Praca z umowami w tradycyjnej formie, czyli wykorzystującej edytor tekstu oraz papierowe dokumenty, bywa żmudna. Zwłaszcza jeśli chodzi o powtarzalne umowy. Jako przedsiębiorca tracisz na formalności mnóstwo czasu, a Twoi pracownicy zapał do wykonywanych zadań. Możesz jednak uniknąć takich sytuacji, wykorzystując automatyzację dokumentów. Dzięki niej zwiększysz efektywność swojego biznesu. Zobacz, jakie kroki najlepiej wykonać na samym początku, aby rozpocząć swoją przygodę z automatyzacją i zmieniać spojrzenie na pracę z umowami.
Cyfrowe dokumenty, czyli jak żyć w duchu paperless
Automatyzacja dokumentów – na czym polega?
Dostępność nowych rozwiązań w zakresie sprzętu oraz oprogramowania sprawiła, że wiele powtarzalnych czynności może być wykonywanych samoczynnie. To samo dotyczy tworzenia elektronicznych umów. Automatyzacja dokumentów sprawia, że rutynowe działania wykonywane przez człowieka realizowane są w tle. Nie musisz poświęcać na nie czasu i energii. W efekcie docierasz do celu, czyli powstania umowy, w znacznie szybszym tempie i przy mniejszym nakładzie pracy.
Jak to wygląda w praktyce? Automatyzacja dokumentów umożliwia Ci generowanie umów na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest posiadanie jednego wzoru dostosowanego do różnych sytuacji. Poszczególne warunki możesz wybierać z listy bądź bazować na bardziej zaawansowanych opcjach wykorzystywanego oprogramowania.
Tym samym automatyzacja dokumentów uwalnia Cię od:
- przygotowania elektronicznych umów w edytorze tekstu,
- posiadania niezliczonej liczby szablonów,
- popełniania błędów wynikających z kopiowana,
- rutynowych, żmudnych czynności.
[QUIZ] Jak przygotować firmę na czwartą falę pandemii?
Od czego zacząć automatyzację dokumentów?
Automatyzacja dokumentów jest nieustannie rozwijanym procesem, ale o ugruntowanych podstawach. Możesz rozpocząć jej wdrażanie w swojej firmie, wykonując kilka prostych kroków.
Wybierz dokumenty, które chcesz automatyzować
Na początku musisz podjąć decyzję, które dokumenty chcesz automatyzować. Pamiętaj, że zabieg będzie najbardziej wydajny, gdy wybierzesz najczęściej stosowane w Twoim przedsiębiorstwie umowy. Mogą to być m.in.:
- umowy o pracę,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło,
- umowy sprzedaży,
- umowy B2B.
Wybierz platformę, dzięki której zautomatyzujesz swoje dokumenty
Drugim, aczkolwiek bardzo ważnym krokiem, jest wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji dokumentów procesów biznesowych. Warto skorzystać z zaprojektowanych w tym celu narzędzi, takich jak platforma do pracy na dokumencie przez cały cykl życia umowy. Stworzony w tym celu Pergamin pozwala:
- przygotowywać umowy,
- akceptować je w ramach zespołów,
- zapraszać zewnętrznych kontrahentów,
- negocjować,
- podpisywać online lub poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny,
- udostępniać np. księgowości.
Odpowiednie oprogramowanie będzie dla Ciebie wsparciem w przejściu na automatyzację dokumentów, dlatego warto w nie zainwestować na samym początku wdrażania strategii automatyzacji.
Przygotuj szablony, które zautomatyzują Twoje dokumenty
Podstawą automatyzacji dokumentów jest baza szablonów. Na szczęście nie musisz ich tworzyć kilku lub kilkunastu, aby dopasować je do różnych warunków w ramach tego samego typu umowy. Automatyzacja ma na celu wprowadzenie w tym zakresie pewnego ograniczenia, chociażby pod względem liczby wzorów. Jednocześnie pozwala na zawarcie w szablonie wszystkich możliwych opcji, które będziesz wybierać z listy.
Dobrze przygotowane szablony umów z polami do wypełnienia na zasadzie formularzy przyspieszą Twoją pracę z dokumentami. Zamiast wprowadzać wszystkie dane czy kopiować warunki umowy, możesz opierać się na pobieraniu informacji z bazy REGON czy też stosować zmienne. Takie możliwości daje Ci właśnie Pergamin.
Chcesz zautomatyzować swoją pracę z dokumentami? Pokażemy Ci, jak działa Pergamin. Umów się na prezentację!
Optymalizuj i automatyzuj jeszcze więcej!
Pierwsze umowy stworzone w ramach automatyzacji procesów biznesowych pokażą Ci, jak Twoja firma może działać szybciej i efektywniej. Z czasem zauważysz, że powrót do tradycyjnej formy pracy jest zbyt kosztowny i po prostu niewygodny.
Mamy dla Ciebie jeszcze kilka rad, które możesz wykorzystać w przyszłości:
- zwracaj uwagę, ile czasu oszczędzasz na automatyzacji,
- kontroluj, które umowy pojawiają się coraz częściej w Twojej firmie,
- optymalizuj swoje działania z umowami,
- automatyzuj jeszcze więcej!
Podsumowanie
Automatyzacja dokumentów stanowi nowoczesny sposób na pracę z powtarzalnymi dokumentami. Dzięki niej unikniesz rutynowych czynności, które są nieefektywne i narażają Twój biznes na stratę czasu oraz pieniędzy. Do automatyzacji dokumentów wykorzystuj tylko sprawdzone oprogramowanie, dające Ci najwięcej możliwości. Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy Pergamin, wygodną i intuicyjną Platformę umożliwi Ci wprowadzenie automatyzacji dokumentów w swojej firmie i dalszy rozwój w tym zakresie.
