Pierwsza wiadomość: nawet jeśli unikniemy kolejnego lockdownu, rynek pracy przeszedł sporą metamorfozę. Kolejna wiadomość: raczej nie ma szans na stuprocentowy powrót do tego, co już było. Wiele firm musi teraz odpowiedzieć na pytania o to, jakimi organizacjami się stały i jakimi zamierzają być w przyszłości:
- Jak będziemy rekrutować pracowników?
- Jakimi wartościami przyciągniemy ludzi do firmy?
- Czy nasi pracownicy będą pracować w biurze, zdalnie czy hybrydowo?
- Jak zorganizujemy pracę i jak będziemy wspierać naszych pracowników?
- Z jakich narzędzi do organizacji będziemy korzystać i jak nauczymy korzystać z nich naszych pracowników?
- Czy jesteśmy technicznie przygotowany na pracę zdalną?
- Czy jesteśmy gotowi na rozwój dodatkowych kanałów i zdywersyfikowanie działalności?
Podczas czwartej fali pandemii pracodawcy będą odpowiedzialni za firmę, pracowników i bezpieczeństwo klientów, z czego doskonale zdają sobie sprawę. Po ostatnich lockdownach wiedzą już, jak może wyglądać kryzys, i wolą być na niego gotowi.
Apel rady przedsiębiorców. Usługi tylko dla zaszczepionych?
W obawie przed kolejną falą pandemii koronawirusa Rada Przedsiębiorczości opublikowała apel o przyjęcie przepisów umożliwiających ochronę przed kolejnym lockdownem. [1] Przedsiębiorcy deklarują w nim, że są gotowi na ograniczenie swojej oferty dla osób całkowicie zaszczepionych i posiadających certyfikat COVID-19. Takie podejście argumentują tym, że od utrzymania działalności podczas czwartej fali zależy przetrwanie wielu firm i zachowanie ich płynności finansowej. W apelu zaznaczają, że wszystkie obostrzenia powinny być ogłaszane z wyprzedzeniem, a kolejny lockdown to ostateczność.
Aktualnie (w dniu publikacji tekstu – 13 września 2021 roku) wiemy już, że rząd pracuje nad ustawą, która pomoże przedsiębiorcom podczas 4 fali pandemii. Pomysł budzi jednak kontrowersje – mowa oczywiście o weryfikacji, który pracownik jest zaszczepiony. W konsekwencji osoby niezaszczepione miałyby mieć przesunięty grafik lub zakres obowiązków, aby nie stykać się z klientami. Jak można się domyślić, takie rozwiązanie budzi wiele wątpliwości i już teraz wywołuje głosy sprzeciwu.
Co mogą zrobić przedsiębiorcy?
Nie każda branża ma jednakowe szanse w obliczu kryzysu i trudno z tym dyskutować. Podobnie jest w przypadku obostrzeń nakładanych przez rząd i wsparcia z tarczy. I chociaż przedsiębiorcy bronią swoich praw, w niektórych aspektach związanych z kryzysem ich sprawczość jest ograniczona.
Przedsiębiorcy mogą przede wszystkim skupić się na tych działaniach, na które mają realny wpływ, czyli decyzjach podejmowanych wewnątrz firmy. Postawić bezpieczeństwo pracowników na pierwszym miejscu i dostarczyć im wsparcie, narzędzia i warunki do bezpiecznej pracy. Zadbać o kontakt, czuwać nad motywacją zespołu oraz kondycją pracowników.
Jeśli zastanawiasz się, przygotować firmę na czwartą falę pandemii w Polsce, przygotowaliśmy kilka podpowiedzi.
1. Zadbaj o bezpieczeństwo w pracy
Trudno uchronić się przed restrykcjami, ale na pewno można zatroszczyć się o bezpieczeństwo i higienę pracy zgodnie z wytycznymi. Jeśli rodzaj działalności nie pozwala na wprowadzenie całkowitej pracy zdalnej, warto pamiętać o tym, żeby w biurze lub miejscu wykonywania obowiązków zawodowych przestrzegać zaleceń i zagwarantować bezpieczne, dostosowane do charakteru firmy warunki pracy.
- Zapewnij stały dostęp do środków dezynfekujących, rękawiczek i maseczek.
- W biurze zadbaj o to, aby między stanowiskami pracy zachować odległość dwóch metrów – jeśli trzeba, przeorganizuj przestrzeń do pracy, wyznacz strefy (pokoje, piętra) nieuczęszczane.
