Zawarcie umowy to jeden z celów spotkań z kontrahentami, a także prowadzonych z nimi negocjacji. Kiedy strony osiągają porozumienie, zmierzają do możliwie jak najszybszego przygotowania dokumentów i dostarczenia ich drugiej stronie. Nie zawsze jednak wszystko przebiega w taki sposób, jakbyśmy chcieli. Pojawiają się utrudnienia związane z tworzeniem umów. W głównej mierze dotyczą sprawnego przygotowania dokumentów bez ewentualnych błędów. Kiedy wydaje się, że problemy zostały zażegnane, znienacka na horyzoncie uwidaczniają się utrudnienia z podpisaniem umowy. Proces ten przedłuża się w nieskończoność. Autorzy dokumentów często tracą nadzieję na skuteczne załatwienie sprawy. Wtedy też wielokrotnie nie dochodzi do zawarcia kontraktów. Na przeszkodzie stają problemy z ostatnim etapem, czyli z podpisaniem umowy. Jakie są najczęstsze utrudnienia? Z czego wynikają? Sprawdźmy 5 sytuacji zaczerpniętych z życia firm!
Obieg umowy i zebranie podpisów wszystkich osób w ramach organizacji
Firmy wielokrotnie borykają się z problemem zebrania wszystkich podpisów pod umowami. Niekiedy proces ten stanowi wyzwanie. Wszyscy chcieliby zebrać podpisy w takim tempie, jak Robert Lewandowski gole w pamiętnym meczu z VfL Wolfsburg, kiedy to zdobył ich aż 5 w 9 minut. To jednak nie jest wcale takie proste, gdy każda ze stron ma więcej niż jednego reprezentanta. Konieczne jest dotarcie do każdej z nich ze wszystkimi egzemplarzami umowy. Jeśli osoby te znajdują się tego samego dnia w siedzibie firmy, zadanie jest ułatwione. Utrudnienie jednak pojawia się, gdy podpisujący umowę przebywają poza budynkiem. Problem potęgowany jest, gdy niedostępność tych osób się przedłuża. Omawiana sytuacja jest szczególnie wyraźna, kiedy działy firmy rozproszone są na terenie całego miasta lub, co gorsza, kraju. Z kolei w nich przebywają osoby wymienione w umowie jako reprezentanci danej strony. Konieczność dostarczenia dokumentów wymaga czasu i zaangażowania logistycznego. Podejmujemy się tego zadania, aby udało się dokończyć proces i podpisać umowę. Niestety nie jest to łatwe. Na szali ciągle mamy zawarcie znaczącego dla firmy kontraktu, co jest utrudnione przez niemożność szybkiego zebrania podpisów.
Drukowanie i wysyłanie dokumentów pocztą/kurierem
Aby dostarczyć egzemplarze dokumentów do podpisu, korzystamy z usług poczty lub kuriera. Wysyłamy je wtedy do osób w ramach naszej organizacji, a także do kontrahentów. Konieczne jest więc wydrukowanie wszystkich dokumentów, zapakowanie ich w kopertę oraz przekazanie kurierowi. Niestety w tym przypadku zawsze możemy obawiać się zagubienia umowy. Pojawia się także ryzyko jej zniszczenia w trakcie sortowania przesyłek oraz ich wielokrotnego przekładania. Dostarczone dokumenty nie nadają się wtedy do niczego. Podpisanie umowy jest niemożliwe. Całą procedurę trzeba przeprowadzić ponownie, co może być negatywnie odebrane przez kontrahentów. Efektem jest zakończenie procesu bez podpisania dokumentów. Niekoniecznie jest to też rozwiązanie bezpieczne. Może okazać się, że koperta, w której znajdują się dokumenty, została rozerwana i ktoś przeczytał postanowienia, których znajomość była zarezerwowana jedynie dla osób podpisujących. W takiej sytuacji kontrahenci często odmawiają zawarcia umowy.
