W biznesie liczy się tempo zawierania transakcji, dlatego przedsiębiorcy chętnie sięgają po rozwiązania przyspieszające ich codzienną pracę. Wśród nich znajduje się automatyzacja dokumentów, której jedną z funkcjonalności stanowi podpis online zamiast tradycyjnego, czyli własnoręcznego. Nowoczesny sposób podpisywania umów online jest stosowany na terenie Polski, całej Unii Europejskiej, a także w innych krajach (np. Stanach Zjednoczonych). Jego legalność wyznaczają przepisy prawa wprowadzone zarówno na gruncie europejskim, jak i krajowym. Poznaj ich najważniejsze postanowienia i korzystaj z podpisu online w swoim biznesie!
Forma dokumentowa czynności prawnych, czyli przepisy, dzięki którym nie musisz drukować umów i podpisywać ich własnoręcznie
Zaczniemy od rodzimego podwórka, gdzie w 2016 r. doszło do nowelizacji istotnych dla przedsiębiorców przepisów. Do kodeksu cywilnego wprowadzono formę dokumentową czynności prawnych, której dotyczy art. 77 (2). Zgodnie z nim możliwe jest dokonanie czynności prawnej na podstawie oświadczenia woli złożonego w postaci dokumentu.
Poświęćmy chwilę formie dokumentowej, która umożliwia przedsiębiorcom podpisywanie umów online. Istotne dla takiego procesu kontraktowego są dwie kwestie:
- ustalenie tożsamości podpisującej umowę online,
- definicja dokumentu, którym może być każdy nośnik ułatwiający zapoznanie się z jego treścią.
Taki sposób podpisywania dokumentów wykorzystuje się do zawierania m.in.:
- kontraktów między przedsiębiorcami,
- umowy sprzedaży,
- umowy o pracę,
- umowy o dzieło,
- umowy zlecenia
- NDA.
Katalog powyższych możliwości jest znacznie większy. Pamiętaj jedynie, aby sprawdzić, czy przepisy w konkretnym przypadku nie nakazują zachowania szczególnej formy, np. notarialnej.
Podpisuj online umowy w Pergaminie. Załóż darmowe konto.
eIDAS – rozporządzenie, które umożliwia stosowanie podpisu online na skalę europejską
Również w 2016 r. weszły w życie postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. eIDAS ma ogromne znaczenie dla przedsiębiorców, a jego celem jest:
- zwiększenie bezpieczeństwa dokonywanych transakcji,
- wzrost zaufania do obrotu elektronicznego.
Rozporządzenie eIDAS reguluje w głównej mierze kwestie dotyczące podpisu online, a w szczególności:
- systemów identyfikacji elektronicznej – umożliwiających przedsiębiorcom ustalenie tożsamości osoby podpisującej dokument,
- usług zaufania – w których wymienia się m.in. podpis elektroniczny.
Omawiany akt zwraca uwagę na jeden szczególny aspekt w zakresie standardowego podpisu elektronicznego. Zgodnie z eIDAS wywołuje on skutki prawne oraz jest dopuszczalny jako dowód w postępowaniu sądowym. Rozporządzenie wyróżnia ponadto jeszcze dwa rodzaje podpisu elektronicznego:
- zaawansowany (AES) – przyporządkowany osobie podpisującej, która ma wyłączną nad nim kontrolę, ponadto umożliwiający ustalenie jej tożsamości, a także umożliwiający rozpoznanie w razie zmiany wprowadzanych danych w dokumencie,
- kwalifikowany (QES) – którzy wykorzystuje nośnik z certyfikatem podpisu, np. w postaci fizycznej karty i czytnika lub nowoczesnych rozwiązań chmurowych.
Rozporządzenie eIDAS obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. Oznacza to, że wykorzystywanie narzędzi oraz systemów identyfikacji elektronicznej w jednym państwie członkowskim jest uznawane w innym, co ma spore znaczenie dla transgranicznego świadczenia usług i współpracy między przedsiębiorcami.
Podpis online w formie dokumentowej vs kwalifikowany – jakie są różnice?
Podsumowanie
Wykorzystywanie przez przedsiębiorców podpisu online jest całkowicie legalne. Kwestie cyfrowego procesu podpisywania umów online są regulowane przez kodeks cywilny na szczeblu krajowym oraz rozporządzenie eIDAS w przestrzeni europejskiej. Nie ma więc ryzyka, że sąd nie uzna autentyczności umowy podpisywanej online, gdyż taki dokument jest legalny, a przepisy dotyczące formy dokumentowej i formy elektronicznej nie pozostawiają pola do innych interpretacji. Tym samym przedsiębiorcy mogą szybciej i wygodniej zawierać kontrakty znaczące dla biznesu.
Umów się na bezpłatną konsultację
i opowiedz nam o swoich potrzebach swojej firmy.