- Wybierz najkorzystniejszy dla Twojej organizacji tryb pracy. Jeśli decydujecie się model hybrydowy, to zorganizuj pracę zmianową uwzględniającą preferencje Twoich pracowników. Pytaj i rób ankiety, żeby dostosować styl pracy do realnych potrzeb zatrudnionych osób.
- Zastanów się, czy masz określone procedury na wypadek zachorowania w Twojej firmie. Czy oferujesz pracownikom z objawami darmowe badania na koronawirusa? Czy osoby, które stykały się z osobą zakażoną, są odizolowane i obserwują stan swojego zdrowia? Czy poinformujesz o sytuacji kontrahentów?
- Zamieszczaj instrukcje postępowania dostępne w widocznych miejscach i przypominaj o zasadach zachowania bezpieczeństwa. Pozostawaj w stałym kontakcie mailowym z pracownikami, informując ich o aktualizacjach zasad panujących w firmie.
2. Korzystaj z narzędzi do pracy online
Biurowa praca zdalna pokazała to, co wszyscy podejrzewali od dawna, ale mało kto odważył się przyznać to na głos. Wiele formalności i spotkań można załatwić online, zaoszczędzając czas i tnąc koszty.
Raport Forrestera [2] wskazuje, że ponad 50% firm ma w planach automatyzację dużej liczby obecnie wykonywanych ręcznie procesów albo ich całkowitą cyfrową automatyzację. Mowa tu zarówno o rekrutacjach prowadzonych zdalnie, statusach firmowych, jak i podpisywaniu dokumentów.
Zgodnie z ankietą przeprowadzoną przez Pergamin na LinkedIn aż 37% respondentów jako działanie, które usprawniłoby funkcjonowanie ich firmy podczas 4 fali pandemii, wymienia korzystanie z e-narzędzi.
Podczas pandemii rekordy popularności zaczęły bić programy do konferencji online, a przychody niektórych z nich wzrosły o kilkaset procent. Spotkania twarzą w twarz przeistoczyły się w wydarzenia cyfrowe, i choć wiele osób kwestionuje ich efektywność i traktuje jak przymusowe zło, trudno podważyć ich przydatność w nowych realiach.
Obszarów, gdzie można usprawnić pracę dzięki zastosowaniu narzędzi online, jest naprawdę sporo. Wystarczy dopasować je do rodzaju działalności oraz potrzeb zespołów. Upewnij się, że w Twojej firmie narzędzia do pracy online wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie oszczędzają czas zespołowi i pozwalają realizować działania zablokowane przez pandemię. Oto kilka przykładów programów usprawniających codzienną pracę.
Narzędzia uniwersalne
- Zoom, ClickMeeting, LiveWebinar, Google Meet – w trakcie pandemii platformy do spotkań online, szkoleń i webinariów zdominowały życie zawodowe, a dla wielu osób odegrały także istotną rolę w życiu prywatnym podczas izolacji. Zastąpiły standardowe spotkania i weszły do niezbędnika biurowego. Według raportu „State of Online Events 2021 – Raport dotyczący wideokonferencji i webinarów” [3] odnotowano znaczący wzrost na poszczególnych rynkach zarówno jeśli chodzi o liczbę wydarzeń online, jak i liczbę uczestników. Samo narzędzie ClickMeeting pisze o wzroście 270% w porównaniu do poprzedniego roku.
- Pergamin – platforma ułatwiająca rutynową pracę z umowami online. Umożliwia tworzenie wzorów umów z wykorzystaniem indywidualnych szablonów, ich edycję online, zapraszanie do pracy na dokumencie kontrahentów, prowadzenie negocjacje online i wreszcie podpisywanie umów e-podpisem. Według raportu Forrestera aż 85% firm ma problem z efektywnym procesowaniem umów, co pokazuje skalę problemu z zarządzaniem dokumentami. Tymczasem dzięki zawieraniu umów drogą cyfrową można zaoszczędzić nawet 20 000 zł rocznie, ograniczyć zużycie papieru i zarządzać życiem dokumentu w jednym miejscu, z uwzględnieniem potrzeb Twojej firmy.
- SAP ERP – oprogramowanie dla przedsiębiorstw i zestaw aplikacji przydatnych do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Bazuje na modułowości i zintegrowaniu w oparciu o jedną bazę danych. Obejmuje m.in. takie obszary jak finanse finanse, HR-y, logistykę, controlling.
