Przygotowanie umowy nie zawsze spoczywa na barkach jednej osoby. Bywa, że odpowiedzialne są za nie całe zespoły o różnorodnych kompetencjach. Podczas pracy zespołowej przytrafią się jednak komplikacje natury komunikacyjnej, a czasami po prostu zawodzą narzędzia. Jak zapanować nad takimi sytuacjami? Podpowiadamy!
Przepływ informacji w pracy zespołowej
Podstawą skutecznej pracy zespołowej nad umową jest dostęp jego członków do wszystkich informacji. Dotyczą one postanowień, które zostały uzgodnione podczas negocjacji, ale także ustaleń, które pojawiły się później. Dzięki temu znika ryzyko, że ktoś nie zostanie poinformowany o poszczególnych postanowieniach umowy.
Opowiedz nam o swoich problemach z tworzeniem umów! Umów się na bezpłatną konsultację.
Przepływ informacji zależy od sprawnej komunikacji. Zespoły pracujące w biurze mają ułatwione zadanie, wystarczy im bowiem bezpośredni kontakt z kolegą z biurka obok.
Natomiast praca zespołowa w zdalnych warunkach wymaga odpowiednich narzędzi, takich jak firmowe komunikatory, albo rozwiązań umożliwiających komentowanie tworzonego dokumentu.
Jednakowe szablony umów
Czasem wiele osób w zespole ma różne pomysły na ten sam szablon umowy. Wynika to z braku scentralizowanej bazy wzorów. Każdy członek zespołu tworzy na swoim komputerze kolejne kopie, które są modyfikowane i ostatecznie wszystkie różnią się od siebie.
Skuteczna praca zespołowa powinna więc bazować na tych samych szablonach umów. Wszyscy korzystają wtedy z jednego wzoru, a ten stanowi punkt wyjściowy do stworzenia zamierzonego dokumentu. Scentralizowana baza wzorów to spore ułatwienie i bez wątpienia pomaga zapanować nad chaosem.
Jedno narzędzie do pracy zespołowej
Najczęściej wykorzystywanym narzędziem do pracy nad umowami jest edytor tekstu. Bywa, że członkowie zespołu korzystają z jego różnych wersji, co może powodować problemy z odczytaniem plików czy też zastosowanym formatowaniem tekstu. W efekcie powstaje umowa, której fragmenty różnią się krojem fontów, a nawet ich rozmiarem.
Zapewnienie zespołowi jednego, takiego samego narzędzia do współpracy może okazać się najlepszym sposobem na poprawę efektywności. Najwygodniej jest posłużyć się platformą dostępną przez internet, ponieważ nie wymaga instalowania żadnych aplikacji. Wtedy wszyscy współpracownicy korzystają z jednego narzędzia i problem z odczytywaniem plików czy też ich formatowaniem znika. Zmartwieniem przestaje być też kwestia przesyłania umowy do wszystkich drogą mailową.
Pergamin jako kompleksowe rozwiązanie do przygotowywania i podpisywania umów umożliwia tworzenie zespołów. Wystarczy zaprosić do nich wszystkich członków. Administrator zespołu może przypisać każdej osobie oddzielne uprawnienia. Współpracownicy zyskują szybki dostęp do wspólnej bazy szablonów umów, a także kontrahentów. Wszyscy mogą zatem pracować w obrębie jednego narzędzia.
Zobacz, jak Going. (Grupa Empik) oszczędza czas i papier przy umowach ze współpracownikami. Ty też tak możesz!
Stały dostęp do aktualnej wersji umowy
Członkowie zespołu bardzo często mają w swoich zasobach nieaktualne wersje umowy. Zdarza się, że jedna osoba wprowadzi zmiany, a następnie w wyniku komplikacji podczas wysyłki mailem do zespołu trafia zła wersja dokumentu. Stąd już krok do wykonywania zbędnej pracy, nieporozumień i problemów z dalszymi etapami prac nad umową.
Z tego powodu rozsądnym rozwiązaniem jest zapewnienie współpracownikom stałego dostępu do aktualnej wersji umowy. I ponownie – można to osiągnąć dzięki jednemu narzędziu. Umowy tworzone w jednym miejscu online mają tę zaletę, że są dostępne dla wszystkich członków zespołu zawsze w najnowszej wersji. Każda zmiana nadpisuje dokument, o czym współpracownicy są informowani drogą mailową. Narzędzie udostępnia także historię umowy, co sprawia, że każdy zapozna się łatwo z historią modyfikacji.
[Poradnik] Twórz umowy i podpisuj online w 5 minut
Podsumowanie
Skuteczna praca zespołowa nad umowami prowadzi do realizacji założeń biznesowych firmy. Z tego powodu warto dostarczyć współpracownikom kompleksowe narzędzie, które wspomoże ich w codziennych obowiązkach związanych ze sporządzaniem umów. Dzięki temu można łatwo wyeliminować problemy z przepływem informacji, różnymi szablonami umów, a także dostępem do aktualnej wersji umowy. Korzystanie z Pergaminu przełoży się na wzrost poziomu efektywności zespołów, zajmujących się tworzeniem umów.
