Problem – kosztowne procesy
Problem w skrócie:
- papierowe dokumenty,
- koszty związane z ich dostarczaniem,
- czas trwania procesu zawierania umów z salonami optycznymi.
Ekspert Optyk zawiera umowy z salonami optycznymi działającymi na terenie całej Polski, na podstawie których negocjuje warunki handlowe z dostawcami. Dotychczas grupa zakupowa, podpisując umowy z salonami optycznymi, bazowała wyłącznie na papierowych dokumentach. Drukowane umowy dostarczano za pośrednictwem firm kurierskich lub poczty do rozsianych po całym kraju optyków. To niestety generowało koszty zarówno po stronie samej grupy, jak i współpracujących z nią salonów.
Takie podejście do formalności wpływało na wydłużenie procesu:
- przygotowania dokumentów,
- ich podpisania,
- dostarczenia do salonów optycznych.
W wyniku tego salony korzystały z opóźnieniem z benefitów, jakie wiążą się z przynależnością do grupy Ekspert Optyk, wspierającej swoich partnerów biznesowych w rozwoju.
Rozwiązanie – digitalizacja i automatyzacja tworzenia umów online
Grupa zakupowa Ekspert Optyk stawia sobie za cel nie tylko wypracowanie najlepszych warunków handlowych dla zrzeszonych salonów, lecz także optymalizację współpracy i redukcję kosztów po obydwu stronach.
Przedstawiciele zrzeszenia poszukiwali narzędzia, które będzie naturalnym krokiem do pełnej digitalizacji i centralizacji procesu zawierania umów. W efekcie od sierpnia 2020 r. grupa Ekspert Optyk korzysta z Pergaminu, systemu do generowania umów i podpisywania ich online.
Wyzwanie – sprawne wdrożenie partnerów biznesowych w działanie systemu
Przed przystąpieniem do wdrożenia Pergaminu grupa poinformowała salony optyczne o tym, jakie elementy współpracy będą od tej pory scyfryzowane. Istotna była zmiana przyzwyczajeń: przejście z papierowych dokumentów na te w formie online. Pomimo obaw niektórych partnerów wdrożenie Pergaminu w całej grupie potrwało tylko kilka dni, przy wsparciu merytorycznym i produktowym ze strony zespołu Pergaminu.
W tym samym krótkim czasie grupa Ekspert Optyk stworzyła dedykowany szablon umowy. Znalazło się w nim wiele zależnych od siebie zapisów, a także skomplikowanych tabel. Jednocześnie grupa aktywnie korzysta z automatycznych umów tworzonych na podstawie zbudowanego wzoru, jak i z dodawanych do systemu dokumentów PDF.
Dzięki wykorzystaniu Pergaminu Ekspert Optyk realizuje założenia optymalizacji kosztowej. Zniknęła konieczność drukowania umów i doręczania ich kurierem lub pocztą, a więc i związane z tym wydatki.
Salony zrzeszone w ramach grupy nie ponoszą żadnych kosztów podpisywania umów w Pergaminie.
Rozwiązanie w skrócie:
- narzędzie do pełnej digitalizacji procesu zawierania umów – od stworzenia przez negocjacje dostarczanie i podpisanie,
- redukcja kosztów,
- automatyzacja tworzenia, doręczania i podpisywania umów,
- wykorzystywanie szablonów umów oraz możliwości podpisywania własnych plików PDF.
Podsumowanie
Grupa zakupowa Ekspert Optyk wykonała wiele kroków w kierunku pełnej digitalizacji swojej działalności. Jednym z nich było rozpoczęcie korzystania z Pergaminu. W ramach jednej platformy grupa tworzy umowy online, doręcza je do salonów optycznych i podpisuje. Ponadto ma dostęp do wszystkich zawartych umów w wygodnym archiwum, bez konieczności ich wyszukiwania w fizycznych segregatorach. Wybór Pergaminu wpłynął na optymalizację i automatyzację procesu zawierania umów, a co równie ważne – na redukcję kosztów po obydwu stronach: grupy Ekspert Optyk i związanych z nią salonów.
Jesteś zainteresowany tworzeniem i podpisywaniem umów online? Zapisz się na darmową konsultację i przekonaj się, co możemy dla Ciebie zrobić!
