E-teczka jest coraz częściej wdrażana w dużych firmach jako rozwiązanie do archiwizacji dokumentacji HR-owej. Jednak e-teczka pracownicza nie zdigitalizuje obiegu dokumentów, a tym samym nie pozwoli wykorzystać potencjału, jaki płynie z pełnej cyfryzacji. Przeczytaj artykuł i przekonaj się, dlaczego właśnie Pergamin jest rozwiązaniem, które umożliwia skrócenie powtarzalnej pracy z HR-owymi formalnościami i czym się różni od e-teczki.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Do czego służy e-teczka pracownicza?
- Czym różni się e-teczka od Pergaminu?
- W jakich obszarach nie sprawdzi się e-teczka pracownicza?
- Jak Pergamin pomaga działom HR w pracy z dokumentami online?
Co to jest e-teczka?
E-teczka służy do przechowywania w elektronicznym archiwum zeskanowanych akt osobowych pracowników, które zostały sfinalizowane. Używa się jej do archiwizacji dokumentacji związanej z umowami o pracę. Tak przechowywany zbiór dokumentów wykorzystuje się w komunikacji z urzędami, na przykład w ramach kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Jakich możliwości e-teczka nie daje?
- E-teczka nie umożliwia wglądu do dokumentów pracownikom.
- Nie daje też możliwości integracji z innymi systemami (takimi jak Workday HCM) i nie pozwala na przepływ danych między nimi. Pozwala jedynie wgląd do elektronicznej wersji papierowej dokumentacji.
Jak działa Pergamin?
W przeciwieństwie do e-teczki pracowniczej Pergamin umożliwia pełną digitalizację obiegu firmowych dokumentów. Wszystko, co potrzebne jest do stworzenia dokumentu online:
- generowanie dokumentu,
- integrację z innymi systemami HR-owymi,
- edycję,
- akceptację.
Procesy obsługiwane w Pergaminie obejmują wypełnianie i podpisywanie online oświadczeń kandydatów i wewnętrznych wniosków o zatrudnienie.
Na platformie w łatwy sposób można obsłużyć umowy pracę oraz w razie potrzeby masowo je aneksować. Pergamin pozwala na bezpieczny dostęp do dokumentów zespołowi HR i wszystkim pracownikom o dowolnej porze, również na mobile’u. Dzięki temu komunikacja wewnętrzna z kandydatami i pracownikami jest łatwiejsza i znacznie szybsza.
Co więcej, nowa funkcjonalność Pergaminu pozwala na błyskawiczną integrację z wewnętrznymi systemami – takimi jak Workday lub ServiceNow – bez pisania kodu. Dzięki tej możliwości firmy zyskują pełną automatyzację przepływu pracy w HR-ach.
Co zyskujesz z Pergaminem?
Czy wdrożenie Pergaminu ma sens, jeśli Twoja firma nie korzysta z e-teczki? Odpowiedź brzmi: tak. Działy HR zostają odciążone z czasochłonnego zbierania i akceptacji danych od pracowników. Praca z dokumentami zostaje zautomatyzowana.
Z Pergaminem łatwo generujesz dokumenty online na podstawie zebranych danych, współpracujesz na nich, podpisujesz je elektronicznie, przechowujesz w bezpiecznym repozytorium. Co więcej, pracownik również uzyskuje dostęp do swoich dokumentów online, o każdej porze dnia i nocy.
Co daje wdrożenie Pergaminu do firmy, która korzysta już z e-teczki? Pergamin odgrywa wówczas rolę brakującego elementu, który zapewni 100% digitalizacji HR-owych dokumentów i zwrot kosztów po 3 miesiącach.
Wdrożenie e-teczki nie umożliwi pełnej digitalizacji obiegu dokumentów w Twojej firmie. Jeśli chcesz skrócić powtarzalną pracę z formalnościami nawet o 90% i zyskać realne oszczędności, tj. obniżyć koszty o 75%, 10-krotne przyspieszyć procesy i odzyskać nawet 70% czasu pracy managera HR → kliknij tutaj 🙂
