynności, które wykonujemy np. na laptopie. Do tego otrzymujemy kolejne narzędzia, jak tablet i smartfon. Wszystkie dają bardzo duże możliwości wkraczania w paperless i są ich podstawą.
Oprócz rozwiązań technicznych ważne są także podstawy prawne. W tym przypadku również nic nie stoi na przeszkodzie, aby paperless wdrożyć w swojej firmie. Dokumentowa forma czynności prawnych pozwala na ich zawieranie bez drukowania i własnoręcznego podpisywania. Z kolei rozporządzenie eIDAS rozwija katalog możliwości cyfrowych oraz zaufania do nich.
Jeśli więc świat z kilku stron sygnalizuje nam, że nie będzie się sprzeciwiał paperless, to dlaczego nadal niewielki odsetek firm go wdrożył lub ma plan to zrobić? W pierwszej kolejności upatrywać możemy problemów natury mentalnej. Wspomniane już przyzwyczajenie do papieru jest przeszkodą do zrezygnowania z niego.
Jak podaje raport „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” przygotowany w 2020 r. przez Asseco Data Systems, 2/3 firm nieprawidłowo rozumie samo pojęcie paperless. Ogranicza je m.in. do komunikacji mailowej.
Z tego samego badania wynika także inny powód powolnego porzucania papieru. 84% firm, które wzięło w nim udział, zadeklarowało, że nie przygotowało środków na wdrażanie usprawnień technologicznych. Jednak z drugiej strony 36% ma zamiar wprowadzić rozwiązania oparte na paperless w ciągu następnych 2 lat. To rodzi nadzieję na wiele ciekawych zmian w tych biznesach.
Jakie korzyści płyną z paperless?
Skoro wiemy już, co to jest paperless, przyjrzyjmy się korzyściom, które z niego płyną. Mają one znaczenie dla dalszego rozwoju biznesu.
1. Oszczędność pieniędzy
Niezaprzeczalną korzyścią wynikającą z ograniczenia stosowania papieru jest oszczędność pieniędzy. Nie ma bowiem konieczności kupowania kolejnych tonerów lub tuszy do drukarek. Z niektórych można nawet zrezygnować, ograniczając ich liczbę. W znacznym stopniu zmniejsza się ilość zamawianego papieru. Co za tym idzie, firma ponosi mniej kosztów. Zaoszczędzone pieniądze można przeznaczyć na inne cele.
2. Sprawniejszy obrót dokumentami
Dotychczasowe procesy obrotu dokumentami są czasochłonne. Wydrukowanie umowy, jej spięcie zszywkami lub spinaczem, włożenie do teczki lub segregatora i dostarczenie do innego działu lub osoby. Tak mniej więcej wygląda standardowa droga dokumentów. W przypadku paperless proces składa się z mniejszej ilości potrzebnych działań. Wystarczy udzielenie dostępu do platformy lub innego miejsca, gdzie są przechowywane cyfrowe dokumenty. Czas na wykonanie takiej operacji jest znacznie krótszy. Przekłada się to na sprawniejszy obrót dokumentami.
3. Więcej miejsca
Pomiędzy mniejszą ilością papierowych dokumentów a zwiększeniem dostępnej przestrzeni w biurze możemy postawić znak równości. Nie trzeba drukować umów, faktur, notatek. W efekcie nie musimy ich przechowywać na półkach w segregatorach, czy też szufladach. Więcej miejsca w biurze to także większa swoboda pracowników i możliwość lepszego zagospodarowania przestrzeni.
4. Wydajność pracowników
Brak konieczności operowania papierowymi dokumentami, zwiększa wydajność pracowników. Po przejściu na paperless odpadają wszystkie żmudne działania. Znika potrzeba drukowania dokumentu i dalszego zajmowania się nim. Pracownicy nie tracą na to czasu i chętniej wykonują inne powierzone im obowiązki.