Brak informacji o statusie umowy
Po przekazaniu dokumentów osobom w nich wymienionym tracimy nad nimi kontrolę. Nie wiemy, jaki jest status umowy, a zatem, co się z nią dzieje. Czy trafiła już do odpowiedniej osoby? Czy ktoś się z nią zapoznał? Czy umowa została podpisana? Czy już jest w drodze do nas? To najczęstsze pytania w takich sytuacjach. Uzyskanie na nie odpowiedzi jest dość trudne. Trzeba bowiem niepokoić telefonami bądź mailami osoby, do których trafiły dokumenty. Wszystko przeciąga się w czasie. Do całego procesu wkrada się nasze zdenerwowanie spowodowane brakiem wiedzy na temat aktualnego stanu umowy. Obawiamy się terminu, który został nam wyznaczony na doprowadzenie sprawy do końca. Wtedy też podejmujemy próby ustalenia, gdzie znajduje się umowa i czy została podpisana. Jesteśmy odsyłani do kolejnych osób, które były już w posiadaniu kompletu dokumentów. Okazuje się, że już go zaakceptowały lub nie miały z nim jeszcze styczności. W pewnym momencie mamy wrażenie, że umowa zaginęła, co niestety może mieć miejsce. Nie musi się tak stać podczas transportu pocztą lub kurierem. Bardzo często zdarza się, że znika ona w gąszczu innej korespondencji bądź dokumentów. Wtedy nie dochodzi do jej podpisania, przez co dotychczasowe pertraktacje i dążenia kończą się fiaskiem.
Ponowne rozpoczęcie procesu po znalezieniu błędów
Jedną z najgorszych sytuacji jest ta, kiedy po wysłaniu dokumentów znaleziono istotne błędy w treści. Gdy w umowie występuje wielu reprezentantów stron, takich kopii jest mnóstwo. Odnosimy wtedy wrażenie, że całe nasze dotychczasowe działanie poszło na marne. Umowa wraca do nas celem naniesienia poprawek. Wtedy rozpoczynamy cały proces zbierania podpisów od nowa. Wiąże się z nim ryzyko odmówienia przez kontrahenta dalszego działania, co niestety się zdarza. Oczekiwał on dostarczenia podpisanej umowy bądź przekazania mu egzemplarzy do wykonania takiej czynności w dość szybkim tempie. Nie wydarzyło się to w zamierzonym terminie, więc kontrahent może mieć obiekcje co do współpracy z naszą firmą. Nie tylko możemy stracić kontrakt, ale także nadszarpnąć własny wizerunek.
Czas obiegu dokumentów
Z powyższymi problemami nieustannie wiąże się jeden, o którym po części była już mowa. Czas obiegu dokumentów przekazanych do podpisu ma ogromne znaczenie dla zawarcia umowy. Niestety na tym etapie opóźnienia to codzienność. Wiążą się one z koniecznością zebrania podpisów w ramach własnej organizacji, a to jest utrudnione. Samo korzystanie do tego procesu z kuriera lub poczty to czas 1-3 dni na wysłanie umowy. Zależny jest on od tego, czy odbiorca znajduje się w tym samym mieście, czy innym, a także kiedy doszło do nadania przesyłki. Podobnie sytuacja wygląda w drugą stronę, czyli w trakcie odesłania wszystkich egzemplarzy dokumentów. Czas ten znacznie się wydłuża. Zwłaszcza w sytuacji, gdy umowa zawiera błędy, zaginęła lub uległa zniszczeniu podczas jej transportowania. Niestety wtedy zaczynamy wszystko od nowa. To staje się zmorą wpływającą na wizerunek naszej firmy, a w efekcie przekłada się na niezawarcie kontraktu przez problemy z podpisami.
Podsumowanie
Okazuje się, że wcale nie tak łatwo jest uzyskać podpisy wszystkich osób wymienionych w umowie. Problemy pojawiają się, gdy ktoś przebywa stale lub czasowo poza siedzibą firmy. Przykładem może być oddział zlokalizowany w innej części miasta lub kraju. Nawet w obrębie jednego budynku zdarzają się utrudnienia w zdobyciu podpisów. Zwłaszcza teraz, gdy spora część osób pracuje zdalnie. Uzyskanie podpisów staje się wyzwaniem, podobnie, jak wiedza na temat statusu dokumentów. Niestety wpływa to negatywnie na cały proces, który jest nieustannie przedłużany. Problemy ze zbieraniem podpisów uniemożliwiają zawarcie ważnych kontraktów, mających znaczenie dla dalszego rozwoju biznesu.
Jak usprawnić podpisywanie umów – tu i teraz
Czy powyższe problemy da się rozwiązać? Oczywiście! Sprawdź nasz poradnik na temat tworzenia umów i podpisywania ich w 5 minut. Niebawem na blogu znajdziesz kolejne propozycje, dzięki którym Twoja misja z dokumentami zawsze się powiedzie!
