Nie od dzisiaj wiadomo, że samo podpisanie umowy jest ostatnim elementem całej układanki. Wcześniej trzeba wynegocjować odpowiednie warunki. Ta niełatwa sztuka przypomina taniec z nieznaną osobą, kiedy próbujemy się poznać i zrozumieć wzajemnie, żeby uniknąć potknięcia. Taka strategia w biznesie bardzo często stanowi drogę do osiągnięcia wymiernych korzyści. Niestety negocjacje mają też wadę – potrafią znacznie przedłużyć proces pracy nad umową. Przygotowaliśmy dla Was kilka porad, które pomogą w ich przyspieszeniu.
Co to są negocjacje?
Negocjacje umowy to sposób naszej komunikacji z drugą stroną. Chcemy za ich pomocą doprowadzić do kompromisu lub konsensusu. Podczas negocjacji korzystamy z różnych argumentów i taktyk negocjacji. Wszystko po to, aby w umowie znalazły się strategiczne z perspektywy naszego biznesu postanowienia. Wyzwań mamy zatem wiele. Wymagają one sporego zaangażowania oraz poświęcenia czasu, ale doświadczenie pokazuje, że gra jest warta świeczki.
Negocjacje umów – dlaczego są ważne?
Nim przejdziemy do naszych porad, odpowiedzmy sobie na ważne pytanie: dlaczego negocjacje są ważne? Pierwsza na myśl przychodzi korzyść. Jednak nie jest ona jednostronna. Musimy pamiętać, że negocjacje prowadzą do kompromisu bądź też konsensusu – w zależności od sytuacji. Zatem zarówno my, jak i nasi kontrahenci musimy coś zyskać w drodze negocjacji umowy.
Odpowiednie przygotowanie i poprowadzenie takich rozmów przekłada się nie tylko na same zapisy w dokumencie. Negocjacje wpływają również na nasz wizerunek, dalszą współpracę i realizowanie postanowień umowy. Pozwalają na dogranie wielu tematów.
Negocjacje umów sprawiają, że wszystko staje się klarowne. Przez to też nasze wspólne działanie z kontrahentami jest bardziej owocne. Ponadto, negocjacje i ich przebieg wskazują, że jesteśmy godnymi partnerami biznesowymi.
Jak przyspieszyć negocjacje umów?
Negocjacje umowy to droga, którą dobrze jest podążać, gdy wraz z innym biznesem mamy wspólne interesy. Warto także do nich przystąpić, kiedy my i nasz kontrahent jesteśmy na to gotowi. Aby jednak podjąć się negocjacji umowy, musimy się do nich przygotować. Takie działanie nie tylko poprawi jakość prowadzonych przez nas rozmów, ale również je przyspieszy.
Wyznacz sobie minimum uzyskiwanych korzyści
Negocjowanie może przybierać różne formy osiągania zamierzonego celu. Jedną z nich jest kompromis, czyli pójście na obopólne ustępstwa. Drugą zaś jest konsensus, rozumiany jako wspólne wypracowanie jednolitego stanowiska. W obydwu przypadkach istotne jest, abyśmy wyznaczyli sobie minimum korzyści, jakie musimy uzyskać.
Sformułowanie priorytetów pomoże w jasnym wyrażeniu naszego stanowiska oraz ewentualnych ustępstwach. Pamiętajmy, że nigdy nie mogą one schodzić poniżej wcześniej określonych oczekiwań.
Nie wątp w swoje racje
Wspomniane już priorytety to również punkt wyjścia do zachowania pewności w trakcie negocjacji umowy. Dzięki niej nie dopuszczamy do zwątpienia w swoje racje. Jako biznes wiemy bowiem, co chcemy uzyskać, jaką pracę w to wkładamy oraz jaka jest jej wartość. Argumenty używane przez drugą stronę nie powinny wywoływać w nas poczucia niepewności. W przeciwnym razie będziemy skłonni na większe ustępstwa (nawet naruszające nasze minimum korzyści), nie wierząc we własny produkt lub zakres prac.
