• PL
  • ENG

Czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem?

Obecnie, gdy tempo rozwoju biznesów nie powinno być hamowane przez czasochłonne, manualne działania, podpis online bardzo zyskuje na znaczeniu. Oszczędza czas i pieniądze, pozwala zrezygnować z drukowania umów i kontaktu z kurierem bądź pocztą. Czy podpisywanie umów online jest legalne? Czy przedsiębiorcy mogą korzystać z podpisów online w dowolny sposób? Poznaj warunki prawne, które otworzyły możliwości do szybszego i wygodniejszego działania Twojego biznesu.
Czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem

Spis treści:

W biznesie liczy się tempo zawierania transakcji, dlatego przedsiębiorcy chętnie sięgają po rozwiązania przyspieszające ich codzienną pracę. Wśród nich znajduje się automatyzacja dokumentów, której jedną z funkcjonalności stanowi podpis online zamiast tradycyjnego, czyli własnoręcznego. Nowoczesny sposób podpisywania umów online jest stosowany na terenie Polski, całej Unii Europejskiej, a także w innych krajach (np. Stanach Zjednoczonych). Jego legalność wyznaczają przepisy prawa wprowadzone zarówno na gruncie europejskim, jak i krajowym. Poznaj ich najważniejsze postanowienia i korzystaj z podpisu online w swoim biznesie!

Forma dokumentowa czynności prawnych, czyli przepisy, dzięki którym nie musisz drukować umów i podpisywać ich własnoręcznie

Zaczniemy od rodzimego podwórka, gdzie w 2016 r. doszło do nowelizacji istotnych dla przedsiębiorców przepisów. Do kodeksu cywilnego wprowadzono formę dokumentową czynności prawnych, której dotyczy art. 77 (2). Zgodnie z nim możliwe jest dokonanie czynności prawnej na podstawie oświadczenia woli złożonego w postaci dokumentu. 

Poświęćmy chwilę formie dokumentowej, która umożliwia przedsiębiorcom podpisywanie umów online. Istotne dla takiego procesu kontraktowego są dwie kwestie:

  • ustalenie tożsamości podpisującej umowę online,
  • definicja dokumentu, którym może być każdy nośnik ułatwiający zapoznanie się z jego treścią.

Taki sposób podpisywania dokumentów wykorzystuje się do zawierania m.in.:

  • kontraktów między przedsiębiorcami,
  • umowy sprzedaży,
  • umowy o pracę,
  • umowy o dzieło,
  • umowy zlecenia
  • NDA.

Katalog powyższych możliwości jest znacznie większy. Pamiętaj jedynie, aby sprawdzić, czy przepisy w konkretnym przypadku nie nakazują zachowania szczególnej formy, np. notarialnej.

Podpisuj online umowy w Pergaminie. Załóż darmowe konto.

eIDAS – rozporządzenie, które umożliwia stosowanie podpisu online na skalę europejską

Również w 2016 r. weszły w życie postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. eIDAS ma ogromne znaczenie dla przedsiębiorców, a jego celem jest:

  • zwiększenie bezpieczeństwa dokonywanych transakcji, 
  • wzrost zaufania do obrotu elektronicznego.

Rozporządzenie eIDAS reguluje w głównej mierze kwestie dotyczące podpisu online, a w szczególności:

  • systemów identyfikacji elektronicznej – umożliwiających przedsiębiorcom ustalenie tożsamości osoby podpisującej dokument,
  • usług zaufania – w których wymienia się m.in. podpis elektroniczny.

Omawiany akt zwraca uwagę na jeden szczególny aspekt w zakresie standardowego podpisu elektronicznego. Zgodnie z eIDAS wywołuje on skutki prawne oraz jest dopuszczalny jako dowód w postępowaniu sądowym. Rozporządzenie wyróżnia ponadto jeszcze dwa rodzaje podpisu elektronicznego:

  • zaawansowany (AES) – przyporządkowany osobie podpisującej, która ma wyłączną nad nim kontrolę, ponadto umożliwiający ustalenie jej tożsamości, a także umożliwiający rozpoznanie w razie zmiany wprowadzanych danych w dokumencie,
  • kwalifikowany (QES) – którzy wykorzystuje nośnik z certyfikatem podpisu, np. w postaci fizycznej karty i czytnika lub nowoczesnych rozwiązań chmurowych.

Rozporządzenie eIDAS obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. Oznacza to, że wykorzystywanie narzędzi oraz systemów identyfikacji elektronicznej w jednym państwie członkowskim jest uznawane w innym, co ma spore znaczenie dla transgranicznego świadczenia usług i współpracy między przedsiębiorcami.

Podpis online w formie dokumentowej vs kwalifikowany – jakie są różnice?

Podsumowanie

Wykorzystywanie przez przedsiębiorców podpisu online jest całkowicie legalne. Kwestie cyfrowego procesu podpisywania umów online są regulowane przez kodeks cywilny na szczeblu krajowym oraz rozporządzenie eIDAS w przestrzeni europejskiej. Nie ma więc ryzyka, że sąd nie uzna autentyczności umowy podpisywanej online, gdyż taki dokument jest legalny, a przepisy dotyczące formy dokumentowej i formy elektronicznej nie pozostawiają pola do innych interpretacji. Tym samym przedsiębiorcy mogą szybciej i wygodniej zawierać kontrakty znaczące dla biznesu.

Umów się na bezpłatną konsultację
i opowiedz nam o swoich potrzebach swojej firmy.

Share this article

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Powiązane artykuły:

Zmiany w Pergaminie: nowości w powiadomieniach mailowych i notyfikacjach systemowych!
W ramach porządków wiosennych otwieramy okna (w przeglądarce) i wprowadzamy powiew świeżego powietrza...
Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news
We are excited to announce that Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news....
Do czego służy podpis kwalifikowany? Wywiad z Elżbietą Włodarczyk, Szefową Linii biznesowej, odpowiedzialną za rozwój podpisu elektronicznego w KIR S.A. 
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny są to dane do dokumentu, które potwierdzają...

Masz pytania?