Firma Tronik oferuje najnowocześniejszy system monitoringu pojazdów. Swoim klientom zapewnia kompleksową kontrolę nad flotą samochodową, a w efekcie – przynosi realne oszczędności. Najważniejszymi wartościami, jakimi kieruje się Tronik, są zaangażowanie, jakość oraz innowacyjność. Autorskie rozwiązania firmy wspierają klientów w realizacji ich celów biznesowych, a sprawnie poprowadzone procesy wewnętrzne, takie jak obszar zawierania umów, są kluczowe dla zachowania najwyższego poziomu obsługi klientów.
Tronik: główne wyzwanie w pracy z umowami. Skrócenie czasu do realizacji zamówień
Problem w skrócie:
– wydłużony czas rozpoczęcia realizacji zamówienia
– brak zachowania ciągłości w odsyłaniu umów od kontrahentów
– niekompletne dokumenty
– czasochłonne negocjacje
Firma Tronik najczęściej zawiera takie dokumenty, jak: umowy o świadczenie usług, aneksy, cesje. Brak zachowania ciągłości wynikający z odsyłania niekompletnych umów przez kontrahentów, a niekiedy nawet całkowity brak komunikacji ze strony klientów znacząco wydłużały czas rozpoczęcia realizacji zamówienia. Handlowcy osobiście musieli udawać się do kontrahenta, aby odebrać potrzebne dokumenty, a następnie dostarczyć je do działu Obsługi Klienta. Nie lada wyzwanie stanowiła też archiwizacja tak dużej liczby dokumentów. Pracownicy musieli uważnie składować dokumentację i zabezpieczać ją przed dostępem osób trzecich.
Rozwiązanie: Kreator szablonów w Pergaminie i elektroniczne archiwum
Po podjęciu decyzji o podpisywaniu umów online firma postanowiła założyć kilka testowych kont na platformach dostępnych na rynku. Najważniejszymi wyzwaniami postawionymi przed programem do tworzenia umów było szybsze pozyskiwanie umów podpisanych przez klientów i zminimalizowanie ryzyka odsyłania niekompletnych umów, żeby usprawnić zamykanie transakcji. Po upływie dwóch tygodni, po zakończeniu dokładnego researchu zespół Tronik jednomyślnie wybrał Pergamin.
Decydującą rolę odegrał Kreator szablonów, który daje możliwość stworzenia własnego interaktywnego wzoru dokumentu wielokrotnego użytku wraz z możliwością dodawania komentarzy.
Przejście z tradycyjnej formy przygotowywania dokumentów na wersję elektroniczną nie stanowiło większego problemu. Była to kwestia przyswojenia funkcjonalności Pergaminu i przestawienia się na zawieranie umów online oraz elektroniczny obieg dokumentów.
Wynik: usprawnienie i przyspieszenie procesów związanych z realizacją oferowanych usług
Tronik podjął decyzję o podpisywaniu umów online, aby zoptymalizować i usprawnić procesy związane z realizacją oferowanych usług. Analiza oraz pomiar procesów w firmie wykazały, że proces negocjowania i zawierania umów w formie papierowej jest działaniem czasochłonnym i generującym zbędne koszty.
Zawieranie umów przez internet przyspieszyło w firmie Tronik proces negocjowania i zawierania umów, a tym samym wpłynęło na szybszy start świadczenia usługi.
Dział sprzedaży początkowo borykał się z wątpliwościami klientów dotyczącymi aspektu prawnego zawierania e-umów. Wartością, która ostatecznie przekonała klientów o wiarygodności proponowanego przez Pergamin rozwiązania, był certyfikat podpisu generowany po zawarciu umowy, zawierający wszelkie niezbędne dane umożliwiające zidentyfikowanie osoby podpisującej. Co więcej, umowa może zostać podpisana jedynie SMS-em po wpisaniu kodu autoryzującego, który przychodzi na wskazany numer, lub podpisem kwalifikowanym. Obydwa te rozwiązania są bezpieczne i zgodne z prawem.
Podsumowanie
Jak wykorzystanie Pergaminu w firmie Tronik oceniają jej pracownicy?
Podczas rozmów z zespołem często słyszałam, że z początku pracownicy mieli pewne obawy przed przejściem na dokumenty elektroniczne. Jednak dzisiaj wszyscy mówimy o tym, że nie wyobrażamy sobie powrotu do pracy z dokumentem papierowym. Pergamin stał się jednym z podstawowych narzędzi pracy, a klienci cenią sobie szybką i sprawną obsługę. Wprowadzenie podpisywania umów drogą online bardzo usprawniło przebieg wielu procesów w Troniku. Dzięki Pergaminowi praca z umowami jest dużo efektywniejsza. Dzisiaj jesteśmy w stanie w jeden dzień zawrzeć umowę i rozpocząć świadczenie usługi.
Pani Magdalena Kamianowska jest łącznikiem między Tronikiem a Pergaminem. Wspomaga pracę działu Sprzedaży i Obsługi Klienta oraz zarządza platformą w ramach organizacji Tronik. Zajmuje się również przygotowywaniem i modyfikowaniem szablonów zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami użytkowników.
