Gdy ktoś w firmie chce stworzyć nowy dokument, proces jego powstawania zawsze wygląda tak samo. Opiera się na Wordzie, wysyłaniu plików mailem i trzymaniu wszystkich wersji na dysku twardym (lub sieciowym). Oznacza to, że przeszukujemy różne foldery, żeby znaleźć ostatnią wersję dokumentu. Często też korzystamy z pliku z ostatnio podpisaną umową, kopiujemy ją i próbujemy dostosować postanowienia do nowego przypadku. To zwyczajna strata czasu i narażanie biznesu na niepotrzebne ryzyko, szczególnie kiedy powtarzalne umowy przygotowuje biznes, a nie prawnik. Niepasujące postanowienia, błędy w danych i inne potworki to częste przypadłości Kontraktensteinów (czyli umów, które ktoś samodzielnie zlepił na bazie wcześniejszych plików, jakie akurat miał na dysku). W tym tekście pisaliśmy też o innych problemach z umowami. Aby tego uniknąć, nowoczesne zespoły korzystają z szablonów umów. O tym, jak usprawnić pracę z powtarzalnymi dokumentami, dowiesz się z tego artykułu!
Jak wzory umów przyspieszają pracę?
Wzory umów to nic innego jak szablony przygotowane na konkretne sytuacje. Przykładem może być zatrudnianie nowego pracownika, czy też wynajęcie lokalu lub powierzchni reklamowej. Szablony zawierają wszystkie elementy, które będą zawsze się powtarzać w kolejnych dokumentach. Wystarczy dodać w nich dane stron, szczegóły dotyczące przedmiotu umowy i można drukować. W ten sposób gotowy dokument dostępny jest w krótszym czasie.
Powyższy zabieg ma wpływ na dalsze procesowanie dokumentu. To szczególnie ważne w przypadku powtarzalnych umów, których duża liczba musi powstać w krótkim czasie. Praktykę stosowania takich wzorów wykorzystuje wiele firm. Eliminują tym samym ciągłe zaczynanie od nowa, a także przyspieszają wewnętrzne procedury.
Jak stworzyć wzór umowy?
Najczęściej wybieraną formą tworzenia własnych wzorów umów jest edytor tekstu MS Word. Przygotowywany jest zatem nowy plik, w którym pojawia się na początku wspomniana już ”główka”. Zawiera ona tytuł dokumentu, nazwę miejscowości oraz datę.
Następnie określane są tytuły stron oraz pozostawiane miejsce na wpisanie ich danych. Będzie to nazwa firmy lub imiona i nazwiska, adresy, NIP lub PESEL, KRS.
W dalszej części pojawiają się kolejne zapisy odnośnie przedmiotu umowy. Chodzi o kwestie jej przestrzegania, wynagrodzenia oraz ewentualnego rozwiązania. Treść mogą stanowić również postanowienia o zakazie konkurencji, zachowania poufności oraz kar finansowych związanych z ich nieprzestrzeganiem.
Standardowo na końcu dokumentu zostawia się miejsca na odręczne podpisy stron. Nie możemy zapomnieć także o formatowaniu tekstu. Dostosowujemy go w taki sposób, aby dokument był zgodny z identyfikacją wizualną firmy. Musi być on także przejrzysty i czytelny.
To wszystko wydawać się może dość proste. Obarczone jest jednak pewnymi problemami. Czasami mamy kłopot z przywróceniem pierwotnej wersji pliku. Często również dochodzi do przypadkowego usunięcia wzoru z dysku komputera. Nie wspominając już o problemach z jego znalezieniem, kiedy ciąży nad nami presja czasu. Co więcej, w szablonie zdarza się pozostawić fragmenty niepotrzebnego tekstu czy wprowadzić błędne daty. Zdarza się, że nie zauważamy ich podczas tworzenia umowy. Gdy dokument w takiej formie trafi do osób podpisujących, możemy spodziewać się jego zwrotu i konieczności naniesienia poprawek.
Jak Pergamin przyspiesza pracę z powtarzalnymi dokumentami?
Korzystanie z edytora MS Word do tworzenia wzorów dokumentów to standard. Jednak nie jest to jedyna możliwa droga. W Pergaminie udostępniamy użytkownikom kreator tworzenia własnych szablonów umów.
Szablon w Pergaminie to główna wersja umowy, którą pracownicy Twojej firmy mogą samodzielnie „obsługiwać”, uzupełniając za każdym razem kluczowe pola. Ty lub Twój prawnik jesteście właścicielami szablonu i kontrolujecie go, dzięki czemu zawsze odzwierciedla aktualne przepisy czy warunki biznesowe. Jeśli zmienisz coś w szablonie, będziesz mieć gwarancję, że wszyscy posługują się najnowszą wersją.
Czy wiesz, że…? Do systemu można przenieść własne szablony samodzielnie lub zlecić naszemu zespołowi ich wdrożenie. Napisz na [email protected] lub wypełnij formularz kontaktowy, jeśli chcesz wdrożyć modułowe szablony w swojej firmie.