5. Bezpieczeństwo danych
Cyfrowe technologie okazują się bezpieczniejsze, niż przechowywanie dokumentów papierowych. O to, aby niepowołane osoby nie miały dostępu do ważnych dla nas plików, dba zawsze sztab ekspertów. Nie jest więc możliwy nagły wyciek danych, czy też zniszczenie wszystkich dokumentów. Biznes może czuć się bezpiecznie, a dzięki temu wynosi swoją działalność na wyższy poziom.
Jak żyć w duchu paperless?
Chociaż wielu przedsiębiorców wie, co to jest paperless i zadeklarowało wdrożenie odpowiednich rozwiązań w swoich firmach, nadal jest duża część, która nie ma zamiaru tego robić. Tak naprawdę pierwsze kroki w funkcjonowaniu bez papieru lub z jego znacznie ograniczoną ilością, mogą być bardzo tanie i łatwe.
1. Przechowuj pliki w chmurze
Korzystanie z chmur do przechowywania plików to bardzo popularne rozwiązanie. Są one przydatne do życia w duchu paperless. Dzięki chmurze możliwy jest dostęp do cyfrowych dokumentów z dowolnego miejsca (biuro, dom). Nie ma również żadnych ograniczeń czasowych – nikt nie zamknie nam chmury o 17:00 i nie otworzy dopiero o 9:00. W ten sposób można przechowywać np. zeskanowane dokumenty. Chmura jest również wygodnym narzędziem do wspólnej pracy z innymi osobami. Można im udostępniać pliki do edycji, zamiast wysyłać je mailem.
2. Nie drukuj umów, podpisuj online
Podpisywanie umów biznesowych to codzienność. Jednak, zamiast korzystać z papierowych wersji, można wybrać postać cyfrową. Pergamin jest platformą dostępną online, która umożliwia szybkie przygotowanie umów, np. w oparciu o modułowe szablony. Nie ma potrzeby ich drukowania, wysyłania kurierem. Zamiast tego lepiej wybrać zaproszenie kontrahenta do Pergaminu i podpis online. Platforma umożliwia pracę zespołową, w tym również komentarze wewnętrzne i publiczne. Proces podpisu zgodny jest przepisami prawa. Bazuje na dokumentowej formie czynności prawnej, weryfikacji poprzez mail/sms, a także elektroniczny podpis kwalifikowany.
3. Korzystaj z technologii do robienia notatek
Podczas spotkań z kontrahentami, czy też szkoleń, wygodniejsze jest wykorzystywanie laptopa, zamiast papierowego notatnika. W dobie szybkiego zapisywania informacji powstaje obawa o jakość formy pisanej. Może być ona niewyraźna, co może wprowadzać w błąd podczas kolejnych działań. Elektroniczne notatki na laptopie mogą być szybko udostępniane pozostałym członkom zespołu. Dostęp do nich możliwy jest nie tylko z poziomu komputera, ale także tabletu czy smartfona.
4. Wystawiaj faktury elektronicznie i tak je wysyłaj
Papierowe faktury już w wielu przypadkach zostały wyeliminowane na rzecz elektronicznych. Jednak nie wszędzie. Ciągle za wiele usług wysyłamy papierowe faktury. Zdecydowanie wygodniejsze i tańsze jest ich wystawianie i doręczanie w formie elektronicznej. Służą ku temu dostępne w sieci platformy. Umożliwiają one jednoczesne generowanie faktury, a po wskazaniu adresu e-mail kontrahenta, również ich wysłanie.
Podsumowanie
Nowoczesny biznes może korzystać z dobrodziejstw paperless dla zwiększenia swojej wydajności. Jednocześnie możliwe jest zmniejszenie wielu stałych kosztów, związanych, chociażby z zakupem papieru, tonerów do drukarek, a także samych urządzeń. Działanie w duchu paperless to również postępowanie proekologiczne. Ograniczamy w ten sposób ilość wycinanych drzew. W efekcie przyczynimy się więc do rozwoju firmy, jej większej wydajności oraz atrakcyjności biznesowej.