- Appoint.ly – narzędzie do umawiania spotkań, pozwalające zarządzać planem dnia, niwelujące konieczność przekładania i odwoływania spotkań. Przydatne dla osób, które umawiają wiele spotkań i muszą znajdować na nie czas w kalendarzu.
- Feedly – aplikacja do gromadzenia wiadomości dla przeglądarek internetowych i urządzeń mobilnych z systemem iOS i Android. Kompiluje kanały informacyjne z różnych źródeł online, żeby użytkownik mógł je dostosowywać i udostępniać innym.
Narzędzia dla HR-ów
- WebAnkieta.pl – polska platforma do przeprowadzania ankiet, robienia badań opinii, tworzenia formularzy i testów, przydatna do poznawania opinii kandydatów i pracowników na temat rekrutacji i działań w firmie.
- HR-nest – system do zarządzania nieobecnościami oraz czasem pracy w firmach, który pozwala pracownikom zgłaszać dostępny zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej.
Narzędzia dla księgowych
- Scanye – inteligentny asystent księgowej, który pozwala na błyskawiczne księgowanie faktur, bez konieczności ich podpisywania, dzięki czemu pozwala zaoszczędzić nawet 40 godzin pracy w miesiącu.
Liczba rozwiązań dla poszczególnych obszarów biznesu jest ogromna. Warto uczestniczyć w prezentacjach narzędzi i śledzić nowinki – nie zawsze należą one do światowych gigantów technologicznych. Na polskim rynku istnieje wiele oferowanych przez start-upy rozwiązań, łączących w sobie kilka przydatnych funkcjonalności.
Chcesz usprawnić swoją pracę z umowami?
Zapraszamy na bezpłatną konsultację, podczas której opowiemy Ci, jak Twoja firma może tworzyć umowy, podpisywać je i archiwizować w ramach jednego narzędzia!
3. Udzielaj wsparcia psychologicznego
Od kiedy na kilkanaście miesięcy praca przeniosła się do online’u, zmieniły się priorytety. Niespodziewanie znalazło się w nich miejsce na szukanie równowagi psychicznej i zaadaptowanie do nowego stylu pracy. Brak bezpośredniego kontaktu z zespołem i przełożonymi, godziny pracy nieuregulowane dojazdami, życie rodzinne przeplatające się z zawodowym, lęk przed zachorowaniem, izolacja od społeczeństwa i najbliższych – to tylko kilka czynników, z którymi zmagali się pracownicy w trakcie pandemii. Wszystkie wpływały na obniżenie samopoczucia, problemy z organizacją dnia i koncentracją. Pierwsze statystyki pokazują już, że w Polsce L4 z powodu trudności emocjonalnych wynikających z pandemii wraz z jej rozwojem brało coraz więcej osób.
Według danych raportu Hibob psychiczny dobrostan pracowników w czasie pandemii obniżył się aż o 27% w wyniku izolacji, obaw o zdrowie i niepewności. [4] A o zdrowiu psychicznym nie mówi się zbyt często w kontekście życia zawodowego. Zgodnie z danymi w raporcie Devire 61% ankietowanych wskazało, że pracodawca nie zapewnił im wsparcia w zakresie utrzymania dobrej kondycji psychicznej. [5]
Nic dziwnego, łatwiej zamówić do biura środki dezynfekujące. Ba! Nawet łatwiej jest zorganizować pracę zmianową i wyłączyć z użytkowania część open space’ów, niż zająć się tą dość delikatną sferą.
Teraz, kiedy zdajemy sobie sprawę, jak nieplanowana zmiana rytmu życia i pracy wpływa na stan psychiczny, możemy temu zapobiegać. Co może zrobić pracodawca?
- Normalizować kwestię problemów psychicznych.
- Zachęcać do korzystania z konsultacji u specjalistów.
- Zapewniać pracownikom pakiety medyczne pozwalające na wizyty u psychiatry i psychologa.
- Organizować szkolenia zdrowej o organizacji pracy i najlepszych praktykach pracy na home office.
- Szkolić liderów z zakresu rozmów o wyzwaniach natury psychicznej.
- Tworzyć i promować wśród pracowników materiały o zachowaniu work-life balance.
- Organizować jak najwięcej spotkań z zespołem i w cztery oczy, tworzyć przestrzeń do wymiany obaw i budowania relacji.
