• PL
  • ENG

Pergamin i Volvo Trucks w jednym kierunku! Wywiad z Radosławem Michalakiem – Specjalistą ds. Najmu w Volvo Trucks Poland

Jak doszło do współpracy Volvo Trucks z Pergaminem? Moglibyśmy napisać, że łączą nas wspólne wartości i cele – nasze produkty mają sprawiać, że życie staje się wygodniejsze. W obu firmach cenimy rozwiązania jutra oparte na bezpieczeństwie, innowacyjności i chcemy dzielić się nimi ze światem. Gdybyśmy napisali to wszystko, nie minęlibyśmy się z prawdą. Postanowiliśmy jednak zapytać Radosława Michalaka (Specjalistę ds. Najmu w Volvo Trucks Poland) o to, dlaczego Volvo poszukiwało narzędzia do pracy z dokumentami, i co sprawiło, że wybrali akurat Pergamin.

Spis treści:

Share this article

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Masz pytania?

Skontaktuj sie z nami!

Dlaczego Pergamin… a nie papier? Albo tylko szybki podpis elektroniczny? 

Tworzenie i ręczne podpisywanie umów papierowych przy tak ogromnych możliwościach cyfryzacji jest przeżytkiem. Dodatkowo w pandemii migracja biznesów do online’u przyspieszyła, bo zmieniły się oczekiwania społeczeństwa. W firmie takiej jak Volvo, która deklaruje bezpieczeństwo, wygodę, innowacyjność oraz dopasowanie do potrzeb, każdy obszar działania powinien być poparty tymi wartościami. Nie inaczej jest w przypadku formalności, podpisywania umów. Przecież ten etap bardzo wpływa na jakość kontaktu klienta z marką! W Volvo Trucks szukaliśmy narzędzia spełniającego kilka warunków. Z założenia miało wspierać nasz dział biznesowy i sprzedaż w wygodnym, szybkim, kompleksowym zarządzaniu dokumentami oraz ich podpisywaniu. Superważną kwestią była możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów, ale traktowaliśmy ją jako punkt wyjścia do poszukiwań. Zależało nam na czymś w rodzaju cyfrowego ekosystemu, w którym wiele osób może wygodnie pracować na dokumencie w jednym miejscu. Podpisywanie dokumentów elektronicznie nie jest nowością i coraz więcej firm oferuje takie rozwiązanie, żeby przyspieszyć finalizację np. umów. Tak się złożyło, że czynnik „więcej niż” znaleźliśmy akurat w Pergaminie. Dostarczyliście nam generator i edytor umów, i archiwum, i podpis SMS-em. Przede wszystkim automatyzację wielu kwestii. Kolejny istotny wątek współpracy to podejście do zużycia papieru i minimalizacja konieczności korzystania z usług kurierskich. A bycie organizacją #paperless i podążanie ścieżką zrównoważonego rozwoju to nasz must-have.

 

Jak Pergamin ułatwił życie zespołom Volvo?

Dotychczas zarządzaliśmy umowami papierowymi i podpisywaliśmy je odręcznie, co znacznie spowalniało proces sprzedaży i wynajmu samochodów ciężarowych. Naszymi głównymi narzędziami były Word i SharePoint, które na dłuższą metę okazały się niewystarczające. Brakowało nam jednego miejsca z informacjami o wszystkich umowach – takiego „CRM-a do umów”. Teraz działamy inaczej. Handlowcy tworzą kontrakty, wykorzystując sprawdzone, a dzięki temu bezpieczne szablony, które składają się z modułów. W efekcie dział sprzedaży odetchnął z ulgą, ponieważ ma do dyspozycji gotowe szablony zgodne z naszą polityką prawną, co w pewnym stopniu odciąża sprzedawców i pozwala im skupić się na kontakcie z klientem. Co dalej? Dane kontrahentów są weryfikowane na podstawie bazy REGON. Duże ułatwienie stanowi dostęp do umów przez dwie strony, które pozwalają na bieżąco negocjować zmiany w umowie i widzieć zmiany. Pracownicy Volvo w każdej chwili mogą odnaleźć potrzebną umowę w e-segregatorze, a więc oszczędzają czas na szukaniu dokumentów. Z naszej perspektywy jest to oszczędność czasu pracowników i przede wszystkim klientów. Pojawiają się też głosy chwalące możliwość podpisywania umów negocjowanych poza platformą, które można potem załadować do Pergaminu w formacie PDF i  podpisać elektronicznie. 

