Na czym polega praca Legal Analyst / Legal Engineer w Pergaminie?
W Pergaminie zajmuję stanowisko Legal Engineer czy też Legal Analyst, to jest zajmuję się głównie wdrażaniem umów klientów do naszego systemu oraz wspieraniem zespołu Data Science/Machine Learning w uczeniu maszynowym, rozpoznawaniu przez nasz system różnych klauzul umownych. W zakres moich obowiązków wchodzą także zadania należące do in-house lawyera, inaczej prawnika wewnętrznego w firmie.
Z jakimi największymi problemami zmagają się prawnicy w codziennej pracy z umowami?
Jest to bardzo aktualne pytanie, ponieważ w zeszłym tygodniu negocjowałam łącznie cztery umowy z różnymi podmiotami. Co ciekawe, wyjątkowo robiłam to w sposób tradycyjny, czyli nie używając w tym celu Pergaminu. Po pierwsze musiałam pilnować, aby każdą zmianę wpisywać w trybie sugestii. Następnie mailowo odsyłałam projekt umowy z moimi propozycjami zapisów do kontrahenta. Zdarzało się również, że komentowałam pewne postanowienia w umowie, sugerując zmiany. Każdy prawnik wie, że zabiera to dużo czasu: ciągłe zapisywanie nowego pliku, odsyłanie go mailem, zmiana nazwy pliku albo kopiowanie go ze zmianami i usuwanie z pulpitu poprzedniego, żeby się nie doszło do pomyłki. Chyba również każdy prawnik rozpoczynał negocjacje, pracując na pliku o nazwie „draft_umowy”, a kończył na pliku „draft_umowy_final_v101”. W Pergaminie nie mamy tego problemu, ponieważ podczas całego procesu negocjacji pracujemy na jednym dokumencie.
Poza tym zawsze istnieje ryzyko, że kontrahent zmieni coś w umowie bez trybu śledzenia zmian. O ile przy krótkiej umowie taki detal można wyłapać, o tyle w przypadku dłuższych dokumentów nie jest to takie proste. Treść takiej umowy trzeba wówczas porównać z poprzednią wersją.
Jak prawnicy mogą ułatwić sobie codzienną pracę z umowami i jak może pomóc im w tym Pergamin?
Warto zacząć od tego, że celem Pergaminu jest przyspieszenie procesu zawierania umów. Zajmujemy się wszystkim tym, co dzieje się z umową do czasu jej zawarcia. Naszym celem jest zarówno przyspieszenie samego procesu tworzenia, jak i usprawnienie późniejszych uzgodnień i negocjacji.
Jak na razie trafiamy głównie do biznesu, ale chcielibyśmy, aby działy prawne i kancelarie również coraz chętniej korzystały z naszych usług. Ostrożność branży prawniczej względem innowacji wynika z tego, że jest ona dość konserwatywna. Natomiast ostatnio dostrzegam coraz bardziej wzmożone zainteresowanie naszym narzędziem do automatyzacji, zwłaszcza wśród prawników transakcyjnych.
Jako Legal zauważam i doceniam zwłaszcza kilka zalet pracy na umowach w Pergaminie.
Po pierwsze fakt, że jesteśmy zintegrowani z bazą REGON, a więc możemy pobierać zawsze aktualne i prawidłowe dane kontrahenta za pomocą jednego kliknięcia;
Po drugie tworzenie modułowych szablonów umów z polami, które nazywamy „zmiennymi”. Kiedy przekazujemy taką umowę klientowi, nie ma on wątpliwości, które pole wypełnić, dodatkowo przy polach zmiennych możemy umieścić podpowiedzi w stylu „wpisz kwotę kary umownej” lub „wpisz imię i nazwisko” i wówczas rozwiewamy już wszelkie wątpliwości;
I w końcu usprawnienie procesu negocjacji. Dokładniej mam tu na myśli to, że wymiana argumentów może odbywać się za pomocą komentarzy, które są dostępne zarówno w formie publicznej, czyli widoczne dla drugiej strony, jak i w formie wewnętrznej, czyli te przeznaczone do wglądu tylko dla naszego zespołu. Dzięki temu pozbywamy się każdorazowego żmudnego odsyłania mailem kolejnej wersji dokumentu w Wordzie.
Dlaczego automatyzacja zawierania umów w branży prawniczej jest ważna?
Automatyzacja w branży prawniczej jest ważna przede wszystkim dlatego, że biznes zmierza w kierunku innowacji, a prawnicy powinni za nim nadążać. Prawnicy muszą zrozumieć, że technologia ma za zadanie im pomagać, a nie ma na celu ich wyprzeć. Należy pamiętać, że wciąż istnieją takie umowy, jak skomplikowane umowy wdrożeniowe czy inwestycyjne, z których na ten moment nie da się stworzyć jednego uniwersalnego szablonu, który będzie pasował do każdego stanu faktycznego. Mój wniosek jest taki, że jeżeli kancelarie obsługujące podmioty gospodarcze nie będą adaptować się technologicznie, zaryzykują tym, że entuzjaści nowych technologii i obiegu paperless będą woleli skorzystać z usług kogoś innego.
Coraz częściej zauważamy, że przedsiębiorcy korzystają z kwalifikowanych podpisów elektronicznych, dzięki którym mogą elektronicznie podpisywać umowy, których forma pisemna w kodeksie cywilnym została zastrzeżona pod rygorem nieważności. To już daje do myślenia i jest to sygnał, że przedsiębiorcy nie mają dłużej ochoty biegać na pocztę. Poza tym rośnie świadomość tego, że niektóre umowy mogą być zawierane także w formie dokumentowej (czyli np. poprzez podpisanie przez Pergamin zwykłym podpisem elektronicznym w formie SMS-a). Dzięki edukacji świadomość klientów rośnie, a kwestie wartości dowodowej takich dokumentów powoli przestają budzić ich wątpliwości.
Jakie trendy obserwujesz w branży prawniczej i co zmieni się w przyszłości?
Przede wszystkim czasy, kiedy prawnika odwiedzało się w kancelarii i to klient zabiegał o spotkanie, odchodzą do przeszłości. Coraz częściej, szczególnie w dobie pandemii, wszelkie procesy są zdigitalizowane. Pandemia nauczyła nas, że tak naprawdę chodzenie do biura w większości branż wcale nie jest niezbędne, w tym także prawnicy świetnie radzą sobie w pracy na odległość. Mamy do wyboru wiele komunikatorów typu Skype, Google Meet, Microsoft Teams czy Zoom. Oczywiście miło jest spotkać się z klientem przy kawie, ale w tych czasach nie jest to jedyna możliwość.
Coraz częściej prawnicy, szczególnie w tych dużych organizacjach, zaczynają szukać takich usprawnień, jakie oferuje Pergamin. Tak jak wspomniałam wcześniej, zauważamy, że prawnicy coraz bardziej interesują się i rozumieją, że nasza technologia jest w stanie im pomóc. Ciekawy przykład stanowi chociażby to, że ostatnio UOKiK ogłosił konkurs na wykonanie oprogramowania wykorzystującego AI do analizy tekstowej wzorców umów stosowanych w obrocie konsumenckim pod kątem wyszukiwania niedozwolonych klauzul umownych w relacji B2C. Oczywiście wzięliśmy w nim udział, a nad przygotowaniem zadania konkursowego dzielnie pracowali nasi specjaliści od machine learningu.
Widać zatem, że branża prawnicza ewoluuje. Prawnicy, a także urzędy coraz częściej pozbywają się bariery technologicznej, nie boją się innowacji i chętnie po nie sięgają, widząc w tym korzyść dla siebie.