- Zachęcać do dbałości o kulturę fizyczną i wellbeing.
- Inicjować akcje aktywizujące, w które mogą zaangażować się zdalnie wszyscy pracownicy.
4. Bądź uważny na nowe oczekiwania pracowników
Dostosuj charakter pracy do realiów i oczekiwań pracowników, a są one różne. Nie wszyscy odnajdują się w zdalnym trybie pracy. Niektórzy natomiast nie wyobrażają sobie w trakcie fali zachorowań odwiedzać biuro.
Radosław Czahajda w publikacji „Human Recourses Management. Evedience Based 2.0” [6] przytacza kilka interesujących danych ze światowych raportów, czasami pozornie się wykluczających. W ankiecie Microsoft przeprowadzonej z pomocą LinkedIn w 31 krajach 73% pracowników zadeklarowało, że chce pracy zdalnej po zakończeniu pandemii. Jednocześnie 67% tęskni za spotkaniami na żywo z zespołem. [7]
Zgodnie z badaniami praca zdalna wywołuje raczej przykre konsekwencje. W badaniu przeprowadzonym przez OnePoll na próbie 2000 osób aż 29% respondentów przyznaje, że w trakcie pracy z domu nie bierze przerw obiadowych, a 605 twierdzi że ma poczucie winy, gdy robi w trakcie dnia jakąkolwiek przerwę. [8] Równocześnie skuteczność pracowników spada, im dłużej skupiają się na zadaniu. [9] Praca w domu aż u 59% osób wywołuje duży dyskomfort, oznacza niższą produktywność i wywołuje uczucie uwięzienia we własnym domu. [10]
Nie do końca jasna jest również kwestia związana z powrotem do biur. Wbrew przewidywaniom ciągle odgrywają one dużą rolę dla pracowników, którzy czas izolacji postrzegali jako tymczasowy. Podczas rekrutacji biorą pod uwagę lokalizację biura, traktując je jako miejsce wykonywania pracy. Ale… nie wszyscy.
Niezależnie od rodzaju działalności każdą zmianę konsultuj ze swoimi pracownikami. Wielu z nich przywykło już do nowych realiów – niektórzy niezwykle cenią sobie dowolność miejsca pracy (workation), oczekują nawet, że pracodawca zapewni im miejsce do pracy w dowolnej lokalizacji miejscu na Ziemi.
Pytaj więc o narzędzia do organizacji pracy, o sposób komunikacji z zespołem. Żyjemy w rzeczywistości, która się zmienia. Zakładanie, że ludzie i ich oczekiwania pozostały takie same, jest naiwne.
5. Zadbaj o komunikację i standaryzację
Podczas pierwszych fal pandemii komunikacja online między pracodawcami i pracownikami raczkowała. Powszechna dezinformacja, brak bieżących komunikatów na temat zmian w firmie i decyzji, ograniczony dostęp do kolegów i przełożonych – to tylko część problemów, z jakimi musieli zmierzyć się pracownicy. Podczas home office sami zaczęli regulować swój czas pracy, co (wyłączywszy niektóre sektory np. IT) dla wielu było nowością.
W takim chaosie łatwo o „oderwanie się” od wartości firmy, spadek motywacji i dezorientację. Jak temu przeciwdziałać? Podczas izolacji ważne jest zachowanie transparentości. Pracownicy obawiają się zwolnień, obniżek pensji, zamykania oddziałów, nowych zasad. Wszystko, co dzieje się za ich plecami, zwiększa poziom niepokoju.
- Organizuj jak najczęściej spotkania z pracownikami – w większym i mniejszym gronie.
- Przekazuj informacje o decyzjach zarządu, rób statusy zmian firmowych.
- Zorganizuj przestrzeń na zadawanie pytań (również anonimowych).
- Stwórz regulamin pracy zdalnej – wyjaśnij, czego oczekujesz, jak wyobrażasz sobie rytm dnia pracowników. Ustalcie wspólnie, czego oczekujecie od siebie wzajemnie.
- Wykorzystaj wspomniane wcześniej narzędzia do standaryzacji. Kalendarze pomogą zagospodarować czas zarówno na spotkania, jak i… czas wolny.