W efekcie dział sprzedaży odetchnął z ulgą, ponieważ ma do dyspozycji gotowe szablony zgodne z naszą polityką prawną, co w pewnym stopniu odciąża sprzedawców i pozwala im skupić się na kontakcie z klientem.

Radosław Michalak, Specjalista ds. Najmu w Volvo Trucks Poland

Jak przebiegło wdrożenie?

 

Sprawnie i stopniowo. Umówiliśmy się, że proces onboardingu przebiegnie w takim tempie, żebyśmy byli gotowi na wdrożenie narzędzia w każdym z potrzebnych obszarów. Dostaliśmy informację, że jesteście w stanie zamknąć taki proces w miesiąc, ale ważna była dla nas przede wszystkim elastyczność.

 

 

Kto w Volvo Trucks korzysta z Pergaminu? I jak zareagowali na rozwiązanie Wasi klienci?

 

Traktujemy Pergamin jako narzędzie biznesowe. Pozwala naszym handlowcom sprawnie otwierać i zamykać kwestie związane umowami. Zespół sprzedaży zyskuje dzięki temu samowystarczalność i nie musi polegać na prawnikach, ponieważ korzysta z gotowych szablonów umów, które dowolnie uzupełnia danymi. Interfejs jest wystarczająco intuicyjny, więc nikt nie skarży się na problemy z obsługą procesów. Rozwiązana została także kwestia szybkiego podpisywania umów „w terenie”. A jeśli chodzi o klientów, jesteśmy wręcz zaskoczeni pozytywnym odbiorem. Nie muszą zakładać konta, żeby podpisać dokument, natomiast walory płynące z podpisania umowy SMS-em są bezdyskusyjne. Obserwujemy też, że coraz więcej osób zdaje sobie sprawę, że podpisywanie umów przez internet jest zgodne z prawem.

 

 

Macie inne pomysły na wykorzystanie platformy w przyszłości? 

 

Ostatnie miesiące pokazały, że wszyscy powinniśmy być przygotowani na okoliczności, które zmuszą nas do działania w izolacji. A nawet jeśli nie, zmienił się już model korzystania z usług i oczekiwania wobec procesów, które kiedyś zachodziły wyłącznie twarzą w twarz. Narzędzia do szybkiego zarządzania danymi już teraz zyskują popularność, a niedługo znajdą się w niezbędniku firm. Znajdują zastosowanie tam, gdzie potrzebne jest dopełnienie formalności online i potwierdzenie ich kilkoma kliknięciami. Musimy dysponować rozwiązaniami, które będą maksymalnie wspierać w tym względzie naszych specjalistów od sprzedaży, a w dalszej perspektywie także marketingu, produktu itd.

Chcesz cyfrowo tworzyć i podpisywać umowy w swojej firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację platformy do szybkiego zawierania umów.

Może Cię też zainteresować:

Zmiany w Pergaminie: nowości w powiadomieniach mailowych i notyfikacjach systemowych!
W ramach porządków wiosennych otwieramy okna (w przeglądarce) i wprowadzamy powiew świeżego powietrza...
Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news
We are excited to announce that Pergamin has been named one of the top EU startups by EUStartup.news....
Do czego służy podpis kwalifikowany? Wywiad z Elżbietą Włodarczyk, Szefową Linii biznesowej, odpowiedzialną za rozwój podpisu elektronicznego w KIR S.A. 
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny są to dane do dokumentu, które potwierdzają...

Subskrybuj nasz newsletter

Otrzymuj informacje o nowościach i dowiedz się, jak optymalizować procesy biznesowe 24/7.

 Masz pytania?

Umów konsultację