Pergamin pozwala również na korzystanie z kilku popularnych szablonów (umowa o dzieło, umowa zlecenie, umowa o pracę, NDA) bez żadnych dodatkowych kosztów. Wyeliminowaliśmy także problem przypadkowego usunięcia wzorów. Z kolei znalezienie właściwego możliwe jest dzięki wbudowanej wyszukiwarce.
W szablonach możemy dodawać zmienne i warunki na potrzeby konkretnych sytuacji. Przykładowo: zamiast tworzyć dwa wzory dokumentu – z zapisami dotyczącymi zakazu konkurencji i drugi bez nich, przygotujemy tylko jeden. Efektem będzie umowa, w której mamy możliwość włączania lub wyłączania danej sekcji, dostosowując ją tym samym do aktualnych potrzeb.
Szablon umowy online w Pergaminie pozwala również na zminimalizowanie ilości wprowadzanych danych, które zazwyczaj są wpisywane w postaci tekstu. Zamiast tego, możliwe jest wybieranie ich z rozwijanej listy. Nie tracimy więc czasu na żmudne dodawanie niektórych informacji, jak np. daty zawarcia, sposobu płatności – gotówką czy przelewem na konto kontrahenta. Dzięki szablonowi wyklikujemy wszystkie opcje.
Jedną z najciekawszych możliwości Pergaminu jest wykorzystanie wzoru do masowego stworzenia dokumentu. Opcja ta znacznie przyspiesza pracę. Kiedy zatrudniamy 10 handlowców, nie musimy oddzielnie przygotowywać dla nich umów. Możemy skorzystać z masowej akcji stworzenia dokumentu z konkretnego szablonu. Pergamin wygeneruje go dla wszystkich tych osób i zaprosi je do zapoznania się z umową online. Oszczędzimy tym samym wiele cennych godzin. Omówione czynności możliwe są do wykonania w dowolnej chwili z poziomu komputera, tabletu, a nawet telefonu.
Najważniejsze elementy szablonu w Pergaminie
W Pergaminie znajduje się kilka wzorów umów online, z których można korzystać bez dodatkowych kosztów. System pozwala także samodzielnie przygotować szablony na potrzeby własnej firmy. Aby stworzyć nowy wzór, należy przejść do zakładki “Kreator szablonów”. Na początku lista tam widniejąca jest pusta. Czas ją więc zapełnić! Klikając ikonę “plusa” w prawym dolnym rogu, przejdziemy do dodawania nowego wzoru umowy online. System pozwala stworzyć szablon:
- umowy,
- załączników do umowy (mogą pobierać dane z umowy),
- oświadczeń,
- a także umożliwia umieszczenie tych dokumentów na własnej stronie internetowej.
Zmienne
“Kreator szablonów” w Pergaminie pozwala na dodawanie do wzoru inteligentnych pól na zasadzie zmiennych. Umożliwiają one konstruowanie edytowalnych elementów, które ułatwią przygotowanie i wypełnianie dokumentu.
Język certyfikatu podpisu
Każda podpisana przez wszystkie strony umowa zawiera certyfikat podpisu. Świadczy on o wykonaniu tej czynności przez odpowiednie osoby. W szablonie umowy możliwe jest określenie języka dołączanego certyfikatu. Może on występować w wersji polskiej, angielskiej oraz niemieckiej.
Dane stron
Szablony umów zbudowane w kreatorze mogą zawierać specjalne pole, dzięki któremu nie trzeba manualnie wpisywać danych kontrahentów. Funkcja “Dane stron” pozwoli na automatyczne pobranie informacji z bazy zbudowanej w Pergaminie. Możliwe jest również dodanie w ten sposób danych nowego kontrahenta, który zostanie zapisany w systemie.
Automatyczne paragrafy i listy
Z reguły wszystkie umowy zawierają paragrafy. W szablonach przygotowywanych w Pergaminie możliwe jest ich dodawanie z automatycznym numerowaniem. Podobnie prezentuje się funkcja tworzenia list, dzięki czemu we wzorach i ostatecznych dokumentach zawsze pojawia się prawidłowa kolejność tych elementów.
Warunki
W kreatorze dostępna jest także funkcja tworzenia modułów (warunków). Stosowanie warunków eliminuje konieczność tworzenia kilku szablonów tej samej umowy, uwzględniających różne przypadki.
Przyspiesz swoją pracę z umowami! Sprawdź na naszym kanale na YouTube, jak szybko możesz przygotować szablony umów.
[VIDEO] Jak stworzyć szablon umowy w Pergaminie?
Podsumowanie
Stworzenie własnego szablonu umowy online w Pergaminie w znacznym stopniu ułatwia pracę przy tworzeniu dokumentów. Wpływa także pozytywnie na czas procesowania dokumentów, które trafiają szybciej do właściwych osób celem akceptacji, negocjacji i podpisu. Wzory umów z inteligentnymi opcjami automatyzują dotychczasowe procedury, o czym przekonało się już wiele firm.
