• ENG
  • PL

Umowy w Wordzie vs umowy w Pergaminie. Jakich błędów możesz uniknąć?

W większości firm edytor tekstu Word jest podstawowym narzędziem pracy. Powstają w nim rozmaite dokumenty znaczące dla funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa. To także oprogramowanie, w którym tworzone są umowy. Powinny być one pozbawione jakichkolwiek błędów, również w warstwie wizualnej. Sprawdziliśmy, czy tworzenie umów w Wordzie jest łatwe i bezproblemowe. A może wręcz przeciwnie – wiąże się z ryzykiem błędów i opóźnień? Przekonajcie się, do jakich wniosków doszliśmy. 
Umowa w Wordzie vs umowa w Pergaminie

Spis treści:

Odbierz darmowego e-booka
Podpis elektroniczny w Twojej firmie. Jakie umowy podpiszesz online?

Jako że przez wiele lat sami pracowaliśmy w Wordzie, wykorzystując go do tworzenia umów, możemy co nieco powiedzieć na jego temat. Porównamy go z Pergaminem, czyli naszym dedykowanym narzędziem przeznaczonym do obsługi całego cyklu życia umowy  – od jej stworzenia poprzez negocjacje do podpisania i archiwizacji.

Błędy w pisowni nazw kontrahentów

Kiedy przygotowujesz umowy w Wordzie, możesz napotkać problem z wpisaniem nazwy kontrahenta. Może być ona tak skomplikowana, że potrzebne będzie jej literowanie i kilkukrotna weryfikacja. Niektórzy posiłkują się kopiowaniem nazwy ze strony internetowej lub maila. Często jednak i tak w gotowym dokumencie pojawia się błąd np. literówka, która nie została zauważona wcześniej.

Jak to wygląda w Pergaminie? Dodawanie kontrahentów do elektronicznej umowy jest znacznie łatwiejsze. Wystarczy wprowadzenie ich numeru NIP, a dane zostaną automatycznie pobrane z bazy REGON. Wśród nich oczywiście nazwa przedsiębiorcy. Tym samym znika konieczność wprowadzania ręcznie skomplikowanej nazwy kontrahenta.

Czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem?

Zmiana formatowania tekstu i wygląd dokumentu

Warstwa wizualna umowy również odgrywa ważną rolę. W Wordzie możesz nadać umowie właściwą formę, stosując wypunktowania, wcięcia, akapity. Niestety praktyka pokazuje, że ten sam plik otwarty przez inną osobę może wyglądać zupełnie inaczej. Fonty zmieniają swój rozmiar, a także krój. Pojawiają się mniejsze lub większe odstępy wyglądające nieestetycznie. Wynika to m.in. z różnych wersji oprogramowania posiadanego przez osoby odczytujące umowę. 

Ile razy w firmie ponownie formatowaliście tekst umowy, żeby podczas wydruku wszystko wyglądało prawidłowo? No właśnie. Starannie przygotowana umowa jest przecież wizytówką. 

W Pergaminie możesz uniknąć takich błędów. Umowy tworzone są w systemie, który jest dostępny dla wszystkich w takiej samej wersji. Co więcej, nie trzeba go instalować, a wystarczy zalogować się do platformy przez przeglądarkę internetową. Bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystasz, umowa będzie zawsze sformatowana tak samo i będzie się równie dobrze prezentować. 

Kopiowanie i wklejanie poszczególnych warunków umowy

Jeśli stworzyłeś wiele szablonów umów w Wordzie, jesteś przygotowany na różne sytuacje. Mimo to może pojawić się konieczność przygotowania dokumentu, w którym musisz zawrzeć postanowienia rozsiane po rozmaitych wzorach. Wtedy Twoim najbliższym sprzymierzeńcem staje się opcja kopiowania i wklejania. Tylko czy zawsze działa ona prawidłowo? Wraz z treścią kopiuje się również styl formatowania. Wklejając tekst do nowego dokumentu, musisz ponownie wybrać krój fontu, jego rozmiar, wyrównanie tekstu. Narażasz się na błąd, a dodatkowo tracisz czas.

Dlatego w Pergaminie możesz stworzyć jeden szablon umowy zamiast kilku. Będzie on rzeczywiście dostosowany do rozmaitych sytuacji. Jak to możliwe? Otóż w szablonach umowy możesz zastosować zmienne, np. w postaci pola wyboru, czy też kreatory warunków, które pozwolą Ci na zawieranie wielu zapisów oraz ich wybieranie zależnie od okoliczności. Nie popełnisz żadnego błędu związanego z obecnością nieprawidłowych postanowień, które dotychczas były kopiowane i wklejane w Wordzie.

E-segregator, czyli przechowywanie dokumentów online

Błędy związane z wersjami umowy

O tym błędzie kilka razy już wspominaliśmy na łamach bloga. Mowa o dostępie do różnych wersji umowy. Kiedy korzystasz z Worda, współpraca nad dokumentem opiera się na jego tworzeniu, a następnie przesyłaniu mailem czy też przekazywaniu za pomocą chmury albo lub zewnętrznego nośnika danych. W efekcie współpracownicy mogą korzystać z różnych wersji umowy, a co gorsza nie wiadomo, która z nich jest właściwa. Wszyscy mogą bazować na błędnym pliku i dokonywać w nim zmian.

Współpraca zespołowa nad umową to jedna z najważniejszych opcji w Pergaminie. Wszyscy członkowie otrzymują dostęp do tego samego dokumentu i pracują na najbardziej aktualnej wersji. Pomocna jest tutaj również historia edycji, a także dostęp do poszczególnych jego wersji. Unikniesz w ten sposób pracy na różnych wersjach plików i stworzysz właściwą umowę bez błędów, a do tego szybciej niż w Wordzie.

Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich potrzebach.
Razem zastanowimy się, jak możemy usprawnić Twoją pracę z umowami.

Podsumowanie

Tworzenie umów w edytorze Word wiąże się z kilkoma problemami. Mogą się one przełożyć na kształt dokumentu oraz jego zawartość. Dlatego w Pergaminie dajemy możliwość łatwiejszego przygotowania dokumentów. Eliminujemy zasadnicze błędy, jakie mogą się pojawić podczas tworzenia umowy w Wordzie. Pomagamy wszystkim firmom, które chcą przygotowywać dokumenty szybciej, bez zbędnych problemów, aby poświęcić zaoszczędzony czas na inne ważne zadania.

Share this article

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Powiązane artykuły:

Zmiany noworoczne w Pergaminie. Już teraz skorzystasz z kwalifikowanego podpisu długoterminowego mSzafir!
Z okazji nowego roku kalendarzowego zapraszamy na premierę kolejnych zmian w naszym systemie! Ulepszamy...
„Ten trudny czas to bardzo dobry moment na wdrożenie automatyzacji” – podsumowanie roku z Kubą Barwańcem, CEO Pergaminu
Czytaj, z jakimi wyzwaniami mierzył się Pergamin w 2022 roku i na jakie zmiany mogą liczyć nasi użytkownicy...
🎄 Życzenia świąteczne od Pergaminu! 🎄
Drodzy klienci, użytkownicy, inwestorzy i przyjaciele Pergaminu! Zanim wszyscy rozejdziemy się, aby zasiąść...

Masz pytania?