Niekiedy przedsiębiorcy decydują się na ręczny podpis w obawie o autentyczność podpisu składanego przez internet. Praktyka pokazuje jednak, że jest wręcz przeciwnie – cyfrowe dokumenty i podpisywanie dokumentów online odznaczają się wyższym poziomem bezpieczeństwa.
Cyfrowe dokumenty, czyli jak żyć w duchu paperless
Zalety podpisu online
Nowe technologie sprawiają, że na rynku jest dostępnych coraz więcej opcji podpisywania umów przez internet, do których zostały dopasowane obowiązujące przepisy. Mowa o formie dokumentowej czynności prawnych, zgodnej z polskim prawem, a także rozporządzeniem eIDAS. Taka forma zawierania umów jest honorowana już w kilkudziesięciu krajach, w tym na terenie Unii Europejskiej oraz w Stanach Zjednoczonych.
Podpis online w formie dokumentowej wykorzystuje cyfrowe narzędzia dostępne przez przeglądarkę, takie jak Pergamin. Cały cykl życia umowy odbywa się w ramach jednej platformy.
Podpis online dokumentów:
- trwa kilka sekund,
- minimalizuje ryzyko błędu,
- pozwala na szybsze wejście w życie postanowień umowy,
- jest bezpieczniejszy.
Weryfikacja podpisu online i tożsamości osoby, która go składa – jak to zrobić?
Wykorzystywanie podpisu online przez firmy daje większą pewność, że podpis złożyła właściwa osoba, niż w przypadku podpisu złożonego własnoręcznie. Dlaczego? To możliwe dzięki weryfikacji podpisu, przeprowadzanej na kilka sposobów. Sam proces badania autentyczności w przypadku umów zawieranych tradycyjnie czy elektronicznie polega na potwierdzeniu, że dokument podpisała właściwa osoba. W praktyce polega to na porównaniu danych posiadanych o naszym kontrahencie z tymi, których użył do złożenia podpisu. O ile przy umowach papierowych podpisywanych na odległość weryfikacji dokonujemy przez adres doręczenia (lub ekspertyzę grafologiczną, jeśli umowa trafi do sądu), o tyle w sytuacji umów podpisywanych elektronicznie mamy dodatkowe możliwości.
Sprawdzenie tożsamości w oparciu o adres e-mail
Podstawową formą weryfikacji podpisu oraz tożsamości jest adres e-mail. Przedstawiciele firm korzystający z Pergaminu zakładają konta na podstawie służbowych skrzynek pocztowych. Ze względów bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach przypisuje się je do konkretnej osoby. Również z takich samych względów nie udostępnia się do nich haseł ani nie konfiguruje dostępu na urządzeniach, które nie są w posiadaniu użytkownika skrzynki.
Przedsiębiorcy mają więc pewność, że po drugiej stronie ekranu znajduje się osoba upoważniona do podpisania umowy. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku dokumentów zawieranych z osobami fizycznymi.
Weryfikacja na podstawie numeru telefonu i kodu SMS
Drugim sposobem weryfikacji jest wykorzystanie numeru telefonu. Nie pożycza się go ani nie wynajmuje. Warto przypomnieć, że podczas aktywacji karty SIM nabywca musi obowiązkowo podać swoje dane osobowe i potwierdzić je dowodem tożsamości. W strukturach firmowych numer jest natomiast dedykowany jednemu użytkownikowi.
Na numer telefonu wysyłany jest SMS-em specjalnie wygenerowany kod. Dopiero po jego wprowadzeniu można podpisać umowę online. Sytuacja przypomina znane już rozwiązania bankowe, które wymagają potwierdzenia kodem z SMS-a logowania do konta czy też wykonania przelewu.
Weryfikacja na podstawie adresu IP oraz danych komputera
Dodatkową formę weryfikacji podpisu stanowi pobieranie przez platformę:
- adresu IP kontrahenta,
- danych jego przeglądarki,
- nazwy i wersji systemu operacyjnego.
W razie wątpliwości te informacje pozwalają ustalić, skąd i z jakiego urządzenia zostało nawiązane połączenie z systemem.
Załóż darmowe konto i podpisuj bezpiecznie umowy online!
Certyfikat podpisu online
Kluczową rolę w podpisywaniu online dokumentów odgrywa certyfikat podpisu. W Pergaminie jest on generowany po zakończeniu prac nad umową. Certyfikat zawiera informacje, które potwierdzają autentyczność złożonego podpisu online pod dokumentową formą umowy:
- imiona i nazwiska podpisujących,
- zweryfikowane adresy e-mail,
- numery telefonów,
- dane urządzenia (dotyczące przeglądarki oraz systemu operacyjnego),
- adresy IP,
- datę oraz dokładną godzinę podpisania dokumentu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Jeśli zależy nam na najbardziej wiarygodnej weryfikacji podpisu i tożsamości, możemy zdecydować się na korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tego typu podpis jest dokładnie regulowany przez przepisy prawa oraz bazuje na certyfikacie przypisanym do konkretnej osoby. Certyfikat wydają dostawcy kwalifikowanych usług zaufania, będący podmiotami świadczącymi usługi certyfikacyjne. Dzięki spełnieniu wymogów stawianych przed tą formą podpisu jest on tożsamy z podpisem własnoręcznym i elektroniczną formą czynności prawnych. Pergamin posiada integrację z popularnym podpisem kwalifikowanym Asseco SimplySign oraz kwalifikowanym podpisem jednorazowym mSzafir. Więcej na temat napisaliśmy w porównaniu podpisu online z podpisem kwalifikowanym.
Podpis online w formie dokumentowej vs kwalifikowany – jakie są różnice?
Podpis własnoręczny vs podpis online – różnice
Własnoręczne podpisywanie dokumentów wymaga większego zaangażowania: wydrukowania wszystkich egzemplarzy umowy, manualnego podpisania, złożenia parafek na pozostałych stronach. To daje pewne poczucie bezpieczeństwa, ale… No właśnie. Jest kilka „ale”.
Własnoręcznie składany podpis:
- można podrobić,
- opóźnia zakończenie ostatniego etapu w ramach cyklu życia umowy,
- angażuje w dłuższej perspektywie czasu, ponieważ wymaga wydrukowania dokumentów i zebrania wszystkich podpisów,
- nie wiadomo, kto go składa, gdy umowa dostarczana jest kurierem/pocztą.