6. Dostarcz pracownikom narzędzia do pracy zdalnej
Nie każdy pracownik jest biegły w obsłudze narzędzi do pracy online. Taka niewiedza stanowi źródło stresu, podobnie jak brak odpowiednich narzędzi do wykonywania obowiązków online (np. szybkiego internetu). To pracodawca powinien upewnić się, czy wszyscy zatrudnieni w jego firmie otrzymali jasne instrukcje obsługi programów i dysponują właściwym sprzętem.
W trakcie pandemii powstał już projekt dotyczący wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawcy są zobowiązani do pokrywania kosztów jej wykonywania.
Co to oznacza?
Według art. 67 [24] par. 1 pkt. 1: „Odrębnym obowiązkiem jest ponoszenie kosztów eksploatacji narzędzi pracy. W tym przypadku istnieją dwie główne kategorie. Po pierwsze pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Drugą kategorią kosztową są koszty energii elektrycznej, a także „niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych”.
Pracodawca musi więc zapewnić pracownikom odpowiednie warunki techniczne do porozumiewania się na odległość, narzędzia i materiały, a także obsługę logistyczną pracy zdalnej. Powinien też uzgodnić z pracownikami kwestię zwrotu kosztów energii elektrycznej, czyli zrekompensować część rachunków za prąd. Na razie pokrywanie kosztów pracy zdalnej nie jest uregulowane, zależy więc od ustaleń wewnętrznych między pracodawcą a pracownikami.
A Twoja firma? Czy jest już gotowa na czwartą falę pandemii? Rozwiąż quiz i sprawdź!
| Czy wiesz, z jakich narzędzi do pracy online skorzystasz na wypadek następnego lockdownu? | TAK | NIE |
| Czy masz już procedury, które zagwarantują bezpieczeństwo Twoim pracownikom? | TAK | NIE |
| Czy myślałeś o tym, jakie wsparcie psychologiczne zapewnisz swoim pracownikom? | TAK | NIE |
| Czy wiesz, co Twoi pracownicy myślą o nowościach, które wdrożyłeś w swojej firmie podczas pandemii? | TAK | NIE |
| Czy na wypadek kolejnych restrykcji wiesz, w jakim trybie będziecie pracować (zdalnie/hybrydowo/stacjonalnie)? | TAK | NIE |
| Czy pytałeś pracowników o ich oczekiwania związane z pracą w trakcie pandemii? | TAK | NIE |
| Czy podczas pandemii zacząłeś korzystać chociaż z jednego nowego narzędzia do pracy w internecie? | TAK | NIE |
| Czy w tygodniu pracy przewidziany jest czas na indywidualne rozmowy pracowników z przełożonymi / spotkania zarządu z pracownikami? | TAK | NIE |
| Czy wiesz, jakimi drogami i sposobami będziesz aktywizować swoich pracowników w trakcie lockdownu? | TAK | NIE |
| Czy masz opracowany plan zarządzania ryzykiem w firmie? | TAK | NIE |
WYNIKI
1-5 razy TAK: Przed Tobą jeszcze sporo do zrobienia, ale wiesz już, gdzie szukać wskazówek!
5-7 TAK: Musisz jeszcze zadbać o kilka rzeczy, ale jesteś na dobrej drodze.
7-10 TAK: Twoja firma jest przygotowana na kryzys – wszystko dobrze przemyślałeś, ale nie trać czujności!
[1] rada-przedsiebiorczosci-apeluje-o-niezwloczne-przyjecie-przepisow-umozliwiajacych-ochrone-przed-lockdownem
[2] The State Of Systems Of Agreement, Challenges And Advances In The Digital Transformation Of Agreements And Agreement Processes
[3] https://knowledge.clickmeeting.com/uploads/2021/02/state-of-online-events-2021_PL.pdf?_ga=2.198042351.1340454389.1631525418-1670778703.1631525418
[4] Hibob. (2021). The advantages of the hybrid work model. 2021(1), 1–11.
[5] https://www.devire.pl/raport-devire-rynek-zmiany-pracy-2021/
[6] https://czahajda.pl/podrecznikhrm
[7] Microsoft. (2021). The Next Great Disruption Is Hybrid Work — Are We Ready?
[8] Moore, D. (2020) People working from home still feel guilty about taking a lunch break, New York Post
[9] 70 Ariga, A., & Lleras, A. (2011). Brief and rare mental “breaks” keep you focused: Deactivation and reactivation of task goals preempt vigilance decrements. Cognition, 118(3), 439-443.
[10] Miller, S. (2021). Reopening Strategies Recognize Many Will Keep Working Remotely. 1–5.