Poznaj techniki negocjacji
Na przyspieszenie negocjacji umowy wpływa również to, czy zapoznamy z postawami oraz taktykami, które mogą przyjmować nasi kontrahenci. Wiedza na ten temat pozwoli nam na przyjęcie odpowiedniej strategii. Jednocześnie szybciej rozpoznamy postawę i taktyki stosowane przez drugą stronę. Łatwiej będziemy mogli realizować nasz plan na negocjacje.
Wśród popularnych taktyk negocjacji wymienia się:
- dobry policjant, zły policjant – dwie osoby uczestniczące w negocjacjach po jednej ze stron prezentują odmienne nastawienie do negocjacji. Jedna jest zdenerwowana, pobudzona i przedstawiane przez nią warunki “mają być spełnione” (zły policjant). Z kolei druga jest spokojniejsza, bardziej ugodowa (dobry policjant),
- pozorne ustępstwa – pójście drugiej stronie na rękę w pewnych kwestiach, które są dla niej ważne, jednak dla nas nie przedstawiają żadnej lub znikomą wartość,
- wilk w owczej skórze – prezentowanie postawy nieporadnej osoby, bez doświadczenia w negocjacjach, ukrywając prawdę o faktycznych umiejętnościach w tej dziedzinie, aby uśpić czujność drugiej strony,
- próbny balon – przedstawienie drugiej stronie propozycji, która w jej odczuciu jest absurdalna, tym samym zdobywając informacje na temat rzeczywistych możliwych ustępstw w odpowiednich kwestiach,
- optyk z Brooklynu – postępująca realizacja celu poprzez obserwowanie reakcji lub jej braku u drugiej strony negocjacji i dodawanie kolejnych punktów umowy, aby wybadać granice, których nie pozwoli przekroczyć druga strona,
- nagroda w raju – obiecanie kontrahentowi korzyści w przyszłości (które prawdopodobnie nigdy nie zostaną zrealizowane) w zamian za pewne ustępstwa.
Opanuj emocje
Emocje w wielu przypadkach są złym doradcą. Podczas negocjacji umów również. Działanie w sferze biznesowej wymaga zachowania od nas zimnej krwi. O ile przygotowanie do rozmów wzbudza w nas dreszczyk emocji, o tyle musimy go opanować podczas samych negocjacji. W przeciwnym razie można zaprzepaścić dotychczas wypracowaną pozycję.
Emocje mogą również zdradzać nasze słabe strony. Ponadto, zaciemniają obraz, przez co istnieje ryzyko, że opacznie zrozumiemy drugą stronę. Wtedy też może dojść do zakończenia rozmów. Czas na emocje przyjdzie po pomyślnym zakończeniu negocjacji.
Negocjuj przez internet
Negocjowanie na odległość kiedyś mogło być problemem. Postęp technologiczny i rozwój aplikacji go rozwiązały. Kiedy pracujemy nad umową, możemy ją negocjować w Pergaminie. Mając przed sobą draft dokumentu, łatwiej jest o nim rozmawiać. Wymiana naszych argumentów może odbywać się za pomocą komentarzy. Są one dostępne w formie publicznej – widoczne dla drugiej strony oraz wewnętrznej – przeznaczone dla naszego zespołu. Dzięki temu, podczas negocjacji może powstać cała umowa z odpowiednimi zapisami. Zamiast czekać, na jej sporządzenie i dostarczenie, można ją podpisać online. To w znacznym stopniu przyspiesza nasze negocjacje oraz zawarcie kontraktu.
Podsumowanie
Negocjacje warunków umowy dążą do wypracowania jej kształtu korzystnego dla nas oraz drugiej strony. Przyspieszenie tego procesu możliwe jest dzięki wcześniejszemu przygotowaniu. Jeszcze większe oszczędności czasu przynosi negocjowanie umów w Pergaminie. Możliwe jest bowiem błyskawiczne stworzenie ostatecznej wersji dokumentu i jego podpisanie. Ma to ogromny wpływ na naszą dalszą współpracę z kontrahentami, a także biznesową atrakcyjność.
