Wprowadzenie formy dokumentowej otworzyło przed przedsiębiorcami możliwości podpisywania dokumentów opierające się na najnowszych technologiach. Formę dokumentową wykorzystujemy także w Pergaminie – to dzięki niej użytkownicy naszej platformy mogą działać zdecydowanie szybciej, tworząc, podpisując i archiwizując umowy.
Co to jest forma dokumentowa?
Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. stworzyła przedsiębiorcom podstawę do efektywniejszego działania z umowami. Zarówno tymi, które są podpisywane z innymi firmami, jak i z osobami fizycznymi. Wprowadzona forma dokumentowa dopuszcza zawieranie umów w innej postaci niż wymaga tego forma pisemna. Czego potrzeba do zachowania formy dokumentowej?
- Oświadczenie woli w postaci dokumentu;
- Możliwości ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli.
Postać dokumentu w formie dokumentowej
Bardzo ważną rolę w formie dokumentowej odgrywa postać umowy. Przepisy, a dokładnie art. 77 (3) k.c. wskazują, że dokument jest nośnikiem informacji. Dokument musi pozwalać na to, żeby w swobodny sposób odczytać treść oświadczenia woli. Ponadto jako nośnik informacji powinien wskazywać, kto składa takie oświadczenie.
Forma dokumentowa dopuszcza zatem zawarcie umowy w postaci:
- wiadomości e-mail,
- wiadomości sms,
- pliku tekstowego,
- pliku PDF,
- arkusza kalkulacyjnego,
- obrazu,
- dźwięku,
- zapisu audiowizualnego.
Ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie woli
Aby spełnić wszystkie warunki zachowania formy dokumentowej czynności prawnych, konieczna jest możliwość ustalenia tego, kto składa oświadczenie woli. Weryfikacja w przypadku wspomnianych wyżej nośników informacji może następować na podstawie wskazanego w nich imienia i nazwiska, a także adresu mailowego (z reguły przypisanego do konkretnej osoby).
W Pergaminie weryfikacja osoby składającej oświadczenie woli w formie dokumentowej ma bardziej rozbudowany charakter, aby zachować maksymalne bezpieczeństwo naszych klientów. Opiera się m.in. na:
- adresie e-mail,
- numerze telefonu,
- danych urządzenia, z którego korzysta osoba podpisująca umowę.
Czy wiesz, że… w Pergaminie możesz podpisać umowy kwalifikowanym podpisem Asseco SimplySign? Z chęcią opowiemy Ci o tym podczas bezpłatnej konsultacji.
Forma dokumentowa a pisemna
Wprowadzenie formy dokumentowej oraz wykorzystanie najnowszych technologii pozwala firmom na kompleksową cyfryzację oraz automatyzację wielu procesów: od tworzenia umów przez ich negocjacje, podpisanie oraz archiwizowanie. Forma dokumentowa zyskuje na popularności kosztem formy pisemnej. Nic dziwnego, różnią się one między sobą w kilku ważnych kwestiach, które wpływają na swobodę działania oraz szybkość procedowania.
| Forma dokumentowa | Forma pisemna | |
| Postać dokumentu | Głównie cyfrowa: plik tekstowy, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, obraz, dźwięk | Papierowy dokument |
| Podpis | SMS lub kwalifikowany podpis elektroniczny | Własnoręczny |
| Poziom zaangażowania w stworzenie dokumentu | Niski – w Pergaminie wykorzystanie modułowych szablonów, automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta, | Wysoki – konieczność dostarczenia wszystkim stronom dokumentów do podpisu, korzystanie z usług firm kurierskich/poczty |
| Czas zawarcia umowy | Jeśli obie strony są przy komputerze – kilka minut | Wydłużony – od momentu stworzenia umowy przez negocjacje do czasu, aż wszystkie strony otrzymają swoje egzemplarze, podpiszą je i odeślą |
| Archiwizacja | Uporządkowana, cyfrowa | W segregatorach zajmujących przestrzeń biurową |
Podsumowanie
Forma dokumentowa czynności prawnych wykorzystuje nowoczesne technologie dla zawierania umów, pozwala przedsiębiorcom pracować szybciej i budować wizerunek nowoczesnej firmy. Dokumenty w tej formie są tak samo ważne jak dokumenty papierowe i własnoręcznie podpisane, co jest potwierdzone Kodeksem cywilnym w skali krajowej i rozporządzeniem eIDAS w przestrzeni europejskiej.